فرایند آموزش اتوماسیون اداری ، از کلاسیک تا رویداد گرا
معمولا خیلی از شركت ها یك فرایند كلاسیک و كلیشه‌ای را برای آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری (و البته استقرار) پیش می‌گیرند و فارغ از اینكه شركت خریدار، آیا تجربه ناموفق روی نرم افزار اتوماسیون اداری داشته یا نداشته و یا اینكه سطح استفاده از نرم افزار به چه میزان است تحقیقی نمی‌كنند.
شركت ورجاوند با ایجاد یك تیم كمیته راهبری و مهندسی فرایند متشكل از مدیران پروژه مجرب ورجاوند و تیمی فعال از مشتری در قالب تیم راهبری آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری، نقشه راهی را ترسیم می‌كند و با استفاده از این نقشه راه، قدم به قدم فرایند آموزش و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری را پیش می‌برد. معمولا شناسایی پرسنلی از مشتری كه بتوانند در قالب كمیته راهبری نقش كلیدی خود را بازی كنند كار چندان پیچیده‌ای نیست.
نامزدهاي عضويت در كميته راهبری
● نماینده مدیر عامل: كه به عنوان نقش ناظر بر تیم مدیریت پروژه و هماهنگ كننده اصلی تیم مورد نظر است.
● نماینده انفورماتیک و It: به جهت بررسی و ارائه بسترهای مورد نیاز شبكه، امنیت، ارتباط و سخت افزار.
● نمایندگان فرایندهای اصلی شركت (یا مالكین فرایند).
● نماینده شركت ورجاوند
اهداف تشكیل تیم مدیریت پروژه و روال كار
هدف از تشكیل تیم مدیریت پروژه و مهندسی فرایندها، شناسایی فرایندهای اصلی، ارتباط با مالكین فرایندهای اصلی و نظارت بر اجرای دقیق نقشه راه ترسیم شده در این كمیته می‌باشد. ضمن اینكه بایستی آمادگی اجرای مدیریت فرایندها در هر واحد بررسی شده و با توجه به این پارامتر، با ترتیب فرایندهای با ارزش و ساده (و یا فرایندهای مهم نا كارآمد جهت بهبود)، كار انجام گردد. بنابراین مالكین این فرایندها بایستی در تیم كمیته راهبری حضور فعال داشته باشند. همچنین جهت یكسان سازی و جلوگیری از اعلام نظر سلیقه‌ای بایستی استانداردی ساده در این خصوص به توافق اعضاء كمیته رسیده و پس از آن، ارائه مستندات فقط در این قالب استاندارد صورت پذیرد (البته با توجه به مستندات ایزو این قالب وجود دارد). بستر اطلاعاتی از قبیل شبكه و سخت افزار نیز بایستی در این كمیته بررسی گردیده و ضعف های احتمالی گزارش شود.
نظارت، سنجش عملكرد و مراقبت از مشتری
نظارت، سنجش عملكرد و مراقبت از مشتری به صورت دوره‌ای نیز می‌تواند یكی از شرح وظایف مهم این كمیته باشد. بهتر است كه با نظارت دوره‌ای و اندازه گیری بازخورد مناسب، سازمان فرایند مورد بررسی قرار گیرد تا در صورت ایراد، سازمان فرایند بهینه گردد.
