فرایند درخواست کالا با توسعه ارزان در BPMS

آنالیزی بر فرایند درخواست کالا با توسعه ارزان در BPMS

یکی از فرایندهای پرکاربرد شرکتهای فرایند درخواست کالا است. تقریبا شرکتی وجود ندارد که این فرایند در آن اجرا نشده باشد. این فرایند می‌تواند در زمره فرایندهای ساده و هم پیچیده دسته‌بندی شود. در واقع نوع کالای درخواستی که در فرایند درخواست کالا است بر روند کار اثر مستقیم دارد.

بیایید با هم چند نمونه درخواست کالا را مورد بررسی قرار دهیم. مثلا درخواست کالایی همانند “دستمال کاغذی” به دلیل مبلغ آن و اینکه از جمله کالاهای عمومی است پیچیدگی ندارد. نیازی به مجوز خاصی ندارد و معمولا طی یک فلوچارت ساده تایید و خرید می‌شود. اما فرایند خرید کالایی همچون “پرینتر حرفه ای” با توجه به قیمت آن نیاز به تاییدیه های مختلفی دارد. مثلا تاییدیه فنی، تاییدیه قیمت و صدور چک و … از مراحل این فرایند است.

آنالیز بررسی معایب و مزایای فرایند درخواست کالا با یک فرم

با این مقدمه ای که بیان شد بهتر است کل فرایند درخواست کالا در یک فرم و فلوچارت اجرایی پیاده سازی شود یا بهتر است هر درخواست کالا با دسته بندی در فرمها و فلوچارتهای مختلف پیاده‌سازی شوند. اگر همه در یک فرم پیاده سازی شود چه مشکلی پیش میاید؟ حسن این روش این است همه درخواستهای خرید در یک فرم جمع شده و یک فلوچارت جامع پیاده‌سازی میشود و کاربر هم دچار سردرگمی نمی‌شود. اما ایراد بزرگی به این روش وارد است که روش توسعه و تغییر فلوچارتها و خود فرم است. درست است که ذات این فرایند درخواست کالا است ولی با توجه به خرید اقلام مختلف مثل اقلام عمومی، اقلام مهندسی و … که فلوچارتهای خاص خود را دارند عملا در صورت اجرا در یک فلوچارت توسعه آنرا بسیار پر هزینه می‌کند. هر تغییری که قرار است صورت بگیرد در بخش‌های دیگر فلوچارت نیز ممکن است تغییر کند. برخی از فیلد برای کالاهای خاص اجباری است ولی برای برخی نیاز به آن نیست. با فرض اینکه این فرایندها در یک نرم افزار bpms پیاده سازی می‌شود و با این فرض که نرم افزار bpms مناسب  دارای انعطاف پذیری زیاد در طراحی فرم و گردش کار است آیا منطقی هست که همه مراحل کار را در یک فلوچارت بزرگ انجام دهیم.

نمونه جدول کالای درخواستی در یک فرایند درخواست کالا

نمونه پیوست های مهم یک درخواست کالای مهندسی که الزامی در درخواست کالای عمومی ندارد

نکته دیگر اینکه اگر یک درخواست کالا با روالهای خرید متفاوت باشد پیاده سازی آن چگونه خواهد بود؟ مثلا یک ردیف کالا دستمال کاغذی باشد و یک ردیف کالا پرینتر. به کاربر هم نمی‌توان گفت خودت درخواست کالا را جداگانه بزن. سیستم باید به گونه ای طراحی شود که کاربر هدایت شود و با کمترین آموزش بتوان از آن بهره برداری کرد. نکته بعدی که می‌خواهیم بیان کنیم این است که برای برخی از کالاها مشخصاتی الزام آور است که بایستی وارد شوند تا کمک کند مسئول خرید مطابق با نیاز مصرف کننده کالا، کالا را خرید کند. پس باز به این نکته می‌رسیم که درخواست کالاها بایستی در قالب نوعی طبقه بندی “خرید” و “ارائه مجوز” باشد.

نکته بعدی بحث ارتباط فرایند درخواست کالا با سایر فرایندها است. مثلا اگر شما یک شرکت EPC هستید، برخی از کالاهای شما مربوط به ردیفهای مدارک است. به بیان دیگر برخی از مدارک، مدارک مرتبط با خرید یک کالا یا خدمات است که این ارتباط از طریق نرم افزار EDMS و نرم افزار درخواست کالا بایستی در نظر گرفته شود. یا ارتباط دیگر فرایند درخواست کالا با فرایندهای مالی است. در صورت نبود ارتباط سیستمی بین این فرایندها، عملا هر سیستم به صورت جزیره ای کار خواهد کرد که مشکلات عدیده ای را برای شما در پیش می‌آورد.

ويدئو چالشهاي فرايند درخواست کالا و خريد با نرم افزار BPMS

با جمیع موارد گفته شده و تجربه‌ای که در پیاده سازی این تیپ فرایندها داشتیم توصیه می‌کنیم به منظور اجتناب از پیچیدگی‌های گردش کار و فرمها، برای کالای تیپ روش خرید مشخص کنید و از ریشه این فرایند درخواست کالا را جدا کنید. هر چند به صورت قطع برخی از روالها یکسان است ولی این یکسان بودن با فراخوانی تابع و سایر قابلیتهای نرم افزار bpms که امکان استفاده مجدد(Reuse) از فلوچارت را دارد قابل انجام است. توسعه کار هم کم هزینه تر خواهد بود. تا می‌توانید دسته بندی محور کار کنید.