مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری – بخش اول : ساماندهی الگوهای مكاتباتی

معمولا نامه‌ داراي اجزاي مختلفي نظير موضوع، تاريخ، فرستنده، گيرنده، شخص فرستنده، شخص گيرنده، متن، محل امضاء يا مهر شخص فرستنده و … مي‌باشد. همان طور كه مستحضريد هر موسسه يا شركت آداب و رسومي مكاتباتي خاص خود را دارد. به بيان ديگر براي ارسال نامه دستور العملي دارد كه با توجه به موضوع و يا ساير اطلاعات مرتبط با نامه نحوه نگارش آن متغير است. مثلا در صورتيكه يك شركت بازرگاني هستيد براي ارسال قيمتهاي محصولات خود داراي الگوريتم خاص خود هستيد و اين قيمتها را سالانه و يا ماهانه بروز كرده و در فايل نگهداري مي‌كنيد. هر مشتري كه نياز به داشتن قيمت محصولات شما دارد مي‌توانيد با اضافه كردن نام مشتري و تخصيص شماره سريال در همان فايل اصلي تهيه شده، اقدام به ارسال قيمت محصولات كنيد. مثال بعدي ارسال نامه درخواست صورت وضعيت مي‌باشد. معمولا اين نوع نامه هم داراي الگوي خاصي است كه مبلغ صورت وضعيت و پيمانكار و كارفرما در آن وجود دارد كه با پر كردن اين فايل مي‌توانيد نامه خود را ارسال كنيد. به بیان دیگر ساماندهی الگوهای مکاتباتی از مزایای مهم نرم افزار اتوماسيون اداري میباشد.

يكي از معضلات استفاده از اين قبيل الگوها پراكنده شدن آنها مي‌باشد. با پراكنده شدن الگوها امكان مديريت يكپارچه آنها وجود ندارد و در صورتيكه بخواهيد تغيير در الگوهاي مورد نظر خود ايجاد كنيد بايد تمام الگوهاي پراكنده را بروز كنيد. مزيت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری مديريت متمركز اين الگوها مي باشد كه عمليات بروز كردن با در نظر گرفتن حق دسترسي به الگوها را تسهيل مي كند.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *