مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری – بخش اول : ساماندهی الگوهای مكاتباتی

معمولا نامه‌ داراي اجزاي مختلفي نظير موضوع، تاريخ، فرستنده، گيرنده، شخص فرستنده، شخص گيرنده، متن، محل امضاء يا مهر شخص فرستنده و … است. همان طور كه مستحضريد هر موسسه يا شركت آداب و رسومي مكاتباتي خاص خود را دارد. به بيان ديگر براي ارسال نامه دستور العملي دارد كه با توجه به موضوع و يا ساير اطلاعات مرتبط با نامه نحوه نگارش آن متغير است. مثلا در صورتيكه شما يك شركت بازرگاني هستيد براي ارسال قيمتهاي محصولات خود داراي الگوريتم خاص خود بوده و اين قيمتها را سالانه و يا ماهانه بروز می‌کنید و در فايل نگهداري مي‌گردد. هر مشتري كه نياز به داشتن قيمت محصولات شما دارد مي‌توانيد با اضافه كردن نام مشتري و تخصيص شماره سريال در همان فايل اصلي تهيه شده، اقدام به ارسال قيمت محصولات كنيد. مثال بعدي ارسال نامه درخواست صورت وضعيت است. معمولا اين نوع نامه هم داراي الگوي خاصي است كه مبلغ صورت وضعيت و پيمانكار و كارفرما در آن وجود دارد كه با پر كردن اين فايل مي‌توانيد نامه خود را ارسال كنيد. به بیان دیگر ساماندهی الگوهای مکاتباتی از مزایای مهم نرم افزار اتوماسيون اداري است. يكي از معضلات استفاده از اين قبيل الگوها پراكنده شدن آنها است. با پراكنده شدن الگوها امكان مديريت يكپارچه آنها وجود ندارد و در صورتيكه بخواهيد تغيير در الگوهاي مورد نظر خود ايجاد كنيد بايد تمام الگوهاي پراكنده را بروز كنيد. مزيت استفاده از نرم‌افزار اتوماسیون اداری مديريت متمركز اين الگوهاست كه عمليات بروز كردن با در نظر گرفتن حق دسترسي به الگوها را تسهيل مي‌كند.

ساماندهی الگوهای مکاتباتی را سرفصل وار به صورت زیر می‌توان بیان کرد: