استخراج تایم شیت

آیا پروژه پر کردن تایم شیت در شرکتها شکست خورده است؟

چرا تایم شیت؟

چند هدف از پر کردن تایم شیت در ذهن مدیران سازمان وجود دارد. اول اینکه بدانند هر پرسنل چه وظایفی داشته و آیا مطابق با وظایف و برنامه زمانبندی کاری که دارد، به موقع کار خود را انجام داده یا نه. به طور طبیعی یکی از روشهای ارزیابی پرسنل نحوه انجام کار در مهلت تعیین شده از سوی مدیر است.

اما دلیل دوم برای پر کردن تایم شیت محاسبه قیمت تمام شده کارها می‌باشد. یکی از شاخصهای قیمت تمام شده، هزینه نیروی انسانی بوده و با توجه به اینکه پرسنل زمان شروع و پایان کار را در تایم شیت لحاظ می‌کند میتوان هزینه و قیمت نیروی انسانی هر پروژه را بدست آورد.

آیا پر کردن تایم شیت کار سختی است؟

تجربه ای که از ارائه نرم افزار مدیریت کار داشتیم به نتیجه رسیدیم که استقبالی از  فرایند پر کردن تایم شیت از سوی پرسنل صورت نمیگیرد! آن هم به چند دلیل :

  • خود پر کردن تایم شیت زمانبر است و به عنوان یک کار روتین و تکراری، فرایند جذابی برای پرسنل نیست! پرسنل آنرا یک سیستم مچ گیری می‌بینند. خومان را جای نیروی انسانی بگذاریم ببینیم پر کردن یک فرم به صورت روزانه و تکراری آیا خسته کننده نیست؟
  • معمولا مدیران تمایل دارند تایم شیت را به گونه ای ببینند که ساعت ها به صورت پیوسته در آن وجود داشته باشد. حالا در این وسط مثلا ممکن است نیم ساعت پرسنل درگیر چیزی بوده و بازدهی مناسبی نداشته است و اگر بخواهد تایم شیت را پر کند مجبور است آن زمان را اعلام کند. معمولا برای یک شرکت مهندسی بازدهی کاری بایستی در نظر گرفته شود، ولی ممکن است بابت همین نیم ساعت نیاز به توضیح باشد و یا دروغ بنویسد که فلان کار را انجام می‌دادم.

اما با همه این موارد به دلایلی که پیشتر اعلام کردیم فرایند تایم شیت بایستی در سازمان وجود داشته باشد. حال چکار کنیم تا فرایند پر کردن تایم شیت به شکل مناسب و جذابی برای پرسنل تبدیل شود. بایستی بجای اینکه تمرکزمان روی پر کردن تایم شیت باشد، تمرکز روی تولید و استخراج تایم شیت از روی کارهای انجام شده پرسنل باشد. اما چگونه؟

راهکار نرم افزار BPMS و فرایند تایم شیت

راهکار ما تولید یک سیستم استخراج تایم شیت بر نرم افزار BPMS و گردش کار است. یک سازمان شامل تعدادی فرایند می‌باشد. این فرایندهای دارای دسته بندی مختلفی است و بر اساس آن، کارهای مختلف به پرسنل تخصیص می‌باید. یعنی برای هر فرایند یک روال اجرایی و برای هر بخش متولی بایستی در نظر گرفته شود. زمانی که کار به نفرات تخصیص می‌باید چند اتفاق میافتد :

  • اول اینکه کارها (Tasks) به نفرات تخصیص می‌یابد.
  • برای هر کار می توان مهلت تعریف کرد. این مهلت بر اساس میانگین زمان انجام کارهای مشابه قابل معرفی کردن است.
  • به محض رویت کار توسط اقدام کننده، می‌توان زمان شروع کار را تنظیم کرد.
  • اقدام کننده از طریق خاتمه کار می‌تواند اعلام کند کار پایان یافته است.
  • به محض پایان کار، زمان خاتمه قابل ثبت خواهد بود.
  • بر اساس گردش کار تعریف شده می‌توان تایید کار را توسط مدیران مرتبط تنظیم نمود.
  • برای شرکتهای پروژه محور بهتر است برای تمام فرایندها نام پروژه در نظر گرفته شود.

در این روش مدرن استخراج تایم شیت صورت میگیرد و نه صرفا پر کردن تایم شیت. میانگین زمان انجام کارها از دل سیستم مدیریت کار استخراج شده و مدیر میتواند به تفکیک نفر، پروژه، پستهای سازمانی و یا بازه های زمانی وضعیت کارهای محول شده به شرکت را بررسی کند. سیستم ارزیابی پرسنل داشته باشد و قیمت تمام شده واقعی نیروی انسانی را داشته باشد.

این مطلب دارای 2 نظر است

  1. varjavandadmin

    با درود و احترام
    ذات برخی از کارها این است که بایستی گزارشش ارائه شود. هر چند اگر برای فرایندی چک لیست داشته باشید اقدامات و گزارش کار بر اساس تعدادی آیتم قابل لحاظ است . تا جایی که امکان دارد باید از مباحثی نظیر پر کردن فیلدهای متنی صرف نظر کرد. بایستی به سمتی در طراحی فرمها جلو بروید که فرمها مبتنی بر متا دیتا باشد نه مبتنی بر متن. اینطور پر کردن فرمها تسهیل و تسریع میشود. ضمن اینکه سیستم تعیین میکند گزارش چگونه باشد نه شخص . مثلا برای فرایندی مثل ماموریت بایستی چک لیستی وجود داشته باشد و مطابق آن چک لیست این کار صورت گرفته باشد. نهایتا ساعت و تاریخ برای هر آیتم و درصد پیشرفت بایستی توسط کاربر وارد شود. در هر حال تحلیل و طراحی فرایند مبحث مهمی است و متاسفانه برخی از دوستانی که در این حوزه ها فعالیت میکنند دارای تجریه مناسبی نیستند و متولی کاری میشوند که سررشته ای در آن ندارد. در صورتیکه این بخش از سازمان نفراتی کارآزموده و حرفه ای را میطلبد.
    با سپاس

  2. سینا عبادی زاده

    سلام. در مورد اینکه میگویید تایم شیت بایستی استخراج شود و نه اینکه توسط نیروی انسانی پر شود با شما موافقم. ولی موضوع این است که بایستی محیطی وجود داشته باشد که پرسنل گزارش کارهای خود را درآن وارد کند. باز هم پرسنل بایستی ورود اطلاعات کنند. اینطوری که نمیشود چیزی استخراج کرد؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *