استقرار BPMS و نقش واحد سیستمها و روشها در رهبری آن
در این بخش می‌خواهیم به نقش موثر واحد سیستمها و روشها که در برخی از شرکت‌ها به عنوان واحد مهندسی فرایند شناخته می‌شود بپردازیم. همانطور که پیشتر گفتیم یکی از مزایای استفاده از نرم افزار BPMS حضور مالکین فرایند در چرخه توسعه و تکامل آن می‌باشد. ممکن است یک شخص مالک چند فرایند باشد و خود بتواند ارتباطات بین فرایندهای خود را مدیریت کند. اما با توسعه فرایندها ارتباط بین فرایندها فقط در حد ارتباط فرایندهای یک مالک نیست. فرایندهای با مالکین مختلف در ساختار نرم افزار فرایند ساز بایستی بتوانند با یکدیگر تعامل داشته باشند. در صورتیکه یک واحد به عنوان هماهنگ کننده بین مالکین فرایندها و تعامل بین آنها وجود نداشته باشد با گذر زمان رفته رفته با وجود کارکرد صحیح و جداگانه هر فرایند یا فرایندهای مربوط به یک مالک، سلایق شخصی بر این تعاملات و قفل شدن سیستم قابل مشاهده خواهد بود.
از دیگر مشکلاتی که در این خصوص بوجود می‌آید این است که چارچوب استاندارد هر سازمان چگونه در این فرایندها جهت طراحی و اجرا نمایان می‌شود. درست است که برای نرم‌افزارها استانداردهای طراحی وجود دارد ولی اصل پردازش‌ها و عملیات بایستی در قالب یک سیستم استاندارد چه به لحاظ نام گذاری و چه به لحاظ اجرایی وجود داشته باشد.
مشکل دیگر در صورت عدم وجود واحد سیستمها و روشها عدم ارزیابی مناسب تجمیعی فرایندها است. ارزیابی انفرادی فرایندها هم بایستی در همین قالب دستور العمل و رویه صورت بگیرد که از سوی واحد سیستمها و روشها تبیین شده است. ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب و یا حداقل بستر سازی برای تغییر فرهنگ سازمانی از یک سازمان سنتی به یک سازمان مدرن که نقش بسیار مهمی در شکستن مقاومت کاربران سنتی در استفاده از نرم افزار BPMS است نیز به عهده این واحد است.
و اما یکی دیگر از مهمترین وظایف این واحد تعیین اولویت اجرای فرایندها و نامزد اجرای فرایندها است. در صورت عدم انتخاب مناسب و اینکه مالک هر فرایند اعتقاد دارد فرایندش دارای اولویت بیشتری در سازمان است مشکل در استفاده از نرم افزار BPMS بوجود خواهد آمد. پس بدست آوردن لیست فرایندها و نقشه راه اجرای آن نیز از شرح وظایف این واحد است.
در مجموع تجربه ای که از استقرار BPMS داشته‌ایم توصیه می‌کنیم حتما برای اجرای حرفه ای نرم افزار BPMS نفر و یا نفراتی به منظور تحقق اهداف یاد شده در سازمان خود داشته باشید.
با درود و احترام. ما در شروع و دوره راه اندازی و استقرار این هماهنگیها را انجام میدهیم و بهتر است خود شما (مجموعه شما) اینکار را انجام بدهد. ولی در صورت نیاز ما این کار را برایتان انجام میدهیم.
با سپاس
با سلام. اگر بخواهیم شرکت شما نقش واحد سیستمها و روشها در استقرار نرم افزار BPMS را خودش به عهده بگیرد آیا امکان پذیر هست یا خیر؟ آیا شرکت شما این خدمات را برای بهتر استفاده کردن از نرم افزار BPMS ارائه میدهد یا خیر؟