بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟

یک سوال کلیشه ای: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام نرم افزار است؟ خوب. این هم یک سوالی است که کسی پاسخی برای آن ندارد. هر کس بگوید من بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را دارم یا جوگیر شده یا اینکه با صنعت تولید نرم افزار آشنا نیست. این همه نرم افزار اتوماسیون اداری در بازار وجود دارد که دارای ویژگی‌های متفاوتی هستند. آیا همه اینها را دیده است که می‌گوید من بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را دارم! اگر دنبال نرم افزار اتوماسیون مناسب هستید بهتر است سوال بدین شکل تغییر کند: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری که با نوع فعالیت کسب و کار من سازگارتر است کدام است؟ آیا شما یک شرکت پیمانکار و مهندسی هستید یا اینکه یک شرکت بازرگانی هستید؟ چه توقعی از نرم افزار اتوماسیون دارید؟ یک مثال برای درک بهتر این مطلب. فرض کنید می‌خواهید از میدان ونک به میدان ولی عصر بروید. چند روش وجود دارد: از طریق خطوط واحد، مسیر تاکسی خور، مسیر مترو، خرید یک خودرو و استفاده از آن! ، استفاده از اسنپ و … ، استفاده از هواپیما!! همه این موارد روشهای رفت و آمد بین این دو میدان است! استفاده از هواپیما گزینه ای بدی است و با دیدن آن شاید خنده تان بگیرد. ولی با رد این گزینه لزوما استفاده از هواپیما بد است؟ بدیهی است با توجه به نوع مسیر و فاصله گزینه مناسب را انتخاب می‌کنید.

جهت انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب نیز شما بایستی در ابتدا نیازمندیهای خود در قالب یک چک لیست مشخص و برای فروشنده ارسال کنید. به این چک لیست RFP می‌گویند که نمونه‌ای از آن در لینک قبلی مشخص شده است. برای خودتان روی ردیفهای RFP وزن مشخص می‌کنید. این RFP برای هر شرکت متفاوت است. به عنوان مثال برای یک شرکت پروژه محور ساختارهای کدینگ و تعریف پروژه و ارتباط آن با نامه‌ها وزن زیادی را دارد. برای یک سازمان دولتی تعداد مکاتبات در روز زیاد است و بایستی امکانات نظیر ساخت ماکروهای تولید نامه یا استفاده از پروتکل ECE بسیار مهم و ضروری است. ممکن است  یک نرم افزار اتوماسیون برای سازمانی خوب باشد ولی برای شرکتی مناسب نباشد.

نکته مهم دیگر اینکه هدف از نرم افزار اتوماسیون اداری ساماندهی مکاتبات است و اگر دنبال فرایندبازی و گردش کارهای پیچیده هستید بایستی سراغ نرم افزار BPMS بروید. تفاوتهای نرم افزار BPMS و نرم افزار اتوماسیون اداری زیاد است ولی می‌توان در یک  نرم افزار یکپارچه هر دو را به خدمت گرفت. پس اگر دنبال بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری جهت کسب و کار خود هستید به این موارد توجه کنید:

  1. تهیه چک لیست و RFP مناسب ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری جهت کسب و کار خود.
  2. نمره دهی به آیتمهای RFP ارسالی.
  3. ارتباط با مشتریانی که در حوزه کاری شما با نرم افزار اتوماسیون اداری فروشنده کار کرده اند و استفاده از تجربیات آنها.
  4. اصلاح دیدگاه استفاده از فرایند یا ساماندهی مکاتبات.

در مجموع تمام نرم افزارهای اتوماسیون اداری نقاط قوت و ضعف خاص خود را دارند و انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری امری نسبی است. اما آنچه مشخص است اتوماسیونی تهیه کنید که اگر در آینده دنبال نرم افزار BPMS بودید یکپارچه با آن باشد.

برای معرفی بهتر امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه لطفا آنرا مشاهده فرمایید و با معیارها و شاخصهای انتخابی خود مقایسه کنید. اگر با معیارهای شما همخوانی داشت لطفا فرم درخواست دمو را برای ما ارسال کنید. در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.

این مطلب دارای 4 نظر است

  1. varjavandadmin

    با درود و احترام
    اجباری روی خرید نرم افزار اتوماسیون نیست. این نرم افزار در فضای نرم افزار کتیبه در دسترس است و متناسب با نیاز مشتری قابل ارائه است.
    با سپاس

  2. میترا قنبری

    شما گفتید نرم افزار اتوماسیون اداری و bpms یکپارچه دارید. آیا اگر bpms بخواهیم باید اتوماسیون اداری را هم بخریم؟

  3. varjavandadmin

    با درود و احترام. همین طور است که می فرمایید.

  4. علی علوی

    مطلب جالبی بود. خیلی جاها دیدم که در سایت نوشته شده بود بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را ما داریم.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *