بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام است؟
یک سوال کلیشه ای: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری کدام نرم افزار است؟ خوب. این هم یک سوالی است که کسی پاسخی برای آن ندارد. هر کس بگوید من بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را دارم یا جوگیر شده یا اینکه با صنعت تولید نرم افزار آشنا نیست. این همه نرم افزار اتوماسیون اداری در بازار وجود دارد که دارای ویژگی‌های متفاوتی هستند. آیا همه اینها را دیده است که می‌گوید من بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را دارم! اگر دنبال نرم افزار اتوماسیون مناسب هستید بهتر است این سوال تغییر پیدا کند به این شکل که: بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری که با نوع فعالیت کسب و کار من سازگارتر است کدام است؟ آیا شما یک شرکت پیمانکار و مهندسی هستید یا اینکه یک شرکت بازرگانی هستید؟ چه توقعی از نرم افزار اتوماسیون دارید؟ یک مثال برای درک بهتر این مطلب. فرض کنید می‌خواهید از میدان ونک به میدان ولی عصر بروید. چند روش وجود دارد: از طریق خطوط واحد، مسیر تاکسی خور، مسیر مترو، خرید یک خودرو و استفاده از آن! ، استفاده از اسنپ و … ، استفاده از هواپیما!! همه این موارد روشهای رفت و آمد بین این دو میدان است! استفاده از هواپیما گزینه ای بدی است و با دیدن آن شاید خنده تان بگیرد. ولی با رد این گزینه لزوما استفاده از هواپیما بد است؟ بدیهی است با توجه به نوع مسیر و فاصله گزینه مناسب را انتخاب می‌کنید.
جهت انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب نیز شما بایستی در ابتدا نیازمندیهای خود در قالب یک چک لیست مشخص کنید و برای فروشنده نرم افزار اتوماسیون اداری ارسال کنید. به این چک لیست RFP می‌گویند که نمونه‌ای از آن در لینک قبلی مشخص شده است. برای خودتان روی ردیفهای RFP وزن مشخص می‌کنید. این RFP برای هر شرکت متفاوت است. به عنوان مثال برای یک شرکت پروژه محور ساختارهای کدینگ و تعریف پروژه و ارتباط آن با نامه‌ها وزن زیادی را دارد. برای یک سازمان دولتی تعداد مکاتبات در روز زیاد است و بایستی امکانات نظیر ساخت ماکروهای تولید نامه یا استفاده از پروتکل ECE بسیار مهم و ضروری است. ممکن یک نرم افزار اتوماسیون برای سازمانی خوب باشد ولی برای شرکتی مناسب نباشد.
نکته مهم دیگر اینکه هدف از نرم افزار اتوماسیون اداری ساماندهی مکاتبات است و اگر دنبال فرایندبازی و گردش کارهای پیچیده هستید بایستی سراغ نرم افزار BPMS بروید. ایندو با هم فرق دارند ولی می‌توان در یک نرم افزار یکپارچه هر دو را به خدمت گرفت. پس اگر دنبال بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری جهت کسب و کار خود هستید به این موارد توجه کنید:
- تهیه چک لیست و RFP مناسب ویژگی‌های نرم افزار اتوماسیون اداری جهت کسب و کار خود.
- نمره دهی به آیتمهای RFP ارسالی.
- ارتباط با مشتریانی که در حوزه کاری شما با نرم افزار اتوماسیون اداری فروشنده کار کرده اند و اسنفاده از تجربیات آنها.
- اصلاح دیدگاه استفاده از فرایند یا ساماندهی مکاتبات.
برای معرفی بهتر امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه لطفا آنرا مشاهده فرمایید و با معیارها و شاخصهای انتخابی خود مقایسه کنید. اگر با معیارهای شما همخوانی داشت لطفا فرم درخواست دمو را برای ما ارسال کنید. در اولین فرصت با شما تماس می‌گیریم.
با درود و احترام. همین طور است که می فرمایید.
مطلب جالبی بود. خیلی جاها دیدم که در سایت نوشته شده بود بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را ما داریم.