خلق پایگاه دانش با هدایت و مشارکت کاربران BPMS و اتوماسیون اداری:

احتمالا در بسیاری از مقاله‌ها و سایت‌های مختلف مرتبط با مدیریت و علم داده(data science) با کلمه پایگاه دانش یا (Knowledge base)  مواجه شده‌اید. به لحاظ تعریفی و کلمه‌ای پایگاه دانش با پایگاه اطلاعاتی(یا بانک اطلاعاتی) نزدیک به هم هستند. اما این دو مفهوم با هم تفاوت‌هایی زیادی دارند. هر دو در جهت دستیابی به اطلاعات و جزئیات تراکنش‌های موجود در یک سازمان به وجود آمده‌اند. اما:

• در پایگاه اطلاعاتی(Database) باید بدانید مورد جستجوی شما دقیقا کجاست و بعد سراغ آن بروید. در پایگاه اطلاعاتی بایستی کمی در مورد مطلبی که جستجو می‌کنید دانش داشته باشید. مثلا وقتی می‌خواهم در مورد یک مشتری در سیستم فروش اطلاعات جمع کنم بایستی دانش این رو داشته باشم تا در گزارشی به نام گزارش کارت مشتری سراغ چه فیلدها و فیلترهایی بروم.
• در پایگاه دانش نیازی به داشتن اطلاعات و جزئیات گزارش‌ها نیست. فقط کافی است در مورد مطلبی جستجویی بکنید. تمام ارتباطات مرتبط با مطلب مورد جستجوی شما ظاهر خواهد شد. مثلا در گوگل شما کافی است چیزی را تایپ کنید. موتور جستجوی هوشمند گوگل شما را به سوی سایت مرتبط هدایت می‌کند.

پس در پایگاه اطلاعاتی باید بدانید چه چیزی را در کجا جستجو کنید ولی در پایگاه دانش فقط کافیست جستجو کنید. پایگاه دانش شما را به سمت مطالب مورد نیازتان هدایت می‌کند.

فاز نخست خلق پایگاه دانش

در فاز نخست داشتن و خلق پایگاه دانش، بایستی پایگاه اطلاعاتی فرایندهای کاری شما به وجود بیاید و کاربران با ورود اطلاعات صحیح، زیرساخت‌های اطلاعاتی که شامل داده های فرمهاست را تکمیل نمایند. اما این ورود اطلاعات ممکن است دقت کافی را نداشته باشد و اصولا کاربران دانش کافی در جهت تولید دیتاهای ارزشمند(Meta Data) را نداشته باشند.

فاز دوم خلق پایگاه دانش

• اعتبارسنجی داده ها: یک روش ساده برای این کار، استفاده از قواعد اعتبارسنجی داده است. این قواعد اعتبارسنجی تقریبا در تمام برنامه‌های کاربردی و نرم افزارهای فرایندساز(BPMS) وجود دارند. به عنوان مثال ورود فلان فیلد اجباری باشد و اینکه اگر جمع این دو فیلد کوچکتر از این مقدار باشد ورود اطلاعات فیلد فلان اجباری نیست. اما این روش اعتبارسنجی، تنها بخشی از موجودیت پایگاه دانش را پوشش می‌دهد.
• استفاده از هشتک گذاری هوشمند: ابزار هشتک گذاری و تولید کلیدواژه می‌تواند به عنوان راهکاری مناسب در جهت تکمیل و خلق پایگاه دانش کمک زیادی بکند. اما مشکل این است که کاربر بایستی دانش کافی در جهت انتخاب کلید واژه یا هشتک مناسب را داشته باشد. راهکار چیست؟ آیا می‌توان مکانیزمی داشت تا هشتک گذاری‌ها هوشمندتر از وضعیت جاری باشد؟

راهکاری که ما در جهت خلق پایگاه دانش ارائه می‌دهیم به عنوان امکانی در نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS)  و اتوماسیون اداری کتیبه به نام “هدایت کاربران” است. در نرم افزار کتیبه (چه اتوماسیون اداری و چه BPMS) گزینه تعریف کلید واژه با ساختار درختی نامحدود (به لحاظ طول و عرض درخت) پیش بینی شده است. در این ساختار، کلید واژه‌ها به صورت درختی ساخته می‌شود. از آنجا که هر فرایند مالک خود را دارد و مالک فرایند دانش کافی در جهت تکمیل اطلاعات کلید واژه‌ها را داراست می‌تواند با تعریف قواعد کاری، انتخاب کلید واژه‌ها را هدایت کند. به بیان دیگر با ورود اطلاعات هر فرم و تحلیل دیتاهای آن، انتخاب برخی از کلید واژه‌های مرتبط با سرفصل‌های هدایت شده، اجباری خواهد شد. مثلا اگر در بخش نامه‌ها اطلاعات مرتبط با یک پروژه خاص وارد شود کاربر به سمت انتخاب کلید واژه‌های شماره قرارداد هدایت خواهد شد. از آنجا که بانک اطلاعاتی نرم افزار کتیبه که شامل اطلاعات نامه‌ها و فرایندها است یکپارچه بوده، کاربر می‌تواند با انتخاب هشتک یا کلید واژه مورد نیاز خود کل فرایندهای مرتبط را رصد کرده و در نهایت خلق پایگاه دانش صورت بگیرد. برای درک بهتر ۲ مثال بررسی می‌شود:

• پایگاه دانش پروژه محور: یک مدیر پروژه می‌خواهد بداند در مورد پروژه(های) مرتبط با خود چه اتفاقاتی افتاده است؟ این رویدادها می‌تواند رویدادهایی از قبیل قرارداد، نامه‌های مرتبط مهم، خریدهای مرتبط، مستندات مرتبط باشد.
• پایگاه دانش بازرگانی محور: یک مدیر فروش می‌خواهد بداند در مورد مشتری(های) مرتبط با فلان کارشناس فروش چه اتفاقاتی افتاده است؟ این رویدادها می‌تواند شامل رویدادهای از قبیل پیش فاکتور، قرارداد، فاکتور، صورت وضعیت، وضعیت چک‌های دریافتی یا ارسالی، زمان تحویل یا دریافت کالا باشد.