داشبورد مدیریتی در نرم افزار bpms

داشبورد مدیریتی در نرم افزار bpms ، قطعه پایانی پازل تعالی سازمانی

يک طرز فکر در بين برخي از مديراني که با بازديد از سازمان‌های دانش محور و مجهز به سيستم‌هاي مديريت فرايند ايجاد مي‌شود که ما نيز از اين داشبوردهاي مدیریتی نياز داريم. بايستي به اطلاع اين عزيزان برسانيم که داشبوردسازی يک شبه نيست. ايجاد داشبورد مدیریتی در نرم افزار bpms و چه در غیر از نرم افزار bpms طي يک پروسه صورت مي‌گيرد. در واقع داشبورد مدیریتی در نرم افزار BPMS ، قطعه پایانی پازل تعالی سازمانی است. اين پروسه را طي چند فاز توضيح مي‌دهيم. در زمان توضيح فازها نيز نمونه اي از داشبورد پيشرفت ريالي و واقعي قراردادها با اتکا به فازهاي اشاره شده مورد بررسي قرار مي‌گيرد.

فاز اول – تولید داده

در فاز اول بايستي داده ها در قالب فرمهاي مختلف، ورود اطلاعات شود. اين فرم‌ها شامل جزئي ترين داده ها است. هر چقدر اين داده ها بيشتر باشد پايه هاي داشبورد ما قوي تر و انعطاف پذيري توليد داشبورد بيشتر حواهد شد. در شکل زير فرم ورود اطلاعات قرارداد به همراه صورت وضعيتهاي مرتبط با آن نمايش داده شده است. همانطور که مشاهده مي‌کنید داده های قراردادها به همراه مبلغ صورت وضعيتها قرارداد در دو فرم “قرارداد” و فرم “صورت وضعيت” توسط کاربر وارد شده است. معمولا در فاز اول داشبورد سازی ابزارهایی نظیر فرم ساز به کارتان می‌آید.

فاز دوم – تولید گزارش

در فاز دوم توليد گزارش صورت مي‌گيرد. در اين فاز داده‌ها تبديل به اطلاعات دسته بندي شده خواهد شد و با تجميع و يا پردازش داده ها، اطلاعات را استخراج کرد. در گزارش زير اطلاعات مربوط به کل قراردادها به همراه جمع برخي از مبالغ و پردازشهايي روي داده ها قابل رويت است. همچنين مي‌توان مشاهده کرد که کدام از قراردادها داراي پيشرفت ريالي کمتر از ۱۰ درصد است (با رنگ قرمز مشخص است). ابزارهایی همانند ابزار گزارش ساز در این مرحله به کارتان می‌آید.

نمونه گزارش ساخته شده با گزارش ساز ورجاوند

فاز سوم – تولید داشبورد

در فاز سوم با بررسي اطلاعات و هم فکري با مديران، شاخصهاي (KPI) مورد نياز مديران استخراج مي‌شود. البته استخراج KPI کار زمانبري است ولي معمولا مديران با سابقه شاخصهاي فرايندهاي خود را مي‌شناسند. در اين فاز با توجه به قابلتيهاي داشبورد ساز انواع نمودارها و تصاوير مورد نياز با ديد کاملا مدیریتی ارائه مي‌شود. مثلا در داشبورد زير با استفاده از نقشه ايران وضعيت قراردادها به تفکيک استان و کليک روي آن نمايش داده ميشود و يا به کمک رادار چارت وضعيت پيشرفت واقعي و پيش بيني ريالي قراردادهاي نواحي مختلف کشور قابل رويت است.(اعداد کاملا تصادفي و اتفاقي توليد شده است).