دبیرخانه

ویژگیهای نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی در سیستم اتوماسیون اداری کتیبه

ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی می باشد. ویژگیهای دیگر نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی به شرح ذیل است:

● فرایندهای عمومی مرتبط با نامه : گردش انواع مكاتبات داخلی، وارده و صادره، ارجاع نامه، تعریف اندیكاتور و دبیرخانه‌های متمركز و غیر متمركز، تهیه پیش‌نویس با استفاده از الگوهای تعریف شده توسط نرم‌افزار MS Word و ویراستار داخلی برنامه، تعریف انواع Bookmark، ثبت انواع پیوست، امكان دریافت نامه از فكس، پست الكترونیكی و ECE، امكان ثبت نامه مرتبط و …

● فرایندها مرتبط با كارتابل: ارائه گزارش خلاصه كارتابل، امكان تعریف قانون (Rule) در كارتابل به تعداد نامحدود و اشتراك‌گذاری آن برای جانشین، تعریف یادآوری روی هر كار، امكان تكمیل نامه با دسترسی اعمال شده، امكان مشاهده درختواره نامه، امكان ارجاع صوتی و استفاده از قلم نوری و …

● اطلاعات پایه : معرفی درختی چارت سازمانی، امكان تعریف شركتهای طرف مقابل و كارمندان، پرسنل و مدارك مرتبط، الگوهای ارجاع، تعریف گروه كاری شخصی، امكان تعریف كاربران چند پسته و تخصیص یک پست به چند نفر …

● امنیت: تعریف كاربران و گروه‌های كاری و تخصیـص دسترسی، استفاده از روش كد شدن اطلاعات (Data Encryption)، پشتیبانی از Active Directory سرور جهت تعریف كاربران، ابزار انتقال كار، ثبت تراكنش های كاربران در بخش های مختلف سیستم، ثبت ورودی‌های خطا و …

● حوزه بایگانی: ایجاد بایگانی درختی عمومی و شخصی به تعداد نامحدود، امكان به اشتراك‌گذاری بایگانی.

● امكانات جانبی: دفترچه تلفن عمومی و شخصی، گفتگوی آزاد، تقویم و مبدل تاریخ، تعریف شكل ظاهری سیستم توسط هر كاربر، پیام‌رسان داخلی، زیر سیستم مدیریت پیغام، ابزار یكسان‌سازی طرف های مكاتبه و …

● سرعت: استفاده از الگوریتم های بهینه در جستجو و خواندن اطلاعات، جستجوی بسیار سریع روی متن اسناد.

● گزارش : استفاده از ابزارهای گزارش‌ساز و ارائه گزارش جامع مكاتبات با دسترسی لازم

● فرمهای عمومی : فرم‌های مرخصی ساعتی و روزانه، ماموریت ساعتی و روزانه، درخواست خرید به همراه امكان طراحی فلوچارت عملیاتی آن. در واقع در دبیرخانه الکترونیکی بدون نیاز به خرید ابزار فرم ساز امکان استفاده از این قبیل فرمها دیده شده است.

دبیرخانه الکترونیکی

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *