دمو نرم افزار BPMS و ۱۰ نکته مهم
معولا فرایند خرید نرم افزار BPMS بدین گونه است که لیستی از شرکت‌های تولید کننده نرم افزار BPMS تهیه می‌کنید و پس از بررسی اولیه به صورت تلفنی مبنی بر قابلیتهای کلی آن نوبت به برگزاری جلسه دمو می‌رسد. قبل از جلسه دمو بایستی یک چک لیست از قابلیتهای کلی نرم افزار BPMS با توجه به نیازهای سازمانی خود تهیه کنید و برای فروشنده نرم افزار بفرستید. معمولا این چک لیست در قالب RFP نرم افزار BPMS ارائه می‌شود. اگر نمره قابل قبولی از این چک لیست حاصل شد و البته قیمت نیز قابل قبول بود اقدام به برگزاری جلسه دموی نرم افزار کنید. نکته مهم دیگر قبل از جلسه دمو نرم افزار BPMS این نکته را بررسی کنید که آیا نرم افزاری که قرار است دمو شود یک BPMS ایرانی است یا خارجی؟ اگر خارجی است لایسنس دار بوده یا قفل شکسته؟ همچنین حتما در جلسه دمو نرم افزار BPMS نفراتی که قرار است به عنوان مالکین فرایند از BPMS استفاده کنند حضور داشته باشند. و اما ۱۰ توصیه جهت بررسی و دمو نرم افزار مدیریت فرایند(BPMS) :
- حتما یک سناریویی که آماده است به فروشنده اعلام کنید و بگویید این سناریو را از ابتدا تا انتها بایستی بسازید.
- در جلسه دمو نرم افزار BPMS عجول نباشید. با دقت جزئیات پیاده سازی فرایند را ببینید. حتما سادگی استفاده از آنرا با دقت ببینید.
- حتما مشخص کنید که فروشنده به شما بگوید کجا نیاز به کد زدن دارد و این کد زدن چقدر پیچیده‌گی دارد. اینطور متوجه می‌شوید BPMS کم کد (LowCode) هست یا خیر.
- حتما از شرکت فروشنده بخواهید نفری برای دمو نرم افزار BPMS بیاید که توانایی مناسب برای طراحی فرایند شما را داشته باشد. اینکه فروشنده بگوید من نمی‌دانم این قابلیت هست یا نیست جواب قابل قبولی نیست. فروشنده بایستی وضعیت جاری نرم افزار مدیریت فرایند(BPMS) خود را بداند. دقت کنید معیار انتخاب نرم افزار BPMS مناسب وضعیت جاری نرم افزار است نه چیزی که قرار است در آینده تولید شود!
- سعی کنید سناریو را از قبل به فروشنده نگویید که از قبل آماده شده باشد. سناریو را در همان جلسه دمو بگویید. اکر هم سناریو را قبلا به فروشنده گفتید در جلسه دمو آنرا تغییر دهید.
- در صورتیکه نفرات مهندس نرم افزار یا طراح بانک اطلاعاتی در سازمان خود دارید از فروشنده بخواهید نحوه ساختن فرایند و اینکه آیا بانک اطلاعاتی در اختیار شما قرار می‌گیرد یا نه چه پاسخی دارند. فرم‌ها چگونه در بانک اطلاعاتی ایجاد می‌شود؟ البته نه بدین معنی که سورس کد نرم افزار را به شما بدهد! بلکه از روند ساخت جداول در بانک و اینکه طراحی آنها بر اساس مهندسی نرم افزار انجام شده مطمئن شوید.
- نحوه ذخیره شدن فایلها در نرم افزار BPMS را سوال کنید. آیا در بانک اطلاعاتی است و یا در فضای دیگر؟ اگر در بانک باشد و حجم و تعداد فایلهای شما زیاد است دچار مشکل خواهید شد. یکی از ساده ترین راهکارهایی که در خصوص SQL Performance Tuning مطرح می‌شود این است که سعی کنید فایلها( به خصوص فایلهای بزرگ) را در داخل بانک اطلاعاتی دخیره نکنید. بی جهت حافظه SQL Server را درگیر خواندن فایل نکنید.
- نحوه تخصیص دسترسی‌ها را در سطح فیلد و فرم را ببینید. اگر فیلدی در آینده به فرم‌ها اضافه یا کم شد آیا سیستم قاطی نمی‌کند؟!
- اگر قابلیتی مورد نظرتان هست که در نرم افزار BPMS فروشنده نیست آیا فروشنده برای شما به عنوان نسخه جدید ارائه می‌دهد یا خیر؟ اگر هم قابلیت مهمی مورد نظرتان بود که فروشنده مدعی بود دارد ولی در سناریوی شما جایی نداشت حتما بخواهید به شما نمایش دهد.
- سعی کنید برای زمان جلسه محدودیتی نگذارید. می‌خواهید نرم افزاری بخرید که هسته نرم افزارهای سازمانی شما باشد. پس زمان مناسب برای دیدن نرم افزار BPMS تخصیص دهید.
امیدواریم با این ۱۰ توصیه جهت بررسی نرم افزار BPMS در جلسه دمو بتوانید در جلسه معرفی نرم افزار BPMS عملکرد بهتری داشته باشید.
بسیار نکات مهمی را برای دمو نرم افزار Bpms بیان کردید. بسیار ممنون.