آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری

پیش نیازها و روش اجرا و آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟

معمولا بررسی پیش نیازها و روش اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری، پس از نصب آن طی یک برنامه کلاسیک که به صورت رویداد گرا تعریف شده، صورت می‌گیرد.

در آموزش بایستی در چند فاز که آموزش کاربران را در قالب گروه‌های مختلف کاری تعیین می‌کند صورت بپذیرد. به این معنی که آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری در قالب دسته بندی‌های کاربری صورت می‌گیرد. گروه‌ها به لحاظ شاخص‌های کاربری به گروه مدیران (راهبران) نرم افزار اتوماسیون اداری، منشی‌ها و مسئولین دفاتر، کارشناسان و مدیران سازمان دسته بندی می‌شوند.

در فاز اول آموزش اتوماسیون اداری، راهبران سیستم یعنی کاربرانی که قرار است بخش مدیریت سیستم نظیر تعریف کاربران و دسترسی‌ها و … را انجام بدهند آموزش داده می‌شوند. عنایت داشته باشید که برنامه آموزشی نرم افزار اتوماسیون اداری یک برنامه سریالی و خطی است و بایستی در هر مرحله پس از اتمام آموزش، اطلاعات مرتبط با شاخص‌های آموزشی در نرم افزار اتوماسیون اداری وارد شود. مثلا در بخش مدیریت نرم افزار بایستی اطلاعات کاربران و تخصیص دسترسی، اطلاعات چارت سازمانی و … وارد بشود. اگر این مرحله از ورود اطلاعات صورت گرفت وارد فاز دوم آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری می‌شویم.

در فاز دوم آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری مسئولین دفاتر و منشیها صورت می‌گیرد. در این مرحله نحوه ثبت نامه، تعریف اندیکاتورها، تعریف الگوها و گردش الکترونیکی نامه آموزش داده می‌شود. نکته ای که در این بخش مهم است تعریف روشهای شماره گذاری نامه ها است. معمولا در سازمانهایی که دبیرخانه و یا اتوماسیون اداری ندارند روش‌های ساده جهت شماره گذاری نامه‌ها استفاده می‌شود. ولی در این بخش کارشناس آموزش شرکت ورجاوند با بررسی روش‌های شماره گذاری سازمان شما، پیشنهاد در خصوص تولید روش‌های شماره گذاری مدرن تر را به شما ارائه می‌دهد و در نهایت این روش‌ها در سیستم بروز خواهد شد. بایستی در این مرحله تعدادی نامه صادره و وارده ثبت شود و ارجاع و گردش کار نیز صورت بگیرد.

در فاز سوم آموزش کاربرانی که صورت عمومی از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌خواهند استفاده کنند ارائه می‌شود. استفاده عمومی از سیستم معمولا وزن بیشترش در بخش کارتابل است. هر چند که برخی از سازمان‌ها معتقدند ثبت نامه‌های صادره و پیش نویس نامه نیز بایستی توسط خود کارشناس صورت بگیرد. در هر صورت با توجه به سلیقه مشتری و کاملا رویداد گرا این آموزش صورت می‌گیرد. قبلا کاربران در فاز ۱ آموزش تعریف شده و کارشناسان بر اساس نام کاربری خود میتوانند وارد سیستم شوند. در این مرحله هم حتما بایستی لیست کارهایی که قرار است توسط کاربران صورت بگیرد انجام شود.

در فاز چهارم آموزش، مدیران ارشد سازمان در سطحی که به صورت مدیریتی قرار است از سیستم استفاده کنند ارائه می‌شود. استفاده از قابلیتهای مدیریتی و خلاصه کارتابل که به صورت داشبوردی ظاهر می‌شود نیز در ابن بخش ارائه می‌شود. نکته بسیار مهم در این فاز، بررسی استفاده واقعی از نرم افزار اتوماسیون اداری است که با توجه به گزارش و بازخوردهایی که از سازمان گرفته می‌شود بسیار مهم است. تصمیم گیری اجرای واقعی و حذف کاغذ بازی از سازمان در این فاز کلید می‌خورد.

پس از پایان فاز آموزش و به نوعی استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری، نظارت بر استفاده از نرم افزار کلید می‌خورد. در هر صورت با وجود آموزش‌های لازم، در برخی از موارد مشکلاتی در اجرای نرم افزار ممکن است پیش بیاید که این فاز با نظارت درست روی مشتری قابل مدیریت خواهد بود. نکته دیگر اینکه با توجه به امکانات بسیار زیادی که نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه دارد در این فاز بخشی از این امکانات توضیح داده نمی‌شود ولی با توجه به بازخوردی که از سازمان و مشتری گرفته می‌شود ارائه خواهد شد. همچنین راهنمای حدود ۲۵۰ صفحه ای نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه که در اختیار مشتری قرار می‌گیرد به عنوان مرجع کامل کاربری نرم افزار کتیبه موجود است.