چه عواملی باعث کاهش ریسک های BPMS می‌شود؟
همان تعداد که پروژه های موفقیت آمیز وجود دارد البته با تعداد کمتر پروژه‌هایی که استفاده از نرم افزار BPMS در آنها موفقیت آمیز نبوده هم وجود دارد. اما خریدار و فروشنده چه سناریوی برای اجرای نرم افزار bpms داشته‌اند که برخی موفقیت آمیز بوده و برخی موفقیت آمیز نبوده است. در این بخش به صورت اجمالی با توجه به تجربه‌ای که در این حوزه داشته‌ایم و عوامل موفقیت اجرا و ریسک های BPMS را بررسی می‌کنیم. به بیان دیگر چکار بکنید تا ریسک های BPMS کمتر شوند.
۱- عدم اعتقاد مدیران به استفاده از نرم افزار BPMS
در صورتیکه مدیریت شرکت اعتقادی به استفاده از سیستم‌ها در این حوزه‌ها نداشته باشد، سراغ این نرم افزارها نروید. بالاترین ریسک از ریسک های BPMS این مورد است. عدم اعتقاد مدیریت اصلی شرکت، به لایه‌های پایین‌تر سازمان نیز منتقل می‌شود و عملا استفاده از سیستم متوقف خواهد شد. به بيان ديگر هم راستايي كافي مديريت فرايند كسب و كار با مديريت و استراتژي سازمان بايستي وجود داشته باشد. اگر سازمان شما دارای مدیرانی است که میخواهند ره ۱۰۰ ساله را یک شبه طی کنند و فکر می‌کنند تولید نرم افزار فقط یک خط کد است اصلا دنبالش نروید! ۱۰۰% پروژه bpms شکست می‌خورد.
۲- عدم وجود زیرساخت سخت افزاری و شبکه
زيرساختهاي فناوري اطلاعات همانند فضای سخت‌افزاری و شبکه بایستی متناسب با تعداد استفاده‌کنند‌گان از نرم افزار نباشد. در صورتیکه سرعت رشد اطلاعاتی نرم افزار بالا رفت بایستی سخت‌افزار و شبکه را با این موارد متناسب کرد.
۳- عدم مشارکت مالکان فرایندها
درگیر نکردن مالکان اصلی فرایندها در توسعه سیستم. ذکر این نکته لازم است در صورتیکه مالکین اصلی فرایندها با نرم افزار درگیر نشوند، کارایی سیستم مورد نظرشان بهبود نمی‌یابد. سناریوی رویداد گرای استقرار BPMS که از برنامه‌ریزی توسط مالکین فرایند صورت می‌گیرد بسیار مهم و تاثیر گذار است. با توجه به اینکه نرم افزار bpms یک نرم افزار با رویکرد Agile است نقش مالکین فرایند در توسعه آن بسیار مهم است. مالکین فرایند باید این تفکر که شما پیمانکار هستید و کار را خودتان انجام دهید را از توی ذهنشان بیرون کنند. در bpms خودتان پیمانکار خودتان هستید.
۴- ضعف نرم افزار BPMS انتخاب شده
خود نرم افزار دارای ضعف باشد. حتما مقاله اتوماسیون اداری خوب و BPMS مناسب را مطالعه فرمایید. در این مقاله به طور عموم به ارزیابی سیستم اتوماسیون و نرم افزار BPMS اشاره شده است. نکته دیگر برای خرید نرم افزار حتما دنبال شرکتی باشید که خودش تولیدکننده این سیستم‌ها باشد و وابستگی به شرکتهای خارجی (یا خریدار سورس) نداشته باشد. یک BPMS ایرانی با خدمات پشتیبانی مناسب خیلی بهتر از نمونه خارجی آن است. بهر حال با توجه به نفوذ نرم افزار BPMS در كل سازمان و وابستگي سازمان به آن، از بابت نحوه ذخيره سازي و پشتيباني، بايستي خيال مشتري راحت باشد. بد نیست برای آشنایی با ریز قابلیتهای نرم افزار bpms، نمونه پیشنهاد پروپوزال نرم افزار BPMS را مطالعه بفرمایید.
۵- عدم وجود زیرساختهای اطلاعاتی مناسب
زیر ساخت اطلاعاتی وجود نداشته باشد. متاسفانه برخی از مدیران فکر می‌کنند با نرم افزار BPMS می‌توانند فرایندها را از صفر با این سیستم تولید کنند. در صورتیکه بایستی فرایندها موجود بوده و با نرم افزار مدیریت فرایند(BPMS) اجرا کنند. اینکه ممکن است فرایندی بهینه نباشد و یا مهندسی مجدد روی آن انجام شود توسط BPMS قابل اجرا است ولی خلق فرایند بایستی در ابتدای کار، روی کاغذ انجام شود و بعد از اجرای دستی آن، با BPMS پیاده‌سازی شود. پس حداقل بایستی مدل رفتاری فرایند آماده شده باشد. بعد سراغ BPMS رفت. معمولا شرکتهایی که دارای واحد سیستم‌ها و روش‌ها یا تضمین کیفیت هستند و یا گواهی‌نامه‌های ایزو (البته ایزو واقعی! نه ایزوی پولی) داشته باشند این زیرساختهای اطلاعاتی را دارا هستند. به بيان ديگر استانداردسازی مناسب فرایندهای سازمان بایستي قبلا صورت پذيرفته باشد. البته چالش مستندسازی کل فرایند یا بخشی از فرایند هم مورد بحث است. ما اعتقاد داریم نیاز نیست کل فرایندها به ریز در فاز اول مستند شود. قدم به قدم اینکار صورت بگیرد مناسب است.
۶- انتخاب نامناسب فرایند اولیه
انتخاب پروژه اوليه براي اجرا در نرم افزار BPMS بسيار مهم است. به بيان ديگر فرايندي كه به عنوان نامزد براي اجرا انتخاب می‌شود بایستی در حين سادگي و وضوح، نفوذ خوبي در سازمان داشته و ميزان مشاركت مالكين آن در حد مناسب باشد. حتما برای انتخاب فرایند اولیه مطالعه مناسبی بکنید تا از ریسک های BPMS در امان باشید.
۷- طولانی شدن چرخه اجرای کار
با توجه به اینکه BPMS چابک است توقع این است که خیلی سریع کار در اختیار مالک فرایند قرار بگیرد. به محض اینکه بخشی از کار آماده شد بالافاصله آنرا در اختیار مالک فرایند قرارداد دهید تا در صورتیکه ایرادی دارد همان موقع رفع ایراد شود. نگذارید همه چی ساخته شود و بعد استفاده کنیم.
