استقرار نرم افزار BPMS چیست؟
معمولا برای استفاده از نرم افزارهای استاندارد (Standard Package) یک روال و برنامه کلاسیک آماده ارائه می‌شود. به عبارت دیگر پس از عملیات نصب و آموزش، مطابق با دستورالعمل‌هایی که توسط واحد استقرار فروشنده تدوین شده، فرایند استقرار نرم افزار صورت می‌گیرد. به عنوان مثال در حوزه مالی پس از ایجاد دوره مالی و تعریف کدینگ‌ها که با توجه به صنعت خریدار صورت گرفته، نظارت و استقرار نرم افزار صورت می‌گیرد. اما در نرم افزار مدیریت فرایند (bpms) به غیر از عملیات نصب و آموزش کاربری ساخت فرایند، نمی‌توان یک روال استاندارد و آماده برای هر صنعت ارائه کرد. چون به طور اساسی توانمندی شرکت‌ها در حوزه‌های مختلف با یکدیگر تفاوت دارد. در نظر بگیرید هر شرکتی به لحاظ فرهنگ سازمانی، زیرساختهای اطلاعاتی و … دارای ظرفیت مخصوص به خود در جهت بهره‌برداری و استفاده از فرایندهاست. به همین دلیل بایستی سناریوی استقرار نرم افزار BPMS رویدادگرا در نظر گرفته شود.
مهمترین دلیل جهت ارائه سناریوی استقرار رویدادگرا، کم کردن مقاوت کاربران در مقابل استفاده از نرم افزار است. برای رسیدن به این هدف بایستی در ابتدا سطح صفر فرایندها در سازمان مشخص شود. با مطالعه و بررسی سطح صفر فرایندها میزان پیچیدگی و البته نفوذ این فرایندها در سطح سازمان مشخص می‌شود. این میزان پیچیدگی و در عین حال اثربخشی فرایند از بازخوردی که مالکین فرایندها به ما می‌دهند حاصل خواهد شد. ممکن است مشتری بگوید فلان فرایند اول اجرا شود ولی حتما میزان پیچیدگی و اثر بخشی آنها را بایستی در نظر گرفت.
نکته مهم دیگر اجرای فرایندهای ساده در ابتدای استفاده از نرم افزار BPMS است. پس دیگر عامل استقرار رویدادگرا در نرم افزار BPMS انتخاب فرایندهای ساده است. این کار با توجه به اینکه در زمان کم تعداد قابل توجهی فرایند قابل بهره برداری است به لحاظ روانی اثر مثبتی در سازمان می‌گذارد. ضمن اینکه این اتمسفر مثبت در جهت پیاده‌سازی فرایندهای پیچیده، بسیار کمک خواهد شد. به عنوان مثال شرکت پیمانکاری بود که به شدت در خصوص مکانیزاسیون در حوزه اداری مقاومت می‌کرد و حتی تجربه ناموفق از استفاده نرم افزار اتوماسیون اداری هم داشت. ولی با مطالعه فرایند متوجه شدیم که ابتدا بهتر است فرایند مهندسی که بسیار مهم و اثر بخش است را به ترتیب ساده گی اجرا کنیم. مثلا یک بانک اطلاعاتی از صورت وضعیتها و قراردادها گزینه مناسبی بود که با اجرای آن، جو و اتمسفر استفاده از نرم افزار را به نفع مکانیزاسیون تغییر داد. حتی در فازهای بعدی استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری هم مستقر شد! برای همین است که استقرار نرم افزار BPMS به صورت رویدادگرا برای استفاده بهینه از آن لازم است. اگر بخواهیم به طور اجمالی چند نکته جهت استقرار نرم افزار BPMS مطرح کنیم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- حتما با فرایندهای کوچک استقرار نرم افزار BPMS را انجام دهید. به این دلیل که فرایندهای کوچک راحتتر و سریع‌تر قابل اندازه‌گیری هستند. زودتر خروجی مورد نیاز سازمان آماده می‌شود و این یعنی ایجاد جو مثبت در بهره برداری از bpms و پخش آن در کل سازمان. مدیریت یک فرایند ساده راحتتر است.
- حتما مالک فرایند در درگیر توسعه فرایند بکنید. هیچ کس بهتر از مالک فرایند نمی‌داند فرایندش چگونه کار می‌کند.
- سعی کنید نفرات علاقه مند به توسعه فرایندها را در سازمان شناسایی کنید. از آنها در توسعه سیستم‌ها یاری بگیرید. اگر سازمان واحد سیستم‌ها و روش‌ها درست و حسابی دارد، کار شما راحت است ولی اگر این واحد وجود نداشت به صورت ضمنی این واحد را خلق کنید.
- حتما برنامه کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت برای اجرای فرایندها در نظر بگیرید. با برنامه ریزی و تعیین اهداف در قالب صورت جلسه‌های کمیته راهبری BPMS نفرات را متعهد به انجام وظایف کنید. چه در راستای ورود اطاعات و داده ها در فرم و چه بهینه سازی فرایندها در آینده.
- حتما از تجربیات ما در تولید و اجرای فرایندهای مشابه استفاده کنید. الگوهای مشابه کارهای شما ممکن است قبلا توسط ما ساخته شده باشد.
- در راستای بهینه نمودن استقرار نرم افزار BPMS، در هر بخش با رشد فرایندها، شاخصهای آنرا اندازه گیری کنید. برای معرفی شاخصهای اندازه گیری فرایند این بخش را ببینید.
با در نظر گرفتن این نکات و انتخاب یک سناریوی استقرار نرم افزار BPMS به صورت رویدادگرا، ریسک استفاده از BPMS را به میزان قابل توجهی کاهش داد.
با درود
نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یک نرم افزار آماده است و نیازی نیست با bpms ساخته شود. هر چند bpms کتیبه آنقدر قوی هست که بتوان با آن نرم افزار اتوماسیون اداری ساخت. هر دو نرم افزار در یک محیط هستند و کاملا یکپارچه هستند.
این نرم افزار اتوماسیون اداری را با BPMS ساختید و یا نرم افزار آماده و جداگانه از bpms است؟