چگونه فرایند اولیه را جهت اجرا در نرم افزار BPMS انتخاب کنیم
قبل از اينکه بخواهيم فرايندي را در نرم افزار فرایندساز(bpms) اجرا کنيم بايستي در فاز صفر، تحليلي از وضعيت جاري فرايندها و فعاليت‌هاي سازمان بدست بياوريم. در فاز صفر نقشه راه (Road map) اجراي کار بدست مي‌آيد. در اين نقشه راه گزارشي از وضعيت فرايندها ارائه شده تا در نهايت برايندي براي انتخاب فرايند اوليه و نامزد جهت اجرا در نرم افزار BPMS مشخص شود. گزارشي که در اين خصوص توليد ميشود به صورت حدودي شامل سرفصلهاي زير است که براي هر فرايند به صورت مستقل قابل ارائه است:
۱- ميزان نفوذ فرايند در سازمان : در بخش با تحليل وضعيت موجود، ميزان نفوذ ، استفاده و کاربرد فرايند مشخص ميشود.
۲- ميزان پيچيدگي فرايند : سادگي و پيچيدگي فرايندها بررسي ميشود. اينکه اجراي فرايند نياز با ارتباط با ساير زيرسيستمها و يا وجود DSSهاي پيچيده و يا پردازشهاي سخت و فيلدهاي محاسباتي پيچيده در اين بخش تحليل مي شود. ضمن اینکه هر چه فرایند مستقل تر باشد اجرای آن راحتتر است.
۳- مالکين فرايندها : اينکه چه کساني قرار است با اين فرايندها سر و کله بزنند و اينکه آيا آمادگي رواني در خصوص اجراي فرايند وجود دارد. آيا مالکين فرايند استقبال از اجراي آن ميکنند يا خير؟
۴- زمانبندي حدودي اجراي فرایند
پس از رويت گزارش فوق به هر يک از موارد نمره اي از ۱ تا n بدهيد. ليست فرايندها را به ترتيب اعداد مرتب کرده و به طور طبيعي فرايندهاي ساده و با نفوذ و البته با ريسک اجراي کمتر در رديف اول صف قرار مي‌گيرند و مي‌توانند به عنوان فرايند اوليه و نامزد جهت اجرا در نرم افزار BPMS و فرایند ساز انتخاب شوند. به مرور با اجراي اين فرايندها و آگاهي بيشتر مالکين فرايندها، گام به گام فرايندهاي سخت و پيچيده تر قابل اجرا خواهد بود.
در مجموع ذکر اين نکته که “انتخاب فرايند اوليه بسيار مهم است” چرا که به لحاظ رواني روي روند اجراي فرايندهاي با نرم افزار BPMS آتي اثرگذار است . به زبان خودمان اگر خشت اول را خوب بگذاريم الگويي خوبي براي اجراي ساير فرايندها ايجاد کرده ايم.
