فرایند تسویه حساب پرسنل در نرم افزار BPMS چگونه است؟ 

در حوزه منابع انسانی، یکی از فرایندهای مهم، فرایند تسویه حساب پرسنل است. فرایند تسویه حساب پرسنل از آنجایی که نیاز به تاییدیه واحدهای مختلف سازمان دارد می‌تواند با پیاده سازی از طریق نرم افزار BPMS در سطح سازمان قابل بهره برداری شود. اما روال تسویه حساب پرسنل به صورت کلی چگونه است ؟ معمولا در مرحله اول واحد کارگزینی اقدام به ثبت اولیه فرم تسویه حساب میکند و فرم را به پرسنل داده و خود پرسنل بایستی به واحدها مختلف رفته و تاییدیه های لازم را بگیرد. چند ایراد به این روش سنتی میتوان گرفت. اول اینکه پرسنل خود بایستی اقدام به انتقال فرم به واحدها کرده و صبر کند تا تاییدیه لازم از سوی واحد مورد نظر مبنی بر اینکه بدهی و یا … به واحد نداشته صادر گردد. فرض را هم بر این میگذاریم که یک فرم چاپی وچود داشته باشد. اگر هم به تعداد واحدها فرم چاپ شود و به هر واحد یک نسخه داده شود تا نظر خود را بنویسند با توجه به هزینه کاغذ و انتقال به آرشیو فیزیکی، منطقی به نظر نمی رسد. پس بایستی به صورت سریالی تاییدیه های لازم گرفته شده و امکان ارسال موازی برگه های تسویه حساب پرسنلی در این سیستم سنتی وجود ندارد.

اما روش کار با  نرم افزار BPMS چگونه است؟ در نرم افزار BPMS کافی است تنها یک فرم به صورت الکترونیکی ساخته شده و پس از ثبت مطابق با فلوچارت تسویه حساب پرسنلی گردش پیدا میکند. این گردش میتواند به صورت سریالی و یا موازی بر اساس گردش کار ساخته شده با موتور گردش کار (Workflow Engine) باشد. هر واحد به محض تایید و یا عدم تایید میتواند نظر خود را هم نوشته و همه نظرات و اقدامها، مجتمع در یک فرم قابل دسترس است. در صورت نیاز حتی میتوان امضاء الکترونیکی نیز تعریف کرد. در نهایت پس از اینکه همه واحد تایید تسویه حساب پرسنل را انجام دادند، فرم قابل پرینت خواهد بود و یک نسخه قابل چاپ در اختیار پرسنل قرار میگیرد. همچنین میتوان در هر زمان از وضعیت تاییدیه حساب پرسنل گزارش کرد که در کدام واحد قابل رسیدگی است و زمان انجام تاییدیه ها چقدر بوده است.

با اجرای سیستم تسویه حساب پرسنل با نرم افزار BPMS میتوان علاوه بر تدوین مناسب فلوچارت تسویه حساب، هزینه های نظیر چاپ برگه های متعدد را کاهش و رضایت نسبی پرسنل را نیز جلب نمود.