مدیریت سازمان بزرگ به کمک نرم افزار bpms

چطور مدیریت سازمان بزرگ و متراکم به کمک BPMS تسهیل می‌شود؟

سازمان متراکم چیست؟

سازمان متراکم(یا سازمان با چگالی بالا) سازمانی است دارای تعداد زیادی فرایند در حوزه‌های مختلف کاری. این فرایندها به صورت تنیده شده با هم در ارتباط بوده و همانند موجودات زنده در حال تعامل با هم هستند. دریافت اطلاعات از وضعیت فرایندها بدون نرم افزار همانند نرم افزار مدیریت فرایند یا BPMS بسیار پرهزینه است. اصولا وقتی سازمان بزرگ شد تراکم کارها و وابستگی به نفرات، وضعیت واقعی سازمان را از دید مدیران ارشد پنهان کرده و یا دستکم سخت می‌کند.

سازمان پیچیده و خطای نیروی انسانی

یکی از معضلات سازمان پیچیده خطای نیروی انسانی است. کنترل کردن نیروی انسانی کار سختی است. بهتر است بجای کنترل افراد، فرایندها کنترل شوند. با کنترل فرایند و ارزیابی آنها، مهندسی مجدد فرایندها را شروع کرد. مهندسی مجدد فرایندها منجر به کنترل خطای انسانی به صورت سیستماتیک است. اصولا کنترل سیستماتیک نیروی انسانی جلوی خطاهای عمدی یا سهوی را می‌گیرد.

اعتبارسنجی اطلاعات

آیا خطای نیروی انسانی با نرم افزار فرایند ساز (BPMS) کم می‌شود؟ برخی از خطاهای نیروی انسانی مربوط به اعتبار سنجی اطلاعات است. اعتبارسنجی یا Validation در صورتیکه دارای الگوریتم باشد (که معمولا هست) قابل پیاده سازی در نرم افزار bpms است. هر چقدر هم این اعتبار سنجی پییچیده باشد با ارائه مدل رفتاری و الگوریتم اجرا، می‌توان در نرم افزار bpms پیاده سازی نمود. اگر هم قرار باشد فعالیت در پس یک فرایند توسط نیروی انسانی صورت بگیرد این پردازش نیز قابل انجام است. پس می‌توان گفت با اجرای موثر الگوریتمهای اعتبارسنجی و پردازش‌های مناسب تا حد زیادی از خطای نیروی انسانی کاسته می‌شود.

گردش کارهای هوشمند و بهینه

گردش کارهای خبره از دیگر کمک‌هایی است که نرم افزار bpms در جهت سهولت مدیریت یک سازمان بزرگ انجام می‌دهد. گردش کارهای هوشمند کمک می‌کند تا بدون تصمیم نیروی انسانی بر اساس ضوابط و شرایط تعریف شده همانند یک سیستم Rule base توزیع کار راحتتر و عادلانه تر صورت بگیرد.

سمتها به جای نفرات

با توجه به اینکه می‌توان در نرم افزار bpms نقش تعریف کرد، با تغییر نفرات پروسه جانمایی ساده تر انجام می‌شود. این سهولت در دسترسی به اطلاعات و انتقال سوابق نقش قبلی نمود پیدا می‌کند. با BPMS تفکر قائم به سیستم به جای تفکر قائم به شخص بودن وجود دارد.

داشبوردهای مدیریتی

مدیریت سازمان بزرگ با بازدید میدانی امکان پذیر نیست و نمیتوان وضعیت دقیق همه قسمتهای آنرا پایش کرد. بایستی برای ارزیابی آن، شاخصهایی (KPI) تعریف کرد و با رصد کردن شاخصهای سازمان، در صورت نیاز به روند انجام کارها در آن فرایند وارد شد. این کار با داشبوردهای مدیریتی که در نرم افزار bpms ساخته می‌شود قابل پایش خواهد بود.