چطور نرم افزار مدیریت پروژه با نرم افزار BPMS تولید می‌شود؟

مدیریت پروژه به معنای بکارگیری دانش، مهارتها و ابزارهای لازم در اداره پروژه، به منظور رفع نیازها و انتظارات مدیران از اجرای آن است. به بیان دیگر وظیفه اصلی سیستم مدیریت پروژه جمع آوری داده و پردازش آنها و تبدیل به اطلاعات مورد نیاز جهت تحلیل و مشاوره در تمامی سطوح است. این اطلاعات در نهایت تبدیل به دانش مورد نیاز به جهت تصمیم گیریهای صحیح در پروژه جاری و یا پروژه‌های آتی خواهد شد. در این مقاله به روش تولید یک نرم افزار مدیریت پروژه با نرم افزار bpms می‌پردازیم. معمولا هر پروژه به فازهای مختلفی دسته بندی می‌شود تا انجام و کنترل آن راحت تر باشد. مراحل انجام مرتبط با کار پروژه را می‌توان به شرح زیر تقسیم‌بندی کرد:

۱- شرکت در مناقصه

۲- انعقاد قرارداد

۳- معرفی پروژه

۴- مدیریت پروژه

۵- بهره برداری

با استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار کتیبه، رویکرد ۵ مرحله‌ای انجام یک پروژه کاملا قابل پیاده‌سازی و اجراست. در زیر به طور مختصر به شرح هر یک از مراحل می‌پردازیم:

۱- شرکت در مناقصه: که شامل ثبت کلیه صورت جلسات مرتبط، اطلاعات مرتبط با کارفرمایان و … است. همچنین با ارائه یک بانک اطلاعاتی جامع، تجربیات سابق شرکت در مناقصه‌های مشابه ثبت می‌گردد. برای مشاهده اطلاعات بیشتر به فرایند شرکت در مناقصه  مشاهده فرمایید.

۲- انعقاد قرارداد: که شامل ثبت اطلاعات شناسنامه پروژه، نکات قرارداد، پرسنل کلیدی پروژه و …  است. همچنین ساختار سازمانی کارفرمایان، مشاوران و پیمانکاران قابل ثبت است.

۳- معرفی پروژه: که شامل تعریف اجزا، هزینه‌ها، ریسکها، مستندات، تیم و تقویم پروژه است. در هر پروژه، حد تعیین شده‌ای برای سه عامل زمان، هزینه و کیفیت مشخص می‌شود که نمایانگر پیشرفت و انجام موفقیت آمیز یک پروژه است. همچنین مستندات پروژه در این فاز معرفی شده که شامل لیست تمام فعالیتها و اهداف پروژه است.

 ۴- مدیریت پروژه كه شامل موارد ذيل است:

• مدیریت موجودی و انبار: در هر پروژه دریافت، نگهداری و تحویل به موقع موجودی انبار، از اهمیت بسزایی برخوردار است. تمامی امور مرتبط با انبارداری از جمله مدیریت و کدینگ کالا و انبارها، سفارش و شارژ انبار، ضایعات، کنترل سهمیه مصرف، جابجایی کالا، انبار گردانی، تعدیلات موجودی و … از طریق نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کتیبه قابل اجرا می‌باشد. بهتر است برای درک بهتر مقاله چگونه نرم افزار مدیریت انبار با  BPMS قابل انجام است؟ را بخوانید.
• کنترل پروژه و نظارت: کنترل پروژه قلب یک پروژه است. کنترل پروژه در راستای تحقق اهداف پروژه، شاخصهای اصلی عملکرد که شامل بودجه، زمان، کیفیت و اثربخشی است را رصد می‌کند/ در همین راستا، هر یک از بخشهای پروژه باید سیستمی برای نظارت بر کیفیت مراحل اجرایی و گزارشات کل پروژه، موجود باشد. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کتیبه، میتوان اطلاعاتی در خصوص برنامه‌ریزی و کنترل کارگاهی، زمانبندی پروژه، کنترل و تضمین کیفیت، گزارش پیشرفت ریالی و فیزیکی و… را در اختیار داشت.
• مدیریت قراردادها: سیستم مدیریت قراردادها سیستمی است که برای ثبت اطلاعات قراردادها، انجام عملیات مالی مرتبط، ثبت صورت وضعیت‌ها و گزارش گیری اطلاعات مورد نیاز استفاده می‌شود. شرکت فرا تحلیل‌گران ورجاوند علاوه بر ارائه این نوع سیستم به صورت پکیج استاندارد(نرم افزار مدیریت قرارداد پیمان) ، آنرا در قالب سیستم مدیریت هوشمند فرآیندهای کاری ارائه داده است که تفاوت این دو به نحوه استفاده در سازمان باز می‌گردد. در واقع با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کاری می‌توان یک سیستم مدیریت و آرشیو قراردادها را به صورت حرفه‌ای در اختیار داشت. نرم افزار مدیریت و آرشیو قراردادها پیمان نسخه استانداردی از سیستم قراردادهاست که کاربران آن نیازهای سازمانی خود را با چارچوب نرم افزار، تطبیق داده و تمایل زیادی به بومی‌سازی و اختصاصی‌سازی سیستم ندارند. این سیستم برای مجموعه‌های پیمانکاری اصطلاحا نوپا مناسب است. اما با توجه به زنده بودن ماهیت کسب و کار و امکان رشد و توسعه آن، استفاده از یک سیستم ایستا برای بلند مدت مقرون به صرفه نیست. لذا استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کاری در این راستا پیشنهاد می‌شود. براي مشاهده تفاوت سیستمهای استاندارد با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کاري مقاله نرم افزار bpms و تکامل نرم فزار MIS را بخوانید. 
• مدیریت اسناد مهندسی و آرشیو فنی: از آنجا که اسناد و مدارک یک پروژه آیتم های اصلی یک سازمان مهندسی هستند، استفاده از یک سامانه مدیریت اسناد مهندسی در جلوگیری از اتلاف زمان، انرژی و منابع مالی نقش بسزایی دارد. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کتیبه تمامی اسناد و مدارک پروژه بدون محدودیت در حجم و تعداد اسناد، پردازش و مدیریت می‌شود. برای اطلاعات بیشتر مقاله BPMS و نرم افزار بایگانی و آرشیو فنی و مهندسی (نرم افزار DMS) را مطالعه فرمایید. اگر شركت شما EPC است نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) را ببينيد.
  
• مدیریت خرید و تدارکات: با توجه به پر کاربرد بودن فرآیند خرید و تدارکات در سازمان‌ها، شرکت فرا تحلیلگران ورجاوند این سیستم را در قالب نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارائه داده است. برای دریافت اطلاعات بیشتر مقاله BPMS و نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات را بخوانید. همچنین سیستم مدیریت خرید و تدارکات قابل اتصال به نرم افزار انبار است.
  
• مدیریت فروش: امکاناتی از قبیل مدیریت ارتباط با مشتری، ارائه بانک اطلاعات مشتریان و کارکنان مشتریها، ثبت سفارشها، مدیریت رضایت از مشتری، مدیریت اعتبار مشتریان، ارزيابي هوشمند مشتريان و … در قالب نرم افزار bpms کتیبه قابل ارائه است.
• مدیریت منابع انسانی: یکی از مهم ترین فازهای مدیریت پروژه، مدیریت نیروهای انسانی در جهت پیشبرد اهداف سازمان است. مدیریت منابع انسانی باعث بهره وری بیشتر سازمان و رضایت مشتریان می‌شود. نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار کتیبه با تعریف ساختار سازمانی و تشکیلات، مرخصی‌ها، ماموریت‌ها و تایم شیت پروژه‌محور، حقوق و دستمزد، ارزیابی پرسنل و… در مدیریت موثر منابع انسانی یک سازمان کمک شایانی می‌کند. برای مشاهده اطلاعات بیشتر نرم افزار منابع انسانی با bpms را مشاهده فرمایید.
• مکاتبات پروژه: هر پروژه اسناد و مدارک خاص خود را داراست، تمامی مکاتبات و مستندات پروژه با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قدرتمند کتیبه قابل ثبت، بایگانی و ارائه  می‌باشد. این نرم افزار با در برداشتن یک اتوماسیون اداری-مهندسی پروژه محور، ساماندهی مکاتبات را تسهیل می‌کند و امکاناتی همچون فیلتر کردن تمامی سیستم‌ها بر اساس نام پروژه، روش‌های شماره گذاری پروژه محور، الصاق پیوست نامحدود، نامه‌های مرتبط و عطف و پیرو، جستجوی روی محتوای متنی نامه‌ها و… را داراست. براي مشاهده ويژگي‌هاي اتوماسیون اداری پروژه محور بخش اتوماسیون اداری مهندسین مشاور و پیمانکاری را مشاهده فرماييد.
• مدیریت مالی: با توجه به استاندارد بودن فعالیتهای مالی و بلوغ کامل این نوع فرایند، شرکت ورجاوند با توجه به این نکته کلیدی اقدام به تولید نرم‌افزار حسابداری در حوزه شرکتهای پیمانکاری کرده است. این نرم‌افزار با توجه به تعداد سطح حساب و تفصیل شناوری که در سیستم پیش‌بینی شده، اجازه تعریف ساختار مالی بر اساس پروژه، پیمانکار و یا کارفرما، قرارداد و … را به شما خواهد داد. با توجه به تعریف این ساختار، امکان گزارش‌دهی بر اساس پروژه، قرارداد و سایر آیتمهای مورد نیاز مدیران پروژه مقدور خواهد بود. برای اطلاعات بیشتر لطفا نرم افزار حسابداری اُرُد  را ببینید.
• کنترل پروژه و نظارت: با تولید فرمهای گزارشهای روزانه و جمع آوری و رصد آنها در سطح کارگاهها و پروژه امکان رصد وضعیت فعالیتهای پروژه و وضعیت منابع و مصارف وجود خواهد داشت.
• آخرین بخش از پازل نرم افزار مدیریت پروژه با نرم افزار BPMS فرایند محاسبه قیمت تمام شده پروژه است. ریز هرینه‌های حقوق، هزینه‌های مشاور، طراحی، ساخت و قراردادها با طرف‌های مقابل برای محاسبه قیمت تمام شده پروژه قابل رصد خواهد بود.
• با تولید نرم افزار مدیریت پروژه با نرم افزار BPMS می‌توان در نهایت به یک پایگاه دانش پروژه محور دست یافت که مدیران با اسنفاده از شاخص‌های مورد نظر خود، وضعیت پروژه را رصد کنند. این شاخصها هم در قالب داده‌های وارد شده و هم در قالب کلیدواژه‌ه‌های هدایت شده و هوشمند قابل انجام است.