PMIS

چطور سیستم مدیریت پروژه با BPMS تولید می‌شود؟

مدیریت پروژه به معنای بکارگیری دانش، مهارتها و ابزارهای لازم در اداره پروژه، به منظور رفع نیازها و انتظارات مدیران از اجرای آن است. در این مقاله به ارتباط مدیریت پروژه و نرم افزار bpms می‌پردازیم. معمولا هر پروژه به فازهای مختلفی دسته بندی می‌شود تا انجام و کنترل آن راحت تر باشد. مراحل انجام مرتبط با کار پروژه را می‌توان به شرح زیر تقسیم‌بندی کرد:

۱- شرکت در مناقصه

۲- انعقاد قرارداد

۳- معرفی پروژه

۴- مدیریت پروژه

۵- بهره برداری

با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار شرکت ورجاوند ، رویکرد ۵ مرحله ای انجام یک پروژه کاملا قابل پیاده سازی و اجراست. در زیر به طور مختصر به شرح هر یک از مراحل میپردازیم:

۱- شرکت در مناقصه: که شامل ثبت کلیه صورت جلسات مرتبط، اطلاعات مرتبط با کارفرمایان و … است. همچنین با ارائه یک بانک اطلاعاتی جامع، تجربیات سابق شرکت در مناقصه های مشابه ثبت می‌گردد. 

۲- انعقاد قرارداد: که شامل ثبت اطلاعات شناسنامه پروژه ، نکات قرارداد ، پرسنل کلیدی پروژه و …  است. همچنین ساختار سازمانی کارفرمایان، مشاوران و پیمانکاران قابل ثبت می باشد.

۳- معرفی پروژه: که شامل تعریف اجزا، هزینه‌ها، ریسکها، مستندات، تیم و تقویم پروژه است. در هر پروژه، حد تعیین شده‌ای برای سه عامل زمان، هزینه و کیفیت مشخص می‌شود که  نمایانگر پیشرفت و انجام موفقیت آمیز یک پروژه است. همچنین مستندات پروژه در این فاز معرفی می‌شوند که شامل لیست تمام فعالیتها و اهداف پروژه می‌باشد.

مدیریت پروژه و BPMS

 ۴- مدیریت پروژه: كه شامل موارد ذيل می باشد:

  • مدیریت موجودی و انبار: در هر پروژه دریافت، نگهداری و تحویل به موقع موجودی انبار، از اهمیت بسزایی برخوردار است. تمامی امور مرتبط با انبارداری از جمله مدیریت و کدینگ کالا و انبارها، سفارش و شارژ انبار، ضایعات، کنترل سهمیه مصرف، جابجایی کالا، انبار گردانی، تعدیلات موجودی و … از طریق نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ورجاوند قابل اجرا می‌باشد.بهتر است برای درک بهتر مقاله چگونه نرم افزار مدیریت انبار با  BPMS قابل انجام است؟ را بخوانید.
  •   کنترل پروژه و نظارت: کنترل پروژه قلب یک پروژه است. در راستای مدیریت هر یک از بخشهای پروژه باید سیستمی برای نظارت بر کیفیت مراحل اجرایی و گزارشات کل پروژه، موجود باشد. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ورجاوند، میتوان اطلاعاتی در خصوص برنامه‌ریزی و کنترل کارگاهی، زمانبندی پروژه، کنترل و تضمین کیفیت، گزارش پیشرفت ریالی و فیزیکی و… را در اختیار داشت.
  •   مدیریت قراردادها: سیستم مدیریت قراردادها سیستمی است که برای ثبت اطلاعات قراردادها، انجام عملیات مالی مرتبط، ثبت صورت وضعیت ها و گزارش گیری اطلاعات مورد نیاز استفاده می‌شود. شرکت فرا تحلیل‌گران ورجاوند علاوه بر ارائه این نوع سیستم به صورت پکیج استاندارد(نرم افزار مدیریت قرارداد پیمان) ، آنرا در قالب سیستم مدیریت هوشمند فرآیندهای کاری ارائه داده است که تفاوت این دو به نحوه استفاده در سازمان باز می گردد. در واقع با استفاده از سیستم مدیریت فرآیندهای کاری می‌توان یک سیستم مدیریت و آرشیو قراردادها را به صورت حرفه ای در اختیار داشت. نرم افزار مدیریت و آرشیو قراردادها پیمان نسخه استانداردی از سیستم قراردادهاست که کاربران آن نیازهای سازمانی خود را با چارچوب نرم افزار، تطبیق داده و تمایل زیادی به بومی سازی سیستم ندارند. این سیستم برای مجموعه‌های پیمانکاری اصطلاحا نوپا مناسب است. اما با توجه به زنده بودن ماهیت کسب و کار و امکان رشد و توسعه آن، استفاده از یک سیستم ایستا برای بلند مدت مقرون به صرفه نیست. لذا استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کاری در این راستا پیشنهاد می‌شود. براي مشاهده تفاوت سیستمهای استاندارد با سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کاري مقاله نرم افزار bpms و تکامل نرم فزار MIS را بخوانید. 
  • مدیریت اسناد مهندسی و آرشیو فنی: از آنجا که اسناد و مدارک یک پروژه آیتم های اصلی یک سازمان مهندسی هستند، استفاده از یک سامانه مدیریت اسناد مهندسی در جلوگیری از اتلاف زمان، انرژی و منابع مالی نقش بسزایی دارد. با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ورجاوند تمامی اسناد و مدارک پروژه بدون محدودیت در حجم و تعداد اسناد، پردازش و مدیریت می‌شود. برای اطلاعات بیشتر مقاله BPMS و نرم افزار بایگانی و آرشیو فنی و مهندسی (نرم افزار DMS) را مطالعه فرمایید. اگر شركت شما EPC است نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) را ببينيد.
  • مدیریت خرید و تدارکات: با توجه به پر کاربرد بودن فرآیند خرید و تدارکات در سازمانها، شرکت فرا تحلیلگران ورجاوند این سیستم را در قالب نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ارائه داده است. برای دریافت اطلاعات بیشتر مقاله BPMS و نرم افزار مدیریت خرید و تدارکات را بخوانید.
  • مدیریت فروش: امکاناتی از قبیل مدیریت ارتباط با مشتری، ارائه بانک اطلاعات مشتریان و کارکنان مشتریها، ثبت سفارشها، مدیریت رضایت از مشتری، مدیریت اعتبار مشتریان، ارزيابي هوشمند مشتريان و … در قالب نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ورجاوند قابل ارائه است.
  • مدیریت منابع انسانی: یکی از مهم ترین فازهای مدیریت پروژه، مدیریت نیروهای انسانی در جهت پیشبرد اهداف سازمان است. مدیریت منابع انسانی باعث بهره وری بیشتر سازمان و رضایت مشتریان می‌شود. نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار ورجاوند با تعریف ساختار سازمانی و تشکیلات، مرخصیها، ماموریتها و تایم شیت پروژه‌محور، حقوق و دستمزد، ارزیابی پرسنل و… در مدیریت موثر منابع انسانی یک سازمان کمک شایانی می‌کند.
  • مکاتبات پروژه: هر پروژه اسناد و مدارک خاص خود را داراست، تمامی مکاتبات و مستندات پروژه با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قدرتمند کتیبه قابل ثبت، بایگانی و ارائه  میباشد. این نرم افزار با در برداشتن یک اتوماسیون اداری-مهندسی  پروژه محور،  ساماندهی مکاتبات را تسهیل می‌کند و امکاناتی همچون فیلتر کردن تمامی سیستم ها بر اساس نام پروژه، روش های شماره گذاری پروژه محور، الصاق پیوست نامحدود، نامه‌های مرتبط و عطف و پیرو، جستجوی روی محتوای متنی نامه‌ها و… را داراست. براي مشاهده ويژگيهاي اتوماسیون اداری پروژه محور بخش اتوماسیون اداری مهندسین مشاور و پیمانکاری را مشاهده فرماييد.
  • مدیریت مالی: با توجه به استاندارد بودن فعالیتهای مالی و بلوغ کامل این نوع فرایند، شرکت ورجاوند با توجه به این نکته کلیدی اقدام به تولید نرم‌افزار حسابداری در حوزه شرکتهای پیمانکاری کرده است. این نرم‌افزار با توجه به تعداد سطح حساب و تفصیل شناوری که در سیستم پیش‌بینی شده، اجازه تعریف ساختار مالی بر اساس پروژه، پیمانکار و یا کارفرما، قرارداد و … را به شما خواهد داد. با توجه به تعریف این ساختار، امکان گزارش‌دهی بر اساس پروژه، قرارداد و سایر آیتمهای مورد نیاز مدیران پروژه مقدور خواهد بود.

 

This Post Has 3 Comments

  1. محمد یاسینی

    با سلام
    آیا امکان لینک نرم افزار MS PRoject به نرم افزار bpms وجود دارد؟ روال کار چگونه است؟
    با تشکر

    1. varjavandadmin

      با سلام
      بله. امکان لینک نرم افزار ms project به نرم افزار bpms وجود دارد. فقط بایستی مشخص کنید کدام از بخشهای سیستم را میخواهید در نرم افزار bpms فراخوانی کنید و شکل دقیق فرایند بایستی بیان شود.

  2. جلال حسینی

    با تشکر اطلاعات خیلی خوبی بود

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *