آرشیو فنی مهندسی

نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی (DMS) چیست؟

نرم افزار آرشیو مدارک فنی یا نرم افزار DMS (Document Management System) ، نرم افزاری است که به شما کمک میکند تا نظارت بر نگهداری و تولید مدارک و مستندات سازمان خود را راحتتر انجام دهید. ضمن اینکه نگهداری فایلهای فیزیکی هم نیاز به فضایی امن را در سازمان میطلبد و گذشت زمان نیز باعث مندرس شدن و از بین رفتن مدارک خواهد شد.

چطور سیستم نرم افزار آرشیو فنی و مهندسی (DMS) با BPMS تولید می‌شود؟

معمولا وقتی بحث در خصوص نرم افزار بایگانی و آرشیو مدارک پیش ‌می‌آید، ناخودآگاه ذهن به سمت نرم افزار اتوماسیون اداری و بایگانی می‌رود. اگر منظور از اين سیستم، نرم افزار آرشیو و بایگانی مکاتبات اداری باشد، نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند راه کار مناسبی در اين زمينه باشد. ولی یک نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی به عنوان سیستمی دربرگیرنده کلیه مدارک و اسناد فنی – مهندسی است که البته زیر سیستم مکاتبات فنی و مهندسی هم به عنوان بخشی مهم از این سیستم بایستی در نظر گرفته شود. در سیستم آرشیو مدارک فنی و مهندسی بایستی گونه‌های مختلف مدارک فنی [و البته مرتبط با پروژه] نظیر صورت وضعیت، نقشه‌، ضمانت نامه، اسناد طراحی، صورت جلسه، مکاتبات مهم، ترانسمیتال، برنامه زمانبندی و … قابل تعریف و استفاده باشد. به کمک سیستم مدیریت فرایندهای کاری (نرم افزار bpms) شما قادر خواهید بود گونه‌های مختلف مدارک فنی و مهندسی را مطابق با سلیقه خود طراحی کرده و سیر تکامل مدارک به همراه روال های نسخه گذاری را به کمک نرم افزار مدیریت گردش کار انجام دهید. با توجه به عدم محدودیتی که روی نرم افزار مدیریت کسب و کار ورجاوند وجود دارد، بدون هیچ مشکلی شما قادر خواهید بود تعداد زیادی قالب مدرک را ساخته و مطابق با سناریوی حرکتی، تکامل آن را کنترل و رصد نمایید.

تفاوتهای اتوماسیون اداری و نرم افزار آرشیو فنی مهندسی

  • هدف از سیستم اتوماسیون اداری سر و سامان دادن به ثبت و دسترسی به مکاتبات می‌باشد. نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی به عنوان سیستمی جامع‌تر در برگیرنده مکاتبات فنی می‌باشد. گونه های متنوع اسناد که مکاتبات نیز بخشی از آن است در یک سیستم DMS بایستی وجود داشته باشد.
  • در صورت تعریف الگوهای اسناد در قالب الگوهای WORD، به دلیل عدم وجود meta data روی فایلهای متنی امکان پایش اطلاعات وجود ندارد. در نتیجه آنالیز اطلاعات که می‌تواند به عنوان یکی از شرایط تصمیم‌گیری حرکتی در جهت تکامل مدرک در نظر گرفته شود، وجود نخواهد داشت. همجنین مبحث مهم نسخه گذاری (Revising) نیز در این قالب قابل ارئه میباشد. حفظ تمام نسخ فایلها با توجه به تعریف کاربر قابل دسترس است.
  • امکان جستجو بر اساس فیلدهای مرتبط با مدرک در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود ندارد. نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر متن است در صورتیکه نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی مبتنی بر فرایند و تعریف فیلد است كه با توجه به رفتاری كه روی هر فیلد تعریف می‌شود امکان جستجو وجود خواهد داشت.
  • دسترسی روی فیلدهای اسناد در نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی قابل انجام است و در هر مرحله از کار امکان نمایش یا عدم نمایش و یا وضعیت ویرایش فیلدها برای کاربران مختلف قابل تعمیم است.
  • تولید داشبوردهای مورد نیاز کاربر با توجه به وجود فیلد در فرمها قابل ارائه است. کافی است کاربر شاخصهای خود (KPI) را بیاید.
  • امکان تعریف و بروز کردن فرمها با توجه به نیاز کاربر در نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی وجود دارد. به بیان دیگر امکان کاستامایز کردن برای کاربر در دسترس است.

مثال ساده از سیستم آرشیو اسناد فنی و مهندسی پیمانکاری:

یک شرکت مهندسی، گونه های مختلف اسناد از قبیل نقشه، قرارداد، صورت وضعیت، کاتالوگ، فرمهای ایزو و … را داراست. هدف از مکانیزه کردن این سیستم دسترسی راحت به این اسناد و مدارک بدون وابستگی به تولید کننده مدرک است. از طرف دیگر برخی از این موارد بایستی به صورت فیزیکی هم نگهداری شود که محل نگهداری بایگانی فیزیکی آنها نیز مورد نیاز است. این اطلاعات دارای مشخصات مختلفی هستند. به عنوان مثال اطلاعات صورت وضعیت با اطلاعات نقشه تفاوت زیادی دارد. از طرف این نیاز وجود دارد که صرف نظر از نوع سند، همه مدارک در یک قالب، قابل جستجو باشند. از پرس و جوهایی که معمولا مهندسان فنی از سیستم توقع دارند می توان به موارد زیر استناد کرد :

۱ – تمام مدارک مربوط به شرکت نمونه اعم از صورت وضعیت، کاتالوگ و قرارداد

۲ – تمام صورت وضعیتها و نقشه های مرتبط با پروژه نمونه

۳ – تمام نقشه ها و کاتالوگها با موضوع نمونه ۱ و نمونه ۱

همانطور که مشاهده می فرمایید می توان مشخصات عمومی این مدارک و مستندات را در یک قالب واحد طراحی کرد و برای دیدن جزئیات بیشتر در مراحله بعدی اقدام کرد. در مرحله بعد در صورت نیاز به طراحی فرم برای هر کدام از مدارک جهت جستجوی دقیق تر می توان باتوجه به نیاز سازمان فرم مورد نظر را طراحی کرد.

آرشیو فنی و مهندسی

This Post Has 4 Comments

  1. varjavandadmin

    بله. این امکان در نرم افزار آرشیو مدارک فنی موجود است و تمام نسخ فایلها در دسترس شما خواهد بود. این امکان، از امکانات اولیه نرم افزار Bpms کتیبه میباشد.

  2. شهناز ابراهیمی

    آیا در نرم افزار آرشیو مدارک شما امکان تعریف نسخه گذاری و Revising وجود دارد ؟ اینها را در قالب امکانات نرم افزار bpms ارائه میشود؟

  3. varjavandadmin

    با سلام و احترام
    دوست عزیز. موقعی که برای تولید فرم های مدارک توسط word ساخته میشود چیزی که شما از دست میدهید meta data میباشد. به عبارت دیگر چون همه چی در فضای متنی دیده شده و امکان درج فیلد وجود ندارد، امکان جستجوی پیشرفته بر اساس فیلدها در سیستم وجود نخواهد داشت. چیزی که شما بدست آوردید تنها یک ساماندهی اولیه مبنی بر حفظ اطلاعات و جلوگیزی از حذف مدارک است. البته اگر نرم افزار اتوماسیون اداری شما قابلیت جستجو روی متن اسناد را داشته باشد به صورت متنی نیز امکان جستجو برای شما وجود خواهد داشت اما طبیعتا این امکان خیلی کارایی و دقت لازم را ندارد.

  4. پرویز امیامی

    سلام. ما در نرم افزار اتوماسیون اداری خودمان انواع مدارک را در قابل الگوهای مکاتباتی word گردش میدهیم. با این کار نیازمان به نرم افزار آرشیو فنی برطرف شده است. نرم افزار شما چه قابلیتهای اضافه ای میتواند به ما بدهد؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *