نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی(DMS)

نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی (DMS) چیست؟

 نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی(DMS)، یا Document Management System نرم افزاری است که به شما کمک می‌کند تا نظارت بر نگهداری و تولید مدارک و مستندات سازمان خود را راحت‌تر انجام دهید. ضمن اینکه نگهداری فایل‌های فیزیکی هم نیاز به فضایی امن را در سازمان می‌طلبد و گذشت زمان نیز باعث مندرس شدن و از بین رفتن مدارک خواهد شد.

چطور نرم افزار آرشیو فنی و مهندسی (DMS) با BPMS تولید می‌شود ؟

معمولا وقتی بحث در خصوص نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی و بایگانی پیش ‌می‌آید، ناخودآگاه ذهن به سمت نرم افزار اتوماسیون اداری و بایگانی می‌رود. اگر منظور از اين سیستم، نرم افزار آرشیو و بایگانی مکاتبات اداری باشد، نرم افزار اتوماسیون اداری می‌تواند راه کار مناسبی در اين زمينه باشد. ولی یک نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی به عنوان سیستمی دربرگیرنده کلیه مدارک و اسناد فنی – مهندسی است که البته زیر سیستم مکاتبات فنی و مهندسی هم به عنوان بخشی مهم از این سیستم بایستی در نظر گرفته شود. در سیستم آرشیو مدارک فنی و مهندسی بایستی گونه‌های مختلف مدارک فنی [و البته مرتبط با پروژه] نظیر صورت وضعیت، نقشه‌، ضمانت نامه، اسناد طراحی، صورت جلسه، مکاتبات مهم، ترانسمیتال، برنامه زمانبندی و … قابل تعریف و استفاده باشد. به کمک سیستم مدیریت فرایندهای کاری (نرم افزار bpms) شما قادر خواهید بود گونه‌های مختلف مدارک فنی و مهندسی را مطابق با سلیقه خود طراحی کرده و سیر تکامل مدارک به همراه روال‌های نسخه‌گذاری را به کمک نرم افزار مدیریت گردش کار انجام دهید. با توجه به عدم محدودیتی که روی نرم افزار مدیریت کسب و کار کتیبه وجود دارد، بدون هیچ مشکلی شما قادر خواهید بود تعداد زیادی قالب مدرک را ساخته و مطابق با سناریوی حرکتی، تکامل آن را کنترل و رصد نمایید.

کمترین قابلیت‌هایی که از یک نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی (نرم افزار مدیریت مستندات) توقع داریم شامل موارد زیر است:

• طبقه‌بندی و سیاست گذاری دسته بندی مدارک.
• روش‌های شماره‌گذاری انواع اسناد بر اساس ماهیت و فیلدهای تعریف شده در آن (کدهای هوشمند).
• قابلیت به اشنراک‌گذاری مدارک بر اساس موضوع و نوع مدرک در بازه تاریخی.
• جستجو روی فیلدهای تعریف شده در مستندات.
• تکامل مدرک در جهت تولید نسخه‌های جدید آن.
• ذخیره سازی انواع پیوست به مدارک.

تفاوتهای اتوماسیون اداری و نرم افزار آرشیو فنی مهندسی

• هدف از سیستم اتوماسیون اداری سر و سامان دادن به ثبت و دسترسی به مکاتبات است. نرم افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی به عنوان سیستمی جامع‌تر در برگیرنده مکاتبات فنی است. گونه‌های متنوع اسناد که مکاتبات نیز بخشی از آن است در یک سیستم DMS بایستی وجود داشته باشد.
• در صورت تعریف الگوهای اسناد در قالب الگوهای WORD، به دلیل عدم وجود meta data روی فایلهای متنی امکان پایش اطلاعات وجود ندارد. در نتیجه آنالیز اطلاعات که می‌تواند به عنوان یکی از شرایط تصمیم‌گیری حرکتی در جهت تکامل مدرک و همچنین تولید داشبوردهای مدیریتی باشد، در نظر گرفته شود، وجود نخواهد داشت. همجنین مبحث مهم نسخه گذاری (Revising) نیز در این قالب قابل ارائه می‌باشد. حفظ تمام نسخ فایلها با توجه به تعریف کاربر قابل دسترس است. با آنالیز متا دیتا می‌توان پایگاه دانش خلق کرد.
• امکان جستجو بر اساس فیلدهای مرتبط با مدرک در نرم افزار اتوماسیون اداری وجود ندارد. نرم افزار اتوماسیون اداری مبتنی بر متن است(Text Base) در صورتیکه نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی مبتنی بر فرایند و تعریف فیلد است كه با توجه به رفتاری كه روی هر فیلد تعریف می‌شود امکان جستجو وجود خواهد داشت.
• دسترسی روی فیلدهای اسناد در نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی قابل انجام است و در هر مرحله از کار امکان نمایش یا عدم نمایش و یا وضعیت ویرایش فیلدها برای کاربران مختلف قابل تعمیم است.
• تولید داشبوردهای مورد نیاز کاربر با توجه به وجود فیلد در فرم‌ها قابل ارائه است. کافی است کاربر شاخصهای خود (KPI) را بیاید.
• امکان تعریف و بروز کردن فرمها با توجه به نیاز کاربر در نرم‌افزار آرشیو مدارک فنی و مهندسی وجود دارد. به بیان دیگر امکان کاستامایز و اختصاصی کردن برای کاربر در دسترس است.

اگر در مورد گردش مدارک مهندسی میخواهید اطلاعات کسب کنید این را ببینید. اگر هم می خواهید یک سیستم بایگانی مدرن ببینید این را کلیک کنید.