نرم افزار اتوماسیون اداری خوب
مزایای یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب تنها به حذف کاغذ از سازمان و تبدیل یک سازمان بی‌کاغذ (Paperless) خلاصه نمی‌شود. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب بایستی به گونه‌ای باشد تا علاوه بر حذف کاغذ، نیازهای ارتباطی بین واحدها را نیز پوشش بدهد. همچنین مدیریت زمان و کار، ارائه استانداردهای مکاتباتی و البته دسترسی با دقت و ساده به نامه‌ها را داشته باشد. خوشبختانه شرکتهای ایرانی زیادی در حوزه تولید نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت می‌کنند که قدرت انتخاب خریدار را زیاد می‌کند. ولی در صورتیکه ندانید چه شاخصهایی برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری نیاز است این تعدد شرکتها کار شما را سخت می‌کند. البته که تعداد مشتریهای یک فروشنده می‌تواند یکی از عوامل ارزیابی شما باشد. ولی مهمتر از آن، مواردی وجود دارد که بایستی برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب در نظر بگیرید. اگر هم برای انتخاب نرم افزار نیاز به RFP دارید نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری را ببینید. با این وجود به صورت اجمالی مواردی که در هنگام خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب بایستی بدانید به صورت زیر بیان می‌شود.
۱) روان و كاربر پسند برای كل لایه‌های سازمان
از آنجا که دایره نفوذ نرم افزار اتوماسیون اداری در سطح کل سازمان است، بایستی از لحاظ روان و کاربر‌پسند بودن در سطح خوبی باشد. ممکن است افرادی که به عنوان کاربر قرار است از سیستم استفاده کنند به لحاظ علمی و یا انفورماتیکی در سطح مناسبی نباشند. به همین دلیل بایستی انتظار مقاومت در استفاده از نرم‌افزار برای این گروه از کاربران را داشته باشیم. بنابراین بایستی رابط کاربری آنقدر روان باشد که با مشاهده و یا کار کردن با آن احساس بهتری نسبت به حالت سنتی و غیر الکترونیکی داشته باشد. ساده بودن و دارای امکانات مناسب، مهمترین ویژگی یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب است.
۲) توانایی پوشش حجم بالای اطلاعات و سرعت مناسب
با توجه با حجم فایلهای اسکن و پیوست‌های مرتبط با نامه‌ها و تعداد رکورد بالای اطلاعات، در صورت طراحی بد بانک اطلاعاتی و یا استفاده نابجا از منابع سرور، سرعت و کارایی استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به مرور با افت محسوسی روبرو خواهد شد. در برخی از موارد شخصا بانک‌های اطلاعاتی چند صد گیگا بایتی برخی از سازمانها و شرکتها را مشاهده و مشکلات نگهداری از نسخه‌ای پشتیبان و یا سرعت پایین خواندن اطلاعات را از نزدیک رویت کرده‌ام. متاسفانه در برخی از موارد راه‌حلهایی غیر کارشناسی همانند خارج کردن اطلاعات قدیمی از بانک اطلاعاتی و آرشیو کردن آن ارائه می‌شود. بدیهی است در این موارد مشتری از دسترسی به اطلاعات گذشته خود محروم خواهد شد. به عنوان مثال بسیاری از شرکتها نظیر شرکتهای پیمانکاری و مهندسی با توجه با زمان چند ساله انجام پروژه‌ها نیاز به اطلاعات سوابق پروژه چه در جهت استفاده در مدیریت ادعا و چه در جهت ثبت تجربیات و دانش فنی را خواهند داشت. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب بایستی با رشد اطلاعات به مشکل کندی برنخورد.
۳) آینده‌نگری برای رشد سازمان و رویكرد فرایندی
در برخی از موارد هدف شركت خریدار صرفاً مكانیزه كردن مكاتبات اداری بوده و حذف كاغذ در مكاتبات اداری مورد نظرش است. به طور حتم هر شركت نظام و فرایندهای بومی و خاص خود را داراست كه نمی‌توان با گردش كار اتوماسیون اداری در قالب نامه و پیوست نمودن فایل آنها را پیاده‌سازی كرد. به عنوان مثال فرایند ساده مرخصی ممكن است با ایجاد یك فایل word و ارجاع آن باعث حذف كاغذ و یا فرم مرخصی باشد. ولی با توجه به متن محور بودن(Text Base) این كار امكان گزارش‌گیری از مرخصی‌ها و محاسبه ساعت و … وجود نخواهد داشت. بنابراین توصیه می‌شود حتما برای خرید نرم افزار اتوماسیون اداری، ابزارهای مولد فرایند و گزارش‌ساز و BPMS در سیستم وجود داشته باشد تا خودتان بتوانید این قبیل فرایندها را تولید كرده و از طریق ابزارهای گزارش‌ساز، خروجی مناسب را تولید كنید. به بیان دیگر یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب بایستی ماژولهای فرم ساز و گزارش ساز داشته باشد.
۴) آموزش و استقرار مناسب
با توجه به اینكه قرار است این سیستم در سطح كل سازمان نفوذ پیدا كرده و همه لایه‌های سازمانی از آن استفاده نمایند، بایستی سناریوی كاملا رویداد گرا برای آموزش نرم افزار اتوماسیون اداری و البته استقرار آن در نظر گرفت. معمولا شركت فروشنده، یك برنامه كلاسیك آموزش و استقرار را تدوین كرده و طی آن مرحله به مرحله پیشرفت برنامه حصول پیدا خواهد كرد. ایرادی كه در این روش‌ها وجود دارد این است كه ممكن است به هر دلیلی شركت خریدار و یا كاربران، تجربه ناموفق روی سیستمهای اتوماسیون اداری داشته باشند. همچنین ممكن است برخی از فرایندها نفوذ بیشتری نسبت به سایر فرایندها داشته باشند كه بهتر این موارد در ابتدا كار پیاده‌سازی شوند. مثل فرایندهای مرخصی، ماموریت، درخواست خرید و … كه علاوه بر نفوذ و استفاده روزمره در سازمان بدلیل سادگی راحتتر قابل اجرا است. بنابراین در آموزش و استقرار بایستی شناخت لازم از مشتری و كاربران استفاده كننده، تجربه موفق یا ناموفق روی اتوماسیون اداری، شناسایی فرایندهای با نفوذ ساده و به طور كلی یك فرایند آموزش و استقرار رویداد گرا در نظر گرفته شود. یک نرم افزار اتوماسیون خوب دارای فرایند آموزش و استقرار رویدادگراست.
۵) مدیریت و راهبری ساده سیستم
به طور عموم تعداد کاربران استفاده کننده از نرم افزار اتوماسیون اداری نسبت به نرم‌افزارهای نظیر مالی و حسابداری بیشتر است. معمولا نرم افزار اتوماسیون اداری در کل سازمان قابل استفاده است ولی نرم‌افزار مالی فقط در قسمت مالی قابل دسترس است که بدیهی است این تعداد قابل قیاس با هم نیست. راهبری این سیستم با این تعداد کاربر بالا بسیار متفاوت با سیستمهای دیگر است. اگر امکانات نرم‌افزاری که برای سهولت راهبری سیستم بایستی وجود داشته باشد، پیش‌بینی نشده باشد با تغییر فرایندها و حتی تغییر سمت یک کاربر و یا اضافه نمودن یک کاربر جدید، راهبر سیستم مراحل زیادی برای تخصیص دسترسی، بروز کردن فرایندهای مرتبط و … را بایستی انجام دهد. این پروسه می‌تواند یک پروسه طولانی و با خطا بوده و راهبری سیستم را دچار مشکل می‌کند.
۶) هزينه خرید و خدمات پشتیبانی
خوشبختانه شرکتهای نرم‌افزاری زیادی در زمینه تولید نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت می‌کنند. مشتری می‌تواند طی مناقصه شرکتهای مناسب را دعوت کرده و فرایند خرید را انجام دهد. نکته مهمی که در این خصوص وجود دارد بررسی قیمت و خدمات پشتیبانی است که بایستی حتما مد نظر قرار گیرد. در برخی از موارد علی‌رغم قیمت مناسب خود نرم‌افزار، هزینه خدمات پشتیبانی بسیار بالا بوده و با توجه به آلوده شدن مشتری به نرم‌افزار و بعضا برخی از سیاستهای غیرحرفه‌ای شرکت تولید کننده، مشتری ملزم به انعقاد قرارداد پشتیبانی است. پیشنهاد می‌گردد در قرارداد فروش نرخ خدمات پشتیبانی و میزان افزایش سالانه آن، ضمانت در خصوص رفع ایراد نرم‌افزار بدون نیاز قرارداد پشتیبانی و سایر تمهیدات لازم دیده شود. به طور قطع هزینه و خدمات پشتیبانی از پارامترهای مهم یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب است.
