مزایا و معایب استفاده از BPMS نسبت به نرم افزارهای استاندارد

دوراهی استفاده از نرم افزار استاندارد یا BPMS ! کدام انتخاب شود؟

در این بخش سعی شده است به صورت کلی، مشخص شود در چه جاهایی استفاده از نرم افزار BPMS نسبت به نرم افزار استاندارد مناسب (Standard Package) است و یا در چه مواردی نرم‌افزار استاندارد هزینه کمتری نسبت به استفاده از نرم افزار BPMS دارد و هدف از این مقاله پاسخ به سوال استفاده از نرم افزار استاندارد یا BPMS می باشد.

• برای استفاده مناسب از نرم افزار مدیریت فرایندهای کاری یا نرم افزار مدیریت کسب کار (نرم افزار BPMS) بایستی زیرساخت های اطلاعاتی آماده باشد. این زیرساخت‌ها شامل نقشه کامل فرایندهای سازمانی به همراه فلوچارت اجرایی، همچنین قواعد کسب و کار (Business rules) می‌باشد. در صورتیکه این زیر ساختها وجود داشته باشد استفاده از نرم افزار BPMS می‌تواند مفید باشد. به بيان ديگر قبل از خريد نرم افزار BPMS ، معماري اطلاعات و فرايندها بايستي در دسترس و نقشه راه سازماني موجود باشد.

• معمولا برای کارهایی که نرم افزار استاندارد خوب و مناسب وجود دارد استفاده از BPMS برای خلق این گونه سیستمها، از خرید نرم افزار استاندارد پر هزینه تر خواهد بود. بنابراین اگر فرایند مورد نظر شما به صورت استاندارد وجود دارد بهتر است سراغ BPMS نروید. به عنوان مثال در حوزه حسابداری مالی نرم افزارهای خوبی وجود دارد که سازمان شما در هر سطحی که باشد، می‌تواند از آنها به نحو مناسب استفاده کند.

• وجود واحدهایی به عنوان “سیستمها و روشها” و یا “تضمین کیفیت”  که معمولا نقش توسعه و بروز کردن فرایندهای سازمان را به عهده دارد برای اجرای BPMS مورد نیاز است. در صورتیکه اشخاصی با این ویژگیها در سازمان خود ندارید اجرای BPMS ریسک بالایی برای شما خواهد داشت. وجود تجربه كافي تيم پياده سازي مديريت فرايند كاري در مورد استفاده از اين قبيل سيستمها بسيار تاثير گذار است.

• معمولا هزینه خرید و نگهداری یک نرم‌افزار BPMS بیشتر از خرید یک نرم‌افزار استاندارد است.

• شناسایی یک BPMS خوب کار سختی است. در مقابل شناسایی یک نرم افزار استاندارد بسیار ساده تر است. معمولا یا یکی دو جلسه دموی موثر می‌توان ویژگی‌های یک نرم افزار استاندارد را بررسی و جمع بندی کرد. در صورتیکه در BPMS علاوه بر مسائل تاکتیکی خرید نرم‌افزار، موارد تکنیکی زیادی وجود دارد که نیاز به بررسی بیشتر خواهد داشت.

• برای خرید نرم افزار استاندارد، همان تیم اصلی که میخواهند با نرم‌افزار استاندارد کار کنند، جهت کارشناسی امکانات آن کفایت می‌کند. در صورتیکه با توجه به عمق زیاد استفاده از نرم‌افزار BPMS و در نتیجه میزان استفاده کل واحدهای سازمان در حوزه فرایندهای کاری مرتبط با فعالیت خود، خرید BPMS تیم بزرگتری را نیاز دارد.

• در صورتیکه فرایندهای متنوع زیادی دارید که پیچیدگی زیادی ندارند یا سازمانی هستید که چگالی فرایندی زیادی دارید، خرید BPMS بسیار مقرون به صرفه تر از خرید چند نرم افزار استاندارد است. چه به لحاظ کارشناسی خرید، چه به لحاظ قیمت خرید لایسنس نرم افزارها و چه به لحاظ زمان انتخاب. در این حالت خرید و اجرای BPMS بسیار چابک تر از خرید و اجرای چند نرم افزار استاندارد خواهد بود.

• با BPMS به اهداف بلندتر تعالی سازمانی دست خواهید یافت. با بلوغ سازمانی و بروز شدن فرایندها، تولیدات نرم افزار BPMS نیز قابل بروز شدن است در صورتیکه در نرم‌افزار استاندارد ممکن است با بلوغ سازمانی، نیاز به تعویض و مهاجرت از آن به نرم‌افزار استاندارد بزرگتر و بالغ‌تر پیش بیاید. نرم افزار BPMS همانند یک موجود زنده در سازمان یا شرکت شما بزرگ می‌شود. در صورتیکه نرم افزار استاندارد از همان موقع خرید و راه اندازی به همان اندازه است. ممکن است برای شما در شروع بزرگ باشد و در سالهای پس از آن، کوچک و کوچکتر شود.