یکی از که مشکلات پیاده سازی نرم افزار حسابداری ، تعدد دوره های مالی همزمان و وجود گروههای شرکت میباشد. معمولا برخی از شرکتها بدلیل ضعف پیاده سازی نرم افزار و جبران ضعف سرعت و کارایی نرم افزار دوره های مالی را در بانکهای اطلاعاتی جدا نگهداری میکنند. ایرادی که به این روش وارد است تولید نسخه های پشتیبان (Backup) متعدد بوده که نگهداری آن کاری سخت و به عهده مسئول شبکه قرار میدهد. ضمن اینکه گزارشات سنواتی وکدینگهای وابسته به یکدیگر را نیز تحت تاثیر قرار میدهند. نرم افزار حسابداری اُرُد ضمن با پشتیبانی از چند شرکتی و یا حسابداری هولدینگ (حسابداری شعب) امکان نگهداری اطلاعات کلیه دوره ها و شرکتها را در یک بانک اطلاعاتی میسر میکند. همچنین کنترلهایی روی حسابها و تفصیلیها به تفکیک دوره مالی و شعبه در اختیار مدیر مالی قرار میدهد. از قابلیتهای قدرتمند نرم افزار حسابداری اُرُد کنترل اعتبار سنجی اطلاعات در بخش سرور است که کمک میکند در صورتیکه از نرم افزارهای دیگر و یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کاری (نرم افزار BPMS) ورجاوند اطلاعات به آن ارسال گردد، اطلاعات معتبر باشد و نیاز به کنترل آن در زیرسیستمها نیست. به بیان دیگر در صورت ایجاد و طراحی کدینگ حساب درست و کامل، کنترل اطلاعات به خوبی انجام می‌گیرد.
برخی قابلیت های نرم افزار حسابداری اُرُد
- حسابداری شعب: تعریف شعب بصورت نامحدود در یك دوره مالی.
- تعریف ساختار كدینگ مالی مشترک در تمامی شعب و ساختار كدینگ متفاوت در شعب.
- دسترسی به اطلاعات دوره‌های مالی مختلف در كلیه فرم ها بدون نیاز به انتخاب دوره مالی در هنگام ورود به نرم افزار حسابداری. حسابداری هولدینگ به صورت کامل در نرم افزار حسابداری اُرُد وجود دارد.
- امكان تعریف پیش‌فرض دوره مالی فعال.
- دسترسی و استخراج اطلاعات در تمامی فرم های نرم‌افزار و گزارشات بصورت تجمیعی و تلفیقی شعب
- ساختار كدینگ مالی در سیستم مالی یكپارچه اُرُد جهت تعریف حساب ها در یك ساختار درختی ۸ لایه پیش‌بینی شده كه عناوین و طول كد هر لایه توسط كاربر قابل تعریف و تنظیم میباشد ایجاد كد سریال می‌تواند اتوماتیك توسط سیستم و یا بصورت دستی توسط كاربر تنظیم گردد.
- چهار جدول تفصیلی شناور بصورت جداگانه پیش‌بینی شده كه عنوان هر جدول و طول كد تفصیلی توسط كاربر قابل تنظیم بوده و هر جدول تفصیلی می‌تواند گروه‌بندی های متفاوتی را شامل شده كه امكان تعریف گروه در هر جدول نیز نامحدود میباشد.
- هر جدول تفصیلی، خود می‌تواند دارای یك ساختار درختی ۴ لایه‌ای باشد.
- امكان الصاق مدارك به تفصیلی ها به طور مستقل و گزارش گیری از مدارك یك تفصیلی به طور تلفیقی و تجمیعی.
- امكان تعریف مشخصه ای یك حساب از جمله كد، عنوان فارسی و انگلیسی، ماهیت و نوع حساب، وضعیت حساب (فعال/غیر فعال)، شماره پیگیری، كنترل ارزی و مقداری، كنترل اعتبار و بودجه، تاریخ سررسید، تسعیر پذیر، سقف اعتبار و همچنین ارتباط با گروههای تفصیلی و نمایش همزمان كد حساب ها به صورت درختی و كپی گروهی آنها و حتی گرفتن گردش حساب در این فرم وجود دارد.
- امكان تعریف مشخصه های یك تفصیلی همانند امكان تعریف حساب به انضمام اطلاعات تكمیلی شامل اشخاص حقیقی و حقوقی و ریز اطلاعات آن نظیر آدرس، تلفن، موبایل، كد پستی، پست الكترونیك، استان و شهرستان و تعریف پرسنل و همچنین ایجاد سقف اعتبار جهت كنترل حساب در زیر سیستم‌ها نظیر كنترل اعتبار سقف مشتری در سیستم خرید و فروش در ضمن هر تفصیلی می‌تواند به زیر سیستم های خاص مرتبط شده و فقط در آن زیر سیستم فعال باشد.
- امكان تعریف سند الگو و نمونه جهت كپی كردن آنها در فضای ثبت سند حسابداری.
امكان تعریف جداول تسهیم هزینه و همچنین معرفی مبانی تسهیم كه شامل ضریب، مانده حساب و مقدار میباشد سند تسهیم هزینه نیز توسط سیستم مكانیزه ثبت خواهد شد. - جهت ارسال و صدور اسناد حسابداری از زیر سیستم های (خزانه، انبار ، فروش، حقوق و دستمزد و…) فضایی تحت عنوان پیش‌نویس اسناد پیش‌بینی شده كه ابتدا سند زیرسیستم ها در این فضا ایجاد شده و پس از بررسی توسط مسئول مالی در صورت تائید به فهرست اسناد حسابداری اضافه خواهد شد و در صورت ابطال به زیر سیستم مربوطه جهت تغییرات و اصلاح مجدد، عودت می‌شود.
- ابزاری مناسب برای دسته بندی حساب ها و همچنین گروه بندی دسته حساب ها جهت اخذ گزارشات صورت های مالی پیش‌بینی شده است.
- امكان تعریف جداول تبدیل ارز برای حساب های ارزی.
- فضای سند حسابداری متناسب با نیاز مجموعه در فضای مدیریت سیستم قابل تنظیم بوده، بدین معنا كه یك سند حسابداری علاوه بر اجزاء متداول و استاندارد دارای فیلدهای كمكی و همچنین ستون هایی نظیر ارز، مقدار، شماره عطف، تاریخ و فیلدهای اختیاری و میباشد كه این ستون ها بر حسب نیاز قابلیت فعال یا غیر فعال كردن توسط كاربر می‌باشند.
جهت افزایش كنترل های داخلی، اسناد حسابداری دارای چهار وضعیت یادداشت، موقت، بررسی شده و ثبت نهایی می‌باشند كه امكان تغییر، حذف، چاپ، درج و شماره‌گذاری و همچنین صدور سند اختتامیه در هر یك از این وضعیت‌ها توسط مدیر سیستم نرم افزار حسابداری اُرُد، قابل تنظیم میباشد ضمن اینكه ابزاری جهت محافظت اسناد از اصلاح نیز در سیستم پیش‌بینی شده است (اسنادی كه در بازه حفاظت شده قرار دارد صرف نظر از وضعیت غیرقابل تغییر خواهند بود). - كنترل ماهیت‌های حساب در سطح شعبه اصلی و یا در سطح كلیه شعب در نرم افزار حسابداری اُرُد قابل اجرا میباشد.
- ارائه امكانات بسیار وسیع در زمان ثبت اسناد حسابداری از جمله تعریف كدینگ حساب و تفصیلی، تعریف گروه های تفصیلی و ارتباط آن با حسابهای معین، جداول تبدیل ارز، فهرست درختی حساب ها، فراخوانی اسناد نمونه، ایجاد سند نمونه، كپی سند حسابداری، درج بین اسناد، ایجاد شرح استاندارد، تراز اتوماتیك سند، مشاهده و الصاق ضمائم سند بصورت مكانیزه، گزارشات سیستم و …
- صدور سند سود و زیان، اختتامیه، انتقال دوره و صدور سند افتتاحیه دوره بعد بصورت مكانیزه انجام می‌پذیرد در هنگام صدور سند سود و زیان ابزار معرفی فعالیت های سازمان و انتصاب سرفصل حساب سود و زیان به فعالیت ها جهت صدور سند سود و زیان به تفكیك فعالیت های سازمان پیش‌بینی شده است.
- امكان ایجاد دفاتر مالی نامحدود و همچنین دوره های مالی نامحدود از دیگر ویژگی های نرم افزار مالی میباشد شما می‌توانید اطلاعات مالی چند شركت با ساختار متفاوت را همزمان روی یك بانك اطلاعاتی نگهداری و بر اساس آن گزارشات مدیریتی را استخراج نمایید.
گزارشات حسابداری در ۴ طبقه طراحی شده كه شامل گزارشات مدیریتی، گزارشات مالی، گزارشات حسابداری و سایر گزارشات میباشد گزارشات مدیریتی شامل گزارش صورتهای مالی، گزارش ماتریسی، گزارش تجمیعی و مقایسه‌ای بوده كه در بحث تجمیع و مقایسه می‌توان اطلاعات مبتنی برای تعداد نامحدودی سال مالی را اخذ نمود. - در گزارش ماتریسی كاربر می‌تواند در سطر گزارش حسابهای مورد نظر را انتخاب و در ستون گزارش یكی از جداول تفصیلی مورد نظر خود را حتی بر اساس ساختار درختی تعریف شده انتخاب نماید سطح حساب نیز در این گزارش قابل انتخاب میباشد (گروه ، كل ، معین و ) لازم به ذكر است كه این گزارش جهت كنترل پروژه و بهای تمام شده از كاربرد بسیار زیادی برخوردار است.
- گزارشات مالی شامل گزارش دفاتر روزنامه، دفتر حساب، دفتر تفصیلی، گزارش جدول بودجه، صورت بودجه، انحرافات بودجه تراز آزمایشی چهار و شش و هشت ستونی با احتساب گردش های مقداری و ارزی، آنالیز ماهانه حساب و گزارش عملكرد مركز و میباشد گزارشات حسابداری شامل اسناد حسابداری ، سند ماهانه، گردش سنواتی، گزارش آنالیز عملكرد، تجزیه سنی مانده حساب، كنترل مانده با ماهیت و كدهای مشابه و روابط كدینگ حساب با جداول تفصیلی میباشد.
- در كلیه گزارشات سیستم ابزار فیلتر گذاری بر اساس كلیه فیلدهای اطلاعاتی سیستم پیش‌بینی شده است. دسترسی شعب و دوره های مالی در کلیه گزارشها موجود است.
- امكان حركت لایه‌ای در گزارشات مختلف و مرور حساب ها و عملیات از بالا به پایین و برعكس جهت جستجو در اطلاعات آماری و حتی اطلاعات جزء نیز پیش‌بینی شده است.
امكان ارسال اطلاعات (export) به محیط html , access, text , excel و dbf پیش‌بینی شده است. - ابزار انتقال اطلاعات مالی بین دفاتر مختلف و همچنین ابزاری جهت تجمیع اسناد برای تهیه صورت های مالی تلفیقی نیز پیش‌بینی شده است.
- ابزار فرم‌ساز جهت طراحی كلیه فرمهای چاپی مورد نیاز برای گزارشات و همچنین فرم های عملیاتی.
- امكان تعریف مجوزهای كاربران با محدوده های دسترسی معین در سطح منو، فرم و ركورد مدیر سیستم می‌تواند كاربران را در بخشهای خاصی از سیستم و برای ركوردهای خاص از اطلاعات محدود نماید.
- امکان ویرایش حسابها و تفصیلی ها با دسترسی ویژه حتی با وجود داشتن گردش.
- امکان پیوست کردن فایل به سند حسابداری و ردیفهای سند حسابداری وجود دارد.