قدم به قدم حرکت با سوی تعالی سازمانی با اجرای مناسب نرم افزارهای فرایندی : نرم افزار BPMS براي شركتهاي پيشرو
به این نکته باید اشاره کنم تجربه سالها جلسه با بیش از ۱۰۰۰ شرکت در صنایع مختلف و علاقه‌مند به مباحث تعالي سازماني نشان داده است که معمولا وضعیت شرکتها در حوزه مدیریت فرایندها یه این دسته ها تقسیم می‌شوند :
۱- شرکتهای نوپا: این شرکتها هنوز اقدام عملی در خصوص مدیریت فرایندها انجام نداده اند. این شرکتها حتی در حوزه مدیریت اطلاعات (MI) هم اقدامی نکرده اند.
۲- شرکتهای در حال توسعه: این شرکتها معمولا در حوزه MI، به بانکهای اطلاعاتی و سیستمهای آرشیو تجهیز شده اند. بدلیل جزیره ای بودن این سیستمها و بانکهای اطلاعاتی، همچنین عدم رویکرد فرایندی این سیستمها و یکپارچگی سازمانی، دچار ایرادهایی هستند که میتوان به ایراد افزونگی اطلاعات (Redundancy) اشاره کرد. افزونگی اطلاعات به معنی کپی‌های متعدد اطلاعات در بانکهای اطلاعاتی مختلف میباشد. این اطلاعات منطقا یکسان و به صورت فیزیکی در جاهای مختلف ذخیره شده اند. به عنوان مثال شرکت در سیستم مالی ثبت شده است(مثلا در تفصيل شناور) و همان شرکت در سیستم مدیریت پروژه و … نیز وجود دارد. در صورتیکه این اطلاعات بایستی در اطلاعات پایه وجود داشته باشد و فقط در جاهای مختلف آنرا فراخوانی کنیم. از دیگر مشکلاتی که این شرکتها دارند، عدم اعتماد مدیران به گزارشهای جامع سازمانی است. به دلیل عدم ارتباط این سیستمها با یكدیگر عملا امکان بدست آوردن یک گزارش مدیریتی ساده روی چند سیستم جزیزه‌ای بسیار زمانبر و طاقت فرسا خواهد بود.
۳- شرکتهای پیشرو: این شرکتها با بکارگیری نسلهای مختلف سیستمهای اطلاعاتی، در حال استقاده از سیستمهای مدیریت فرایند مثل نرم افزار BPMS هستند. با اجرای صحیح این سیستمها، سازمان به سمت تعالی سازمانی حرکت میکند. سازمانها در این حوزه ها چابک بوده و براحتی میتوانند خود را تغییر بدهند. شاخصهای مورد نیاز مدیران (KPI) بدست آمده و بر اساس این شاخصها، فرایندهای مورد نیاز قابل رصد میباشد. ذکر این نکته لازم است که حرکت به سمت تعالی سازمانی هیچگاه انتها ندارد و مسیری است که بایستی به کمک راهکارهایی همانند استفاده از نرم افزار bpms طی نمود.
خوب! به نظر شما، شرکت و یا سازمان خود را در کدام دسته قرار می دهید؟ اگر فکر میکنید دسته سوم هستید به این سوال پاسخ دهید : اگر یکی از اطلاعات پایه سیستم شما تغییر کرد آیا در کل زیر سیستمها و نرم افزارهای شرکت بروز می‌شود. آیا می‌‌توانید ظرف حداکثر ۱۵ دقیقه گزارش مدیریتی مورد نظر خود را تولید کنید؟ بیشتر از ۲-۳ نرم افزار در سازمان خود دارید که هر کدام دارای نام کاربری و رمز جدا هستند؟
