با توجه به دامنه نفوذ نرم افزار اتوماسیون اداری در شرکتها و سازمانها و اینکه از این سیستم قرار است کل پرسنل شرکت استفاده کنند، فرایند خرید آن بایستی با دقت و وسواس خاصی انجام پذیرد. حال با توجه به نیاز بسیاری از شرکتها مبنی بر ارسال یک پروپوزال یا RFP مناسب جهت نرم افزار اتوماسیون اداری، یک نمونه پروپوزال (RFP) خرید نرم افزار اتوماسیون اداری به شکل زیر اعلام میگردد :
پروپوزال نرم افزار اتوماسیون اداری
| نوع Database |
| نوع برنامه (Web Based Or Client Server) |
| سازگاري با چه Browser هايي دارد |
| آرشيو اسناد |
| نحوه ذخيره سازي پيوست ها و يا آرشيو کردن فايلها |
| امکان کد گذاري روي فايلهاي ضميمه و آرشيو |
| امکان ايجاد نظر سنجي و ارزشيابي از کارکنان |
| تعريف چارت سازماني، به تفکيک واحدها و پست هاي سازماني و مديريت ها و امکان انتساب کاربران، تعيين دسترسيهاي هر نقش و تخصيص کاربران به نقشهاي مختلف |
| امکان تعريف اشخاص (حقيقي و حقوقي ) طرف مکاتبه با کليه جزئيات |
| تعريف گروههاي مکاتباتي داخلي و خارجي، شخصي و عمومي |
| امکان تعريف گروه براي تخصيص دسترسي هاي مشابه |
| امکان دسترسي جداگانه در جريان گردش کار مستقل از ساير دسترسي ها |
| نحوه دسترسي فرمها به کاربران چگونه است |
| امکان تعيين جانشين براي هر يک از کاربران و پستهاي سازماني توسط مدير سيستم و خود کاربر |
| تعريف دسترسي هاي امنيتي روي نامه ارجاع شده (يعني کاربر دريافت کننده به کدام اطلاعات نامه دسترسي دارد و چه عملياتي مي تواند انجام دهد) |
| امکان محول کردن انجام Task به اشخاص ديگر با رعايت سلسله مراتب چارت سازماني |
| گروه بندي گزارش هاي ايجاد شده و اعطاي مجوز دسترسي به آنها |
| امکان بازبيني مراحل طي شده نامه بصورت Visual و مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف |
| امکان تفويض کارتابل به جانشين توسط هر کاربر |
| امکان Check in و Check out براي جلوگيري از تغييرهمزمان يک سند |
| امکان تعريف مدير سيستم براي واحدهاي مختلف |
| امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مافوق |
| امکان ايجاد Task با مشخصاتي از قبيل موضوع، نوع، اولويت، شخصي بودن، نوع اقدام، سند وابسته، پارافهاي صوتي و متني، مهلت انجام و الگوريتم پذيرش |
| امکان ارجاع Task به کاربران ديگر |
| تعريف دبيرخانه هاي متعدد با تعداد دلخواه دوره دبيرخانه و تعريف دفاتر انديکاتور متعدد براي هر دبيرخانه |
| تعريف الگوهاي مختلف براي شماره نامه و استفاده از آنها در دفاتر انديکاتور |
| امکان تعريف کارتابل محلي براي کاربران داخلي فاقد ارتباط اينترنتي |
| ورودي و خروجي ها در يک کارتابل هستند يا جداگانه |
| امکان تعريف پوشه هاي متعدد جهت دسته بنديTask ها ( مانند پيگيريهاي جاري، پيگيريهاي محول شده، پيگيريهاي آتي و پيگيريهاي مختومه و …) |
| ايجاد کارتابل جاري براي هر يک از کاربران جهت مشاهده کارها و نامه هاي ارجاعي |
| امکان Customize کردن کارتابل توسط هر کاربر |
| امکان مشاهده نامه ها و مشخصات آنها و فايل هاي پيوست هر نامه از طريق کارتابل |
| امکان ثبت نامه هاي صادره، وارده و داخلي |
| امکان امضاء نامه صادره و داخلي ( تبديل نامه پيش نويس به نامه) |
| امکان تعريف اطلاعات پايه مورد نياز در سيستم اتوماسيون (طبقه بندي امنيتي نامه، انواع ارجحيت نامه، روش ارسال نامه ، انواع روابط بين نامه ها ، دلائل ارجاع، پارافهاي پرتکرار و … |
| ايجاد ارتباطات استاندارد(پيرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعريف شده توسط کاربر بين نامه ها و امکان مشاهده نامه هاي مرتبط |
| اختصاص شماره نامه به همراه تاريخ ثبت به صورت خودکار ( براي نامه هاي داخلي و صادره) |
| امکان ثبت نامه با شماره دلخواه |
| امکان ثبت نامه هاي بدون شماره مانند درخواست هاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع |
| ارسال نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده |
| ارسال رونوشت نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده |
| امکان تهيه و چاپ رسيد نامه براي نامه هاي وارده و صادره |
| تهيه فرمتهاي متعدد جهت چاپ نامه هاي داخلي يا صادره |
| امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازماني و يا کارمند سازمان |
| ارجاع نامه به چندين مخاطب (مانند يک گروه مکاتباتي) |
| امکان تاييد نامه صادره و داخلي |
| تعيين مهلت پاسخ ( اقدام )براي نامه ارجاع شده |
| امکان اصلاح Task( از نوع ارجاع، پيگيري يا هر نوع ديگر) توسط ايجاد کننده آن |
| امکان اصلاح و پيگيري نامه ها و تعيين زمان پيگيري و ايجاد زنجيره پيگيري و مشاهده نتايج يک زنجيره پيگيري با استفاده از سرويس Task |
| پيشگيري از ثبت تكراري يك سند |
| امکان ايجاد پيوستهاي متعدد براي هرTask ( مانند فايلهاي مختلف متني، تصويري و …) |
| امکان ايجاد نامه پيش نويس (Draft)براي نامه هاي صادره و داخلي و تصحيح مکرر آن تا مرحله نهائي |
| ارجاع نامه پيش نويس |
| فرمت فايلهايي که توسط برنامه قابل ذخيره است و نيز فرمت فايلهايي که قابل Import کردن است |
| قابليتهاي ورود فايلهاي پيوست به برنامه (اسکن, وب, ايميل, فکس و…) |
| ورود متن نامه و پيوست هاي نامه ( از طريق اسکن حتي در وب بيس، فايل، فکس و Email) |
| امکان تهيه فرمتهاي متعدد(Templates) جهت ايجاد متن نامه هاي داخلي يا صادره يا فرمها |
| امکان ارسال و دريافت متن نامه از طريق فکس و email در درون برنامه |
| پاراف نامه بصورت متن، صوت يا با استفاده از قلم نوري |
| امکان اتصال به ميل سرور براي ارسال و دريافت ميل |
| امکان ارسال و دريافت فکس با استفاده از ارسال به يک سرور فکس |
| ايجاد پوشه پيامهاي دريافتي(Inbox) براي هر کاربر جهت مشاهده پيامهاي دريافتي |
| ايجاد پوشه پيامهاي ارسالي (Outbox) براي هر کاربر جهت ذخيره سازي پيامهاي ارسالي |
| امکان Preview فايلها با فرمت هاي مختلف در برنامه |
| امکانات تايپ و ويرايش نامه ها و ضمايم در برنامه |
| امکان استفاده از برنامه Microsoft Word براي تايپ نامه و نوع ويرايش آن |
| مشاهده و بازيابي اطلاعات حذف شده از کارتابل |
| امکان مشاهده درخت پيگيري |
| امکان ضبط صوت و يا استفاده از فايل هاي صوتي موجود به عنوان هشدار صوتي |
| نوع گزارش ساز برنامه |
| امکان ذخيره گزارش ها |
| انواع فرمت گزارش هاي ذخيره شده |
| چاپ نتايج گزارش يا ارسال اطلاعات استخراج شده به محيط Excel يا Word |
| تهيه گزارش هاي ساده با استفاده از يک گزارش ساز براساس ترکيب فيلدهاي اطلاعاتي نامه از جمله زمان و IP |
| امکان تهيه گزارش مربوط به سوابق نامه ها شامل نامه هاي عطف، پيرو و جوابيه |
| توليد گزارشهاي آماري بر اساس نام و نوع موسسه، ايجاد کنندگان و تاييد کنندگان نامه، به تفکيک واحد يا پست سازماني، براساس سطح محرمانگي يا نحوه ارسال و دريافت و … |
| امکان گزارش گيري و مشاهده نامه هاي دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ |
| امکان مشاهده، فيلتر، جستجو و تهيه گزارش ازLog file |
| امکان جستجوي نامه ها بصورت پارامتريک بر اساس کليه فيلدهاي اطلاعاتي بصورت تک فيلد يا ترکيب چند فيلد اطلاعاتي |
| امکان اعمال فيلترهاي ساده و پيشرفته روي ليست نامه ها ( و ليستهاي ديگر). جستجوي نامه ها بر اساس کليد واژگان |
| انتساب کليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوي نامه |
| امکان مشاهده مشخصات و متن نامه و پيوستهاي آن بعد از جستجو يا فيلتر |
| امکان تعيين ريز عملياتي که بايد براي آنها سوابق (Log )تهيه و نگهداري شود |
| امکان تعريف فرمهايي به شکل نظام پيشنهادات |
| Version Control امکان تغيير ضمايم, نسخه گذاري |
| امکان ارسال پيامهاي فوري (Instant Message)براي کاربراني که وارد برنامه شده اند |
| امکان وابسته کردن يک سند با نوع دلخواه به هر Task (مانند نامه و ساير مستندات مورد نياز يک سازمان) |
| امکان مشاهده کاربران فعال در حال حاضر با امکان Refresh شدن لحظه اي |
| هشدار اتوماتيک از طرف سيستم براي اعلام زمان انجام Task و امکان به تعويق انداختن اين زمان |
| ايجاد هشدار دهنده (Reminder)براي دادن هشدار و امکان اتصال آن به يک Task |
| امکان به تعويق انداختن زمان هشدار يا متوقف کردن هشدار دهنده |
| امکان تعریف عملیات میانبر |
| امکان ثبت عمليات انجام شده توسط کاربران مختلف درLog file |
