با توجه به دامنه نفوذ نرم افزار اتوماسیون اداری در شرکتها و سازمانها و اینکه از این سیستم قرار است کل پرسنل شرکت استفاده کنند، فرایند خرید آن بایستی با دقت و وسواس خاصی انجام پذیرد. حال با توجه به نیاز بسیاری از شرکتها مبنی بر ارسال نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری ، یک نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری جهت ارسال به فروشنده نرم افزار به شکل زیر اعلام میگردد و در پاسخ فروشنده پروپوزال نرم افزاری خود را به خریدار ارسال میکند.
نمونه RFP نرم افزار اتوماسیون اداری
| نوع Database |
| نوع برنامه (Web Based Or Client Server) |
| سازگاري با چه Browser هايي دارد |
| آرشيو اسناد |
| نحوه ذخيره سازي پيوست ها و يا آرشيو کردن فايلها |
| امکان کد گذاري روي فايلهاي ضميمه و آرشيو |
| امکان ايجاد نظر سنجي و ارزشيابي از کارکنان |
| تعريف چارت سازماني، به تفکيک واحدها و پست هاي سازماني و مديريت ها و امکان انتساب کاربران، تعيين دسترسيهاي هر نقش و تخصيص کاربران به نقشهاي مختلف |
| امکان تعريف اشخاص (حقيقي و حقوقي ) طرف مکاتبه با کليه جزئيات |
| تعريف گروههاي مکاتباتي داخلي و خارجي، شخصي و عمومي |
| امکان تعريف گروه براي تخصيص دسترسي هاي مشابه |
| امکان دسترسي جداگانه در جريان گردش کار مستقل از ساير دسترسي ها |
| نحوه دسترسي فرمها به کاربران چگونه است |
| امکان تعيين جانشين براي هر يک از کاربران و پستهاي سازماني توسط مدير سيستم و خود کاربر |
| تعريف دسترسي هاي امنيتي روي نامه ارجاع شده (يعني کاربر دريافت کننده به کدام اطلاعات نامه دسترسي دارد و چه عملياتي مي تواند انجام دهد) |
| امکان محول کردن انجام Task به اشخاص ديگر با رعايت سلسله مراتب چارت سازماني |
| گروه بندي گزارش هاي ايجاد شده و اعطاي مجوز دسترسي به آنها |
| امکان بازبيني مراحل طي شده نامه بصورت Visual و مشاهده اقدامات انجام شده توسط کاربران مختلف |
| امکان تفويض کارتابل به جانشين توسط هر کاربر |
| امکان Check in و Check out براي جلوگيري از تغييرهمزمان يک سند |
| امکان تعريف مدير سيستم براي واحدهاي مختلف |
| امکان مشاهده کارتابل هر کاربر توسط مافوق |
| امکان ايجاد Task با مشخصاتي از قبيل موضوع، نوع، اولويت، شخصي بودن، نوع اقدام، سند وابسته، پارافهاي صوتي و متني، مهلت انجام و الگوريتم پذيرش |
| امکان ارجاع Task به کاربران ديگر |
| تعريف دبيرخانه هاي متعدد با تعداد دلخواه دوره دبيرخانه و تعريف دفاتر انديکاتور متعدد براي هر دبيرخانه |
| تعريف الگوهاي مختلف براي شماره نامه و استفاده از آنها در دفاتر انديکاتور |
| امکان تعريف کارتابل محلي براي کاربران داخلي فاقد ارتباط اينترنتي |
| ورودي و خروجي ها در يک کارتابل هستند يا جداگانه |
| امکان تعريف پوشه هاي متعدد جهت دسته بنديTask ها ( مانند پيگيريهاي جاري، پيگيريهاي محول شده، پيگيريهاي آتي و پيگيريهاي مختومه و …) |
| ايجاد کارتابل جاري براي هر يک از کاربران جهت مشاهده کارها و نامه هاي ارجاعي |
| امکان Customize کردن کارتابل توسط هر کاربر |
| امکان مشاهده نامه ها و مشخصات آنها و فايل هاي پيوست هر نامه از طريق کارتابل |
| امکان ثبت نامه هاي صادره، وارده و داخلي |
| امکان امضاء نامه صادره و داخلي ( تبديل نامه پيش نويس به نامه) |
| امکان تعريف اطلاعات پايه مورد نياز در سيستم اتوماسيون (طبقه بندي امنيتي نامه، انواع ارجحيت نامه، روش ارسال نامه ، انواع روابط بين نامه ها ، دلائل ارجاع، پارافهاي پرتکرار و … |
| ايجاد ارتباطات استاندارد(پيرو، بازگشت و عطف) و ارتباطات دلخواه تعريف شده توسط کاربر بين نامه ها و امکان مشاهده نامه هاي مرتبط |
| اختصاص شماره نامه به همراه تاريخ ثبت به صورت خودکار ( براي نامه هاي داخلي و صادره) |
| امکان ثبت نامه با شماره دلخواه |
| امکان ثبت نامه هاي بدون شماره مانند درخواست هاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع |
| ارسال نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده |
| ارسال رونوشت نامه صادره و داخلي براي چندين گيرنده |
| امکان تهيه و چاپ رسيد نامه براي نامه هاي وارده و صادره |
| تهيه فرمتهاي متعدد جهت چاپ نامه هاي داخلي يا صادره |
| امکان ارجاع نامه به واحد، پست سازماني و يا کارمند سازمان |
| ارجاع نامه به چندين مخاطب (مانند يک گروه مکاتباتي) |
| امکان تاييد نامه صادره و داخلي |
| تعيين مهلت پاسخ ( اقدام )براي نامه ارجاع شده |
| امکان اصلاح Task( از نوع ارجاع، پيگيري يا هر نوع ديگر) توسط ايجاد کننده آن |
| امکان اصلاح و پيگيري نامه ها و تعيين زمان پيگيري و ايجاد زنجيره پيگيري و مشاهده نتايج يک زنجيره پيگيري با استفاده از سرويس Task |
| پيشگيري از ثبت تكراري يك سند |
| امکان ايجاد پيوستهاي متعدد براي هرTask ( مانند فايلهاي مختلف متني، تصويري و …) |
| امکان ايجاد نامه پيش نويس (Draft)براي نامه هاي صادره و داخلي و تصحيح مکرر آن تا مرحله نهائي |
| ارجاع نامه پيش نويس |
| فرمت فايلهايي که توسط برنامه قابل ذخيره است و نيز فرمت فايلهايي که قابل Import کردن است |
| قابليتهاي ورود فايلهاي پيوست به برنامه (اسکن, وب, ايميل, فکس و…) |
| ورود متن نامه و پيوست هاي نامه ( از طريق اسکن حتي در وب بيس، فايل، فکس و Email) |
| امکان تهيه فرمتهاي متعدد(Templates) جهت ايجاد متن نامه هاي داخلي يا صادره يا فرمها |
| امکان ارسال و دريافت متن نامه از طريق فکس و email در درون برنامه |
| پاراف نامه بصورت متن، صوت يا با استفاده از قلم نوري |
| امکان اتصال به ميل سرور براي ارسال و دريافت ميل |
| امکان ارسال و دريافت فکس با استفاده از ارسال به يک سرور فکس |
| ايجاد پوشه پيامهاي دريافتي(Inbox) براي هر کاربر جهت مشاهده پيامهاي دريافتي |
| ايجاد پوشه پيامهاي ارسالي (Outbox) براي هر کاربر جهت ذخيره سازي پيامهاي ارسالي |
| امکان Preview فايلها با فرمت هاي مختلف در برنامه |
| امکانات تايپ و ويرايش نامه ها و ضمايم در برنامه |
| امکان استفاده از برنامه Microsoft Word براي تايپ نامه و نوع ويرايش آن |
| مشاهده و بازيابي اطلاعات حذف شده از کارتابل |
| امکان مشاهده درخت پيگيري |
| امکان ضبط صوت و يا استفاده از فايل هاي صوتي موجود به عنوان هشدار صوتي |
| نوع گزارش ساز برنامه |
| امکان ذخيره گزارش ها |
| انواع فرمت گزارش هاي ذخيره شده |
| چاپ نتايج گزارش يا ارسال اطلاعات استخراج شده به محيط Excel يا Word |
| تهيه گزارش هاي ساده با استفاده از يک گزارش ساز براساس ترکيب فيلدهاي اطلاعاتي نامه از جمله زمان و IP |
| امکان تهيه گزارش مربوط به سوابق نامه ها شامل نامه هاي عطف، پيرو و جوابيه |
| توليد گزارشهاي آماري بر اساس نام و نوع موسسه، ايجاد کنندگان و تاييد کنندگان نامه، به تفکيک واحد يا پست سازماني، براساس سطح محرمانگي يا نحوه ارسال و دريافت و … |
| امکان گزارش گيري و مشاهده نامه هاي دردست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ |
| امکان مشاهده، فيلتر، جستجو و تهيه گزارش ازLog file |
| امکان جستجوي نامه ها بصورت پارامتريک بر اساس کليه فيلدهاي اطلاعاتي بصورت تک فيلد يا ترکيب چند فيلد اطلاعاتي |
| امکان اعمال فيلترهاي ساده و پيشرفته روي ليست نامه ها ( و ليستهاي ديگر). جستجوي نامه ها بر اساس کليد واژگان |
| انتساب کليد واژگان فارسي و انگليسي به نامه ها و استفاده از آنها در جستجوي نامه |
| امکان مشاهده مشخصات و متن نامه و پيوستهاي آن بعد از جستجو يا فيلتر |
| امکان تعيين ريز عملياتي که بايد براي آنها سوابق (Log )تهيه و نگهداري شود |
| امکان تعريف فرمهايي به شکل نظام پيشنهادات |
| Version Control امکان تغيير ضمايم, نسخه گذاري |
| امکان ارسال پيامهاي فوري (Instant Message)براي کاربراني که وارد برنامه شده اند |
| امکان وابسته کردن يک سند با نوع دلخواه به هر Task (مانند نامه و ساير مستندات مورد نياز يک سازمان) |
| امکان مشاهده کاربران فعال در حال حاضر با امکان Refresh شدن لحظه اي |
| هشدار اتوماتيک از طرف سيستم براي اعلام زمان انجام Task و امکان به تعويق انداختن اين زمان |
| ايجاد هشدار دهنده (Reminder)براي دادن هشدار و امکان اتصال آن به يک Task |
| امکان به تعويق انداختن زمان هشدار يا متوقف کردن هشدار دهنده |
| امکان تعریف عملیات میانبر |
| امکان ثبت عمليات انجام شده توسط کاربران مختلف درLog file |
با درود. ممنون از نکته ای که گفتید. در واقع RFP درخواستی برای ارائه یک پیشنهاد فنی است. منظور ما هم همین بوده است و میخواستیم عنوان کنیم کسی میخواهید نرم افزار اتوماسیون اداری بخرد میتواند از این پیشنهاد استفاده کند.
با سپاس
سلام عزیزم RFP همون پروپوزال نیست و با هم فرق دارند یا علی