نقش نرم افزار bpms در هرم تعالی سازمانی
همانطور که قبلا گفتیم حرکت به سوی تعالی سازمانی چندین فاز و مرحله دارد که بر آن شدیم تا با نگاهی اجمالی اجرای این فازها را بررسی کنیم. ضمن اینکه نقش نرم افزار bpms در هرم تعالی سازمانی به صورت اجمالی بیان می‌شود.
فاز اول – شناخت فرمهای پایه
در فاز اول فرمهای پایه بایستی ساخته شود. یکی از ساده ترین و در عین حال حساس‌ترین از بخشهای کار، ایجاد فرمهای اولیه است که حتی الامکان به لحاظ طراحی و پیاده سازی بایستی جامع و کامل در نظر گرفته شود. وجود ضوابط در ورود اطلاعات و کنترلهای لازم در خصوص میزان اعتبار اطلاعات (Data Validation) الزامی است. به عنوان مثال ورود اطلاعات رسید انبار، ثبت اطلاعات فاکتور فروش، ثبت اطلاعات قرارداد و موارد مشابه اینچنینی در این بخش قابل استفاده است. نکته‌ای که در طراحی فرم‌ها فراتر از اعتبارسنجی اطلاعات بایستی در نظر گرفت، امکان آنالیز محتوایی فرم‌ها و هدایت کاربر در جهت ورود اطلاعات صحیح است. به عنوان مثال اگر در فرمی می‌خواهیم اطلاعات شهرستان مرتبط با استان را وارد کنیم حتما این آنالیز بایستی صورت بگیرید که اگر استان فارس وارد شد حتما بایستی اطلاعات شهرستان‌های فارس قابل انتخاب باشد و اشتیاهی شهری از تهران انتخاب نشود. این گزینه در نرم افزار کتیبه به عنوان هدایت کاربران در نظر گرفته شده است.
هرم تعالی سازمانی
فاز دوم – شکل گیری MIS
در فاز دوم سیستمهای MIS وجود دارند که با ایجاد قالب و دسته بندیهای مختلف روی داده‌های فاز اول، اطلاعات مورد نیاز مدیران را استخراج می‌کنند. ایجاد گزارش و نمودار از خروجی این بخش است. به عنوان مثال گزارش کارت مشتری، کاردکس، تراز آزمایشی نمونه‌ای از خروجی این فاز هستند.
فاز سوم – DSS
در فاز بعدی حرکت به سوی تعالی سازمانی، سیستمهای پشتیبانی تصمیم (DSS) وجود دارد که شما را قادر می‌کند با پایش اطلاعات در لایه‌های پایین تر قدرت پردازش بهتر و در نتیجه قدرت تصمیم گیری سازمانی مناسبتر داشته باشید. این تصمیم گیری با دریافت بازخورد از محیط و تعریف پارامترهای پویا در جهت خبرگی تصمیم گیری، بایستی رویکردی یادگیرنده به سازمان بدهد. به عنوان مثال تصمیم گیری روی نحوه فروش به مشتری می‌تواند مثال مناسب‍ی از این بخش باشد و یا آنالیز رفتار پرسنل در جهت اعطای وام مثال دیگری از این حالت است.
فاز چهارم – داشبوردهای مدیریتی
در بالاترین سطح هرم تعالی سازمانی، داشبورد مدیریتی قرار دارد که با چگالی و سطح انتزاع دانش بالا، وضعیت جاری و البته چشم انداز سازمان را به مدیران ارشد ارائه می‌دهد. در هر مرحله مدیران قادر خواهند بود در صورت نیاز به دانستن جزئیات، به لایه های پایین تر و حتی فرمهای جزیی ورود اطلاعات وارد شوند. امکان Forecasting و یا پیش بینی وضعیت آینده سازمان یکی از خروجی‌هایی است که در این بخش قابل رویت است.
این ۴ سطح هرم تعالی سازمانی در صورت نگرش صحیح و حساب شده، با نرم افزار BPMS قابل انجام است. در صورتیکه MIS موجود باشد نرم افزار BPMS قادر است با خواندن اطلاعات یکپارچکی اطلاعاتی و یا تکامل MIS را ایجاد نماید. جای شکی نیست که بزودی نرم افزار فرایند ساز BPMS به عنوان هسته اصلی نرم افزارهای سازمانی و فرایندی جایگاه خود را در سازمان محکم‌تر می‌کند.
