یکی از اهداف نرم افزار BPMS، ایجاد یکپارچگی بین نرم‌افزارهای مختلف موجود در سازمان میباشد. ممکن است برخی از نرم‌افزارهای موجود در سازمان بدلیل بعضا ذات MIS و یا عدم تغییر و انعطاف در ساختار نرم افزار به مرور نفوذ خود را از دست بدهند. از طرفی وجود اطلاعات سالهای مختلف در این نرم‌افزارها و یا مشکلات هزینه ای خرید نرم افزار جدید امکان مهاجرت به سیستمهای جدید سخت باشد. بعضا هم دیده شده است که مالک فرایند قدیم در حوزه کاری خود رضایت کافی از نرم افزار را دارد و سیستم به صورت جزیزه مستقل درست كار مي‌کند، ولی با دید یکپارچگی سازمانی و ارتباط با زیرسیستمهای دیگر مشکل وجود داشته باشد. به همین دلیل مالک فرایند مورد نظر مقاومت در تغییر سیستم خواهد کرد. حال با توجه به توسعه شرکتها و سازمانها در حوزه مدیریت دانش (Knowledge Management)، سیستمهای تصمیم گیر (DSS) و تعالی سازمانی، نیازهای جدید مطرح می شود که با توجه به موارد مطرح شده بالا، سرعت این توسعه را کم می کند.
وب سرویس چیست؟
وب سرویس ها برنامه هایی (یا قطعه کد) هستند که به صورت وب بیس در دسترس بوده و از طریق پروتکل های استانداردی مانند HTTP به انتقال و مبادله اطلاعات با سایر برنامه های کاربردی سازمان می‌پردازند. اساس کار وب سرویس (Web Service) ها بر پایه دریافت و تولید پیغام بنیان گذاری شده است. در واقع وب سرویسها در جهت یکپارچه کردن برنامه های کاربردی از ارسال و تبادل اطلاعات استفاده می‌کنند.
روش استفاده از وب سرویس ها در یکپارچگی اطلاعات در BPMS
نرم افزار BPMS از چند روش برای برقراری ارتباط با زیر سیستمها پشتیبانی می‌کند. یک روش استفاده اتصال به لایه بانک اطلاعاتی (Data Layer) میباشد. این روش با ایجاد یک اتصال (Connection) امکان فراخوانی اطلاعات از سایر سیستمها را میسر می کند. ایرادی که این روش دارد نیاز به دانستن ساختار جداول و عملکرد قواعد تجاری مربوط به نرم افزار قدیمی می باشد. هر چند این روش به لحاظ تکنیکال قابل انجام است ولی معمولا به دلیل پیچیدگیهای استفاده از قواعد تجاری پیاده سازی آن زمانگیر خواهد بود. روش بعدی استفاده از web service می باشد. معمولا شرکتهای معتبر برای جذب مشتری بیشتر و اتصال نرم افزار خود با سایر زیرسیستمها دیگر و رضایت بیشتر مشتری، web service متعدد ارائه میدهند. به کمک این web service که قابل فراخوانی در نرم افزار BPMS است بدون نیاز به داشتن دانش از ساختار جداول و بانک اطلاعاتی نرم افزار قدیمی، امکان یکپارچگی اطلاعاتی میسر خواهد شد. به بیان دیکر bpms و وب سرویس در جهت تکامل زیرسیستمها با حفظ یکپارچگی اطلاعات قدم برمیدارند.
یک مثال برای درک بهتر نقش وب سرویس در یکپارچگی
برای درک بهتر یک مثال می‌زنیم. فرض کنید در یک نرم افزار انبار (و نه در نرم افزار BPMS) مطابق روال ورود و خروج کالا در انبارها ثبت میگردد. در هر لحظه امکان دریافت گزارش موجودی هر کالا وجود دارد. فرایند دیگری به نام درخواست کالا توسط نرم افزار BPMS ساخته می شود. این درخواست بایستی با بررسی موجودی کالاهای درخواستی در انبار اقدام به تحویل کالا و یا درخواست خرید کالا کند. به بیان دیگر در صورتیکه موجودی کالای درخواستی از موجودی انبار کمتر بود اقدام به درخواست خرید و مطابق گردش کار (workflow) مصوب صورت پذیرد. آنالیز موجودی انبار توسط وب سرویس قابل انجام است. این وب سرویس در تصمیم گیری قابل استفاده خواهد بود و مسیر حرکتی گردش کار را تعیین می‌کند.
