چرا نرم افزار BPMS ؟
براي فائق آمدن بر مشكلات فرایندی کسب و کار سازمانها چندين روش وجود دارد. اولین راه حل شناسایی شركت‌هایی است كه در رابطه با فرایند مورد نظر شما نرم‌افزار استاندارد (Standard Package) تولید كرده باشند. در مناسبترین حالت میزان هم‌پوشانی نرم‌افزار مورد نظر با فرایندهای جاری سازمانی شما حدود ۷۰ درصد خواهد بود كه عدد قابل قبولی است. با رشد و بالغ شدن سازمان شما و با توجه به استاتیک بودن این نرم افزارها (كه اصولا با نگرش MIS پیاده‌سازی شده‌اند) و عدم رشد این نرم افزارها در جهت بومی‌سازی فرایندهای جدید، میزان هم پوشانی این نرم افزار با سازمان شما به تدریج كاهش می‌یابد. در صورت خرید نرم افزار جدید، این مشكل به مرور مجدد تكرار خواهد شد. مشخص است كه این روش می‌تواند یك سیكل نامحدود داشته باشد و دوباره این سناریو از ابتدا با شناسایی شركت تولید کننده جديد شروع خواهد شد. ضمن اینكه هزینه مهاجرت از سیستم قدیم به سیستم جدید هزینه‌های زیادی از جمله گم شدن اطلاعات قدیمی، آموزش و استقرار، هزینه خرید خود نرم افزار و … را به سازمان تحمیل خواهد كرد. البته در خيلي از موارد نرم افزارهاي استاندارد نيز خوب عمل مي كند. برای آگاهی بیشتر حتما مقاله مزایا و معایب استفاده از BPMS نسبت به نرم افزارهای استاندارد را بخوانید.
دومین راه حل ایجاد واحد برنامه نویسی با استخدام یک یا چند برنامه نویس زبده است. به طور طبیعی، تولید نرم افزار در حوزه كاری شركت های نرم افزار بوده و فرایند پیچیده تولید نرم‌افزار فقط با استخدام یك یا چند برنامه نویس مقدور نیست. بلكه نیازهای تحلیل، طراحی، مستندسازی و از همه مهم تر تست سیستم توسط تیم برنامه نویسی مقدور نخواهد شد (هر چند این توقع غیر منطقی توسط مدیران غیر انفورماتیكی معمولا وجود دارد كه تمام این كارها در شرح كار برنامه نویس گنجانده شود) در شروع كار ممكن است خروجی‌های سطحی خوبی نیز ایجاد شود. ریسک اجرای این پروژه عدم شناسایی تیم متخصص این كار و ریسك بعدی وابسته بودن به شخص (و نه به سیستم) است كه با رفتن برنامه نویس معمولا به دلیل عدم مستندسازی سورس كد و سایر موارد پروژه شكست خواهد خورد. همچنین قیمت تمام شده این كار در مقایسه با روش اول بسیار بالاتر است. اگر تمايل داريد چالشهاي كار با برنامه نويس و روش استفاده از نرم افزار BPMS را بدانيد مقاله چالش برنامه نویسان و BPMS را حتما بخوانيد.
پاسخ به سوال چرا نرم افزار BPMS راه حلی است ما بین این دو روش. سازمان و یا شركت شما می‌تواند بدون داشتن دانش انفورماتیك سطح بالا مشكلات فرایندی خود را حل كند. ضمن اینكه با توجه به وجود ابزارهای مولد، با بلوغ سازمانی شما، این فرایندها قادر به رشد خواهند شد.
مزایای استفاده از نرم افزار BPMS (مديريت فرايندهای كاري):
●ارتباط سیستم مديريت فرايند با سایر سیستم‌های موجود در سازمان و اجتناب از تولید سیستم های جزیره‌ای. با توجه به ارتباطی كه نرم افزار فرایند ساز (BPMS) با سایر زیرسیستمها برقرار می‌كند، منشاء اطلاعاتی يك سورس واحد خواهد بود و افزونگی اطلاعات (Redundancy) وجود نخواهد داشت.
●امكان انجام بهتر و سریع تر كارهای محول شده. با نرم افزار BPMS با توجه به اینكه دارای موتور اعتبار و سنجش اطلاعات است، بسیاری از كنترلها توسط خود bpms انجام مي‌شود.
● ارائه آمار واقعی سیستم و در صورت نیاز مهندسی مجدد. با توجه به اینكه اطلاعات در سیستم بروز است هر لحظه امكان پایش اطلاعات وجود دارد.
● سمت محوری در سازمان در مقابل با شخص محوری تقویت می‌شود. عدم وابستگی سازمان به نفرات با توجه به توليد حافظه سازمانی از دیگر مزایاي نرم افزار BPMS است.
● تزریق قواعد كاری موجود در سازمان(Business Rules) به عنوان قوانین هوشمند و پویای سازمانی. اين قواعد در قالب هوش سازمانی از فرایندهای موجود استخراج و در موتور BPMS تزریق خواهد شد.
● كاهش هزينه خريد و توسعه نرم‌افزارهاي سازمان. با توجه به این نكته كه با BPMS قادرید فرايندهاي پيچيده را خلق كنيد، نيازي به خريد نرم افزار و هزينه‌هاي بالاي آن وجود نخواهد داشت.
● شناسایی گلوگاه‌ها و ارزیابی عملكرد واحدهای سازمانی.
●حركت پويای سازمانی در جهت تبديل شدن از يك سازمان سنگين و پيچيده به يك سازمان چابك و پويا.
● مديريت يادآوري و آلارم. بر اساس قواعد كاري امكان توليد خودكار یادآوری وجود دارد.
● جهش و تعالی سازمانی از یك سازمان مبتنی بر اطلاعات به یك سازمان مبتنی بر دانش و خرد جمعی.
● تسریع تصمیم گیری. با توجه به ایجاد گزارشهای تحلیلی و مدیریتی امکان تصمیم گیری سریع و مناسب وجود خواهد داشت.
یك مثال ساده از اجراي BPMS : فرایند درخواست مرخصی
فرض كنید كارشناس “درخواست مرخصی” خود را به مدیر ارسال كرده است. مدیر بعد از بررسی شرایط اقدام به تائید و یا عودت مرخصی می‌نماید. بعد از تائید، درخواست مرخصی به مسئول ثبت مرخصی ها ارسال شده و در سیستم حضور و غیاب ثبت می‌گردد.
فرض كنید قانونی در سازمان مبنی بر سقف مرخصی ها (مثلا ۳ مرخصی در ماه) در ماه وجود داشته باشد. بنابراین یكی از بررسی هایی كه مدیر بایستی انجام دهد شمارش تعداد مرخصی شخص درخواست كننده در ماه است. همچنین قانون دیگری در خصوص این فرایند وجود دارد. برخی از كارشناسان ارشد از قانون فوق مستثنی هستند كه این پردازش نیز باید توسط مدیر انجام گردد.
در صورتی كه تعداد پرسنل درخواست كننده مرخصی زیاد باشد عملا زمان زیادی از مدیر جهت پردازش های بالا گرفته می‌شود. حال در صورتی كه از یك سیستم فرایندی هوشمند استفاده نمایید با استفاده از قوانینی كه توسط سیستم قابل تعریف است این پردازش ها بدون صرف زمان انجام پذیر است.
نمونه‌هايي از سیستم های ساخته شده از طریق نرم افزار BPMS :
● مدیریت خرید و تداركات
● مدیریت پروژه
● كنترل و زمان بندی
● مدیریت قراردادها و پیمان
● ثبت مناقصات
● آزمايشگاه
● بایگانی و آرشیو فنی و مهندسی
● مدیریت خدمات پس فروش (CRM)
● سیستم تایم شیت
● سیستم سفارش غذا
● سیستم حمل و نقل دریایی
● سیستم درخواست خدمات عمومی
● سیستم انبار
● سیستم ثبت نام
● سیستم توليد خودكار سند حسابداری از فرایندهاي توليد شده
● سيستم تعميرات
