Automation Reduce

چگونه مقاومت سازمانی جهت اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری را کم کنیم؟

استفاده از نرم افزار برای سازمانهایی که تجربه مکانیزاسیون و استفاده از اتوماسیون اداری را نداشته باشند پروسه خاص خود را دارد. هر چند ممکن است در حوزه های کاری هر واحد نرم افزارهای اختصاصی وجود داشته باشند و مشکلی هم در استفاده از آن نباشد. مثلا ممکن است در واحد مالی سازمان نرم افزار حسابداری استفاده شود و مشکلی هم کاربران واحد مالی برای استفاده از نرم افزار نداشته باشند. یا در حوزه مهندسی نرم افزارهای مرتبط با آنها وجود داشته باشد که به صورت مستقل بدون مشکل در حال بهره‌برداری باشند. ولی با توجه به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری تغییراتی ارتباطاتی در کل سازمان را در نظر دارد کمی روند کار متفاوت است.

عوامل موجود در ایجاد مقاومتهای سازمانی و راهکارهای کاهش مقاومت استفاده اتوماسیون اداری را می توان به دو دسته تقسیم کرد :

  • عوامل مربوط به نرم افزار و فن آوری : این عوامل شامل کارایی، کاربرپسند بودن و قابلیتهای نرم افزار اتوماسیون اداری، زیر ساختهای شبکه و سرور میباشد. طبیعتا اگر نرم افزار اتوماسیون اداری کارایی مناسبی نداشته باشد هر چه قدر هم کاربر تمایل به استفاده از آن داشته باشد دچار عذاب خواهد شد. زیر ساختهای شبکه و کیفیت ارتباطات شبکه ای هم بسیار موثر است. بایستی بستر ارتباطی حداقلهای مورد نیاز استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری را داشته باشد. برای بررسی معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری خوب این بخش را ببینید.
  • عوامل انسانی : عوامل انسانی از چند بابت بایستی بررسی شود. در صورتیکه عوامل مربوط به نرم افزار و بستر سخت افزاری مناسب باشد باز هم ممکن است مقاومت سازمانی وجود داشته باشد. یکی از این عوامل ترس از عدم تسلط و یادگیری نرم افزار اتوماسیون اداری است. این عامل به خصوص برای کارکنانی که سن بیشتری دارند و یا تفکر سنتی دارند بیشتر نمود پیدا میکند. برای رفع این مشکل میتوان در فرایند استقرار آموزشهای بیشتری به این افراد داد. در کنارشان استفاده از نرم افزار را مرور کنید. امکانات ساده تر و مهم نرم افزار اتوماسیون اداری را ذکر کنید. با مرور متوجه میشوید این کاربران به قهرمانان استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان تبدیل شده و نقش راهبردی خواهند داشت! شک نکنید. برخی از کاربران هم مشکلی در استفاده از نرم افزار ندارند ولی با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری احساس میکنند جایگاه سازمانی خود را از دست میدهند. برای حل این مشکل میتوان از سیاستهای تشویقی استفاده کرد و یا حتی در فرایندهای تصمیم گیری از آنها مشاوره گرفت که به نوعی میزان مشارکشان را بالا ببریم. در برخی از موارد هم سیاستهای دستوری راه حل مناسبی خواهد بود.

و اما کلام آخر : برای اجرای بهتر نرم افزار اتوماسیون اداری بایستی با افزایش مشارکت کارکنان در تصمیم گیری و بهبود فرهنگ سازمانی، مقاومت استفاده از نرم افزار را به مرور کم کرد.این یک روند است. حتی در پروسه خرید نرم  افزار اتوماسیون اداری هم مشارکت داشته باشند. البته نقش کارشناسان استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری  را نبایستی در نظر نگرفت. امیدواریم این مقاله توانسته باشد راهکارهای کاهش مقاومت استفاده اتوماسیون اداری را به شما ارائه داده باشد.

این مطلب دارای 2 نظر است

  1. varjavandadmin

    با درود. بله. نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ظاهر شباهتهای زیادی با هم دارند ولی در عمق و نوع خدمات پشتیبانی با هم متفاوت هستد. برای راهنمایی و درک بهتر، لطفا این بخش را مشاهده فرمایید.

  2. مریم جعفری

    سلام. ما میخواهیم نرم افزار اتوماسیون اداری خرید کنیم. سیستمها شباهت زیادی به هم پیدا کرده اند. چطور متوجه بشویم کدام نرم افزار اتوماسیون اداری مناسبتر است؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *