دلیل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بر کسی پوشیده نیست ولی در این بخش سعی می‌کنیم دلیل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به زبان ساده را بیان کنیم تا دوستانی که تمایل به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری دارند بیشتر راغب شوند.
۱– کاستیهای سیستمهای کاغذی
بهتر است اینطور شروع کنیم که زندگی یک شرکت بدون اتوماسیون اداری چگونه است. شاید بتوانیم به مهمترین دلیل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برسیم. در صورتی که از اتوماسیون استفاده نکنیم، مجبوریم برای انجام کارها و رد بدل شدن اطلاعات از کاغد استفاده کنیم. در سیستم کاغذی کارشناسان و مدیران فنی با حجم زیادی از داده‌ها مواجه هستند که جهت مقایسه، تجزیه و تحلیل، تصمیم‌گیری و اقدام به موقع مورد استفاده قرار می‌گیرند. حجم بالا، لزوم اطمینان از صحت، دشواری بایگانی و نگهداری نامناسب و در آخر سرعت کم در دستیابی به اطلاعات، کاستیهای یک سیستم دستی (هر چند فراگیر و دقیق) است. در اینجا پرسش‌های زیر در ذهن فعالان سیستم پیش می‌آید:
- وقتی با مقدار زیادی داده رو به رو هستيم، چطور عمل كنیم كه بازده پايين نیاید؟
- گزارش‌هاي خاص و تحلیلی مورد نیاز را چطور به دست بیاوریم؟ استخراج اطلاعات چگونه است؟
- برای بررسی روند حركتی فرايندهاي سازمان و در نهايت مهندسی مجدد چگونه از اطلاعات بهره‌برداری كنیم؟
در این مرحله از روند تکامل سیستم، تفکر استفاده از ابزارهای کامپیوتری و نرم‌افزاری برای مرتفع نمودن کاستیهای مزبور شکل گرفته و سازمانها در این جهت گام برداشته‌اند.
۲– چرا از کاغذ استفاده می‌کنیم!؟
بنا به تعریف ویکی پدیا کاغذ به ماده‌ای گفته می‌شود که از خمیر کتان یا پنبه یا کنف یا چوب یا ضایعات کشاورزی یا بعضی گیاهان مثل بامبو و… ساخته شود و به کار نوشتن یا کشیدن یا ساختن شی ء سه بعدی آید و در اصطلاح علمی عبارت است از تراکم الیاف سلولزی که به‌طور نامنظم داخل یکدیگر شده و در نتیجه یک مادهٔ فشرده را می‌دهد که در ابعاد و اوزان مختلف به دست می‌آید. کاغذ از زمان اختراع آن تا به امروز قابل اعتمادترین وسیله انتقال اندیشه بشر بوده است و نقش مهمی در جمع‌آوری و ذخیره اطلاعات و دانش بشر که نتیجه‌ای از تجربیات و تفکرات اوست دارد. به طور کلی كاغذ به عنوان یك مديا چند وظیفه را به عهده دارد كه عبارتند از :
- مشخص نمودن مراحل انجام كار و ترتیب آنها.
- تفكیك اطلاعاتی كه در هر مرحله بايد ثبت شود.
- افراد انجام دهنده هر مرحله.
در نتیجه سیستمی مي‌بايست طراحی و تولید شود كه وظايف فوق را به عهده بگیرد، یعنی : سیستم نرم‌افزاری بدون كاغذ ( Paperless) .
۳- برتری سیستم نرم‌افزاری بدون كاغذ بر سيستمهاي كاغذی:
- با كمتر شدن مصرف كاغذ به حفظ محیط زیست و كاهش هزينه‌هاي خرید كاغذ كمك مي‌شود.
- حین انجام مراحل كار، اطلاعات مورد نیاز نیز ثبت مي‌شود.
- اطلاعات نرم‌افزار به روز است.
- احتمال بروز خطا كاهش مي‌یابد. ( به دلیل عدم نیاز به ورود اطلاعات از روی كاغذ توسط اپراتور و كنترلهايي كه در هنگام ورود اطلاعات انجام مي‌پذیرد )
- به حداقل رساندن وابستگی به اصل اسنادی كاغذی.
- امكان پیش عملكرد سازمان ( به واسطه ثبت اطلاعات حین انجام هر مرحله از كار ).
- امكان مدیریت و پیش لحظه‌ای.
۴- گردش كار(Workflow) :
تعریف گردش کار : تسهیل یا خودسازی کامپیوتری تمام یا بخشی از یک فرایند کاری مربوط به هر زیر سیستم را گردش کار می‌گویند . به عبارت دیگر : طراحی و تعریف مراحل انجام هر کار به عنوان ایستگاههای کاری با تعیین مجری (مجریان) آن، به انضمام شرط انتقال کار بین ایستگاههای کاری مطابق با روالها ، رویه‌ها و دستورالعملهای سازمان (مربوط به فعالیتهای یک زیرسیستم) گردش کار گفته می‌شود.
برای تولید گردش کار ابزارهای زیر مورد نیاز است :
- ابزار فرم‌ساز كه بدون نیاز به تیم تولید و پشتیبانی نرم افزار فرايندهاي سازمان به صورت فرمهاي كامپیوتری در سیستم طراحی و پیاده‌سازی شود .
- با توجه به گردش كار در سطح كلیه زیر سیستم‌ها مي‌بايستي امكان فراخوانی اطلاعات از ساير زیر‌سیستم‌ها و پرهیز از تولید سيستمهاي جزیره‌ی در نظر گرفته شود.
- امكان تعریف روال و تعیین شرط بری حركت بین ايستگاههاي كاری بايد در نظر گرفته شود.
- امكان تعریف خطوط كاری سری و موازی بری روالها.
- امكان مشاهده لحظه‌ی روال انجام كار.
- با توجه به تعریف كلیه مراحل فرايند ، انجام عملیات بدون دخالت نیروی انسانی و به صورت هوشمند قابل انجام است.
- وجود محیطی به عنوان كارتابل برای دریافت كارهايي كه باید انجام شود.
۵- یك مثال : فرايند درخواست و تائید مرخصی:
فرم درخواست مرخصی عیناً در نرم‌افزار توسط ابزار فرم‌ساز ساخته می‌شود .روال حرکتی درخواست مرخصی بری افراد سازمان تعریف می‌گردد . ممکن است برای درخواست مرخصی شرایطی وجود داشته باشد ( مثلاً تعداد مرخصی‌ها در ماه و یا سال و سایر موارد) که بایستی توسط راهبر سیستم انجام گردد .
بعد از پر‌کردن فرم درخواست مرخصی و ارسال آن به طور اتوماتیک برای نفر بعد، شخص دریافت کننده درخواست مرخصی در کارتابل خود این موارد را مشاهده می‌نماید . در این مرحله با توجه به تعریف فرایند در صورتیکه تعریف شده باشد که شخص می‌تواند درخواست را تائید کند و یا تائید نکند روال مورد نظر انجام می‌گردد . ضمن اینکه شخص می‌تواند با استفاده از ابزار گزارش‌ساز، اطلاعات مورد نظر خود را در مورد آمار مرخصی شخص درخواست‌کننده مشاهده نماید.
این کار تا پایان عملیات و ثبت در سیستم مرخصی‌ها انجام می‌پذیرد و بعد از ثبت اطلاعات به صورت قفل شده نمایش داده می‌شود . ضمن اینکه در هر مرحله با ارسال به نفر بعدی و مشاهده آن توسط نفر بعدی ، اطلاعات برای نفر قبلی قفل می‌گردد . هر شخص می‌تواند درختواره حرکتی نامه را با زمان ارسال و اقدام، ببیند.
می‌توان با توجه به ورود اطلاعات در فرمها ، اطلاعات آنها را آنالیز کرده و مشکلات مربوط به این روال را پیدا کرد.
هر شخص به طور میانگین در هر هفته یک‌بار مرخصی می‌گیرد . (مرخصی ساعتی) در سیستم دستی بایستی : ۱) فرم کاغذی پر کند . ۲) فرم را به منشی یا نفر بعدی بدهد . ۳) منشی نیز طبق روال به نفر بعدی می‌فرستد . در حالتی که این برگه گم نشده باشد حداقل نیم ساعت برای این فرایند هزینه شده است . برای شرکتی در حدود ۵۰ نفر در طول ماه و به ازای هزینه ساعتی میانگین ۳۰۰۰ تومان(قیمتها در زمان مشاهده مقاله حتما بیشتر است!) در ساعت داریم :
۳۰۰،۰۰۰ + هزینه كاغذ = ۴ * ۱ * ۵۰ * ۱۵۰۰ + هزینه كاغذ = هزینه ماه
در طول سال داریم عدد فوق در ۱۲ ضرب می‌شود یعنی بدون احتساب هزینه کاغذ سالی ۳،۶۰۰،۰۰۰ تومان! حال به ازای برخی دیگر از فرایندها مثل ماموریت ساعتی و روزانه، مرخصی روزانه، درخواست چک، درخواست بلیط و… این موارد قابل محاسبه است.
در مجموع دلیل استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در دو بعد کاهش هزینه سازمان و بهبود زمان دسترسی به اطلاعات خلاصه می‌شود. با اتوماسیون سازمان شما چابکتر خواهد بود.
