کاهش هزینه با اتوماسیون اداری کتیبه

کاهش هزینه با اتوماسیون اداری چگونه صورت میگیرد؟

۱کاستیهای سیستمهای کاغذی

در سیستم کاغذی کارشناسان و مدیران فنی با حجم زیادی از داده‌ها مواجه هستند که جهت مقایسه ،تجزیه و تحلیل، تصمیم‌گیری و اقدام به موقع مورد استفاده قرار می‌گیرند. حجم بالا، لزوم اطمینان از صحت، دشواری بایگانی و نگهداری نامناسب و در آخر سرعت کم در دستیابی به اطلاعات، کاستیهای یک سیستم دستی (هر چند فراگیر و دقیق) است. در اینجا پرسشهای زیر در ذهن فعالان سیستم پیش می‌آید:

  • وقتی با مقدار زیادی داده رو به رو هستيم ، چطور عمل كنیم كه بازده پايين نیاید؟
  • گزارشهاي خاص و تحلیلی مورد نیاز را چطور به دست بیاوریم؟
  • برای بررسی روند حركتی فرايندهاي سازمان و در نهايت مهندسی مجدد چگونه از اطلاعات بهره‌برداری كنیم؟

در این مرحله از روند تکامل سیستم، تفکر استفاده از ابزارهای کامپیوتری و نرم‌افزاری برای مرتفع نمودن کاستیهای مزبور شکل گرفته و سازمانها در این جهت گام برداشته‌اند.

۲فلسفه استفاده از كاغذ چیست؟

كاغذ به عنوان یك مديا چند وظیفه را به عهده دارد كه عبارتند از :

  • مشخص نمودن مراحل انجام كار و ترتیب آنها.
  • تفكیك اطلاعاتی كه در هر مرحله بايد ثبت شود.
  • افراد انجام دهنده هر مرحله.

در نتیجه سیستمی مي بايست طراحی و تولید شود كه وظايف فوق را به عهده بگیرد، یعنی : سیستم نرم‌افزاری بدون كاغذ ( Paperless) .

۳- برتری سیستم نرم‌افزار بدون كاغذ بر سيستمهاي كاغذی:

  • با كمتر شدن مصرف كاغذ به حفظ محیط زیست و كاهش هزينه‌هاي خرید كاغذ كمك مي‌شود .
  • حین انجام مراحل كار، اطلاعات مورد نیاز نیز ثبت مي‌شود.
  • اطلاعات نرم‌افزار به روز مي‌باشد .
  • احتمال بروز خطا كاهش مي‌یابد. ( به دلیل عدم نیاز به ورود اطلاعات از روی كاغذ توسط اپراتور و كنترلهايي كه در هنگام ورود اطلاعات انجام مي‌پذیرد )
  • به حداقل رساندن وابستگی به اصل اسنادی كاغذی.
  • امكان پیش عملكرد سازمان ( به واسطه ثبت اطلاعات حین انجام هر مرحله از كار ).
  • امكان مدیریت و پیش لحظه‌ای.

۴- گردش كار(Workflow) :

تعریف گردش کار : تسهیل یا خودسازی کامپیوتری تمام یا بخشی از یک فرایند کاری مربوط به هر زیر سیستم را گردش کار می‌گویند . به عبارت دیگر : طراحی و تعریف مراحل انجام هر کار به عنوان ایستگاه‌های کاری با تعیین مجری (مجریان) آن، به انضمام شرط انتقال کار بین ایستگاههای کاری مطابق با روالها ، رویه‌ها و دستورالعملهای سازمان (مربوط به فعالیتهای یک زیرسیستم) گردش کار گفته می‌شود.
برای تولید گردش کار ابزارهای زیر مورد نیاز است :

  • ابزار فرم‌ساز كه بدون نیاز به تیم تولید و پشتیبانی نرم افزار فرايندهاي سازمان به صورت فرمهاي كامپیوتری در سیستم طراحی و پیاده‌سازی شود .
  • با توجه به گردش كار در سطح كلیه زیر سیستم‌ها مي‌بايستي امكان فراخوانی اطلاعات از ساير زیر‌سیستم‌ها و پرهیز از تولید سيستمهاي جزیره‌ی در نظر گرفته شود
  • امكان تعریف روال و تعیین شرط بری حركت بین ايستگاههاي كاری بايد در نظر گرفته شود .
  • امكان تعریف خطوط كاری سری و موازی بری روال‌ها .
  • امكان مشاهده لحظه‌ی روال انجام كار.
  • با توجه به تعریف كلیه مراحل فرايند ، انجام عملیات بدون دخالت نیروی انسانی و به صورت هوشمند قابل انجام است .
  • وجود محیطی به عنوان كارتابل برای دریافت كارهايي كه باید انجام شود .

۵- یك مثال : فرايند درخواست و تائید مرخصی :

فرم درخواست مرخصی عیناً در نرم‌افزار توسط ابزار فرم‌ساز ساخته می‌شود .روال حرکتی درخواست مرخصی بری افراد سازمان تعریف می‌گردد . ممکن است برای درخواست مرخصی شرایطی وجود داشته باشد ( مثلاً تعداد مرخصی‌ها در ماه و یا سال و سایر موارد) که بایستی توسط راهبر سیستم انجام گردد .
بعد از پر‌کردن فرم درخواست مرخصی و ارسال آن به طور اتوماتیک برای نفر بعد، شخص دریافت کننده درخواست مرخصی در کارتابل خود این موارد را مشاهده می‌نماید . در این مرحله با توجه به تعریف فرایند در صورتیکه تعریف شده باشد که شخص می‌تواند درخواست را تائید کند و یا تائید نکند روال مورد نظر انجام می‌گردد . ضمن اینکه شخص می‌تواند با استفاده از ابزار گزارش‌ساز، اطلاعات مورد نظر خود را در مورد آمار مرخصی شخص درخواست‌کننده مشاهده نماید.
این کار تا پایان عملیات و ثبت در سیستم مرخصی‌ها انجام می‌پذیرد و بعد از ثبت اطلاعات به صورت قفل شده نمایش داده می‌شود . ضمن اینکه در هر مرحله با ارسال به نفر بعدی و مشاهده آن توسط نفر بعدی ، اطلاعات برای نفر قبلی قفل می‌گردد . هر شخص می‌تواند درختواره حرکتی نامه را با زمان ارسال و اقدام، ببیند.
می‌توان با  توجه  به  ورود اطلاعات در فرمها ، اطلاعات آنها را آنالیز کرده و مشکلات مربوط به این روال را پیدا کرد.
هر شخص به طور میانگین در هر هفته یک‌بار مرخصی می‌گیرد . (مرخصی ساعتی) در سیستم دستی بایستی : ۱)  فرم کاغذی پر کند . ۲)  فرم را به منشی یا  نفر بعدی بدهد . ۳)  منشی نیز طبق روال به نفر بعدی می‌فرستد . در حالتی که این برگه گم نشده باشد حداقل  نیم ساعت  برای  این فرایند هزینه شده است . برای شرکتی در حدود ۵۰ نفر در طول ماه و به ازای هزینه ساعتی میانگین ۳۰۰۰ تومان در ساعت داریم :

۳۰۰،۰۰۰ + هزینه كاغذ = ۴ * ۱ * ۵۰ * ۱۵۰۰ + هزینه كاغذ = هزینه ماه

در طول سال داریم عدد فوق در ۱۲ ضرب می‌شود یعنی بدون احتساب هزینه کاغذ سالی ۳،۶۰۰،۰۰۰ تومان! حال به ازای برخی دیگر از فرایندها مثل ماموریت ساعتی و روزانه، مرخصی روزانه، درخواست چک، درخواست بلیط و… این موارد قابل محاسبه است.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *