کاهش وابستگی به افراد با نرم افزار BPMS با تفکر قائم به سیستم
یکی از مزایای مهم نرم افزار bpms کاهش وابستگی سازمانها به افراد است. به بیان دیگر، با نبود پرسنل به دلیل وابستگی اطلاعاتی به آنها، امکان استفاده مطلوب از اطلاعات فرایند وجود ندارد. تفکر قائم به سیستم مقابل قائم به شخص در BPMS به عنوان یک اصل مهم در نظر گرفته می‌شود. اما تفکر قائم به سیستم مقابل قائم به شخص در BPMS چگونه به وجود می‌آید. هر چند جزئیات این کار با توجه به خود فرایند قابل بررسی است ولی به صورت کلی این کاهش وابستگی ناشی از مکانیزم‌های زیر است:
- اعتبارسنجی اطلاعات: یکی از مشکلاتی که در سیستمهای سنتی وجود دارد این است که کنترلی در ورود اطلاعات توسط کاربران در فرم‌ها وجود ندارد. اگر هم وجود داشته باشد نهایتا در سطح خود فرم‌ها وجود دارد نه در سطح فرایند. همچنین این اعتبارسنجی یکبار تعریف شده و توسط کاربر قابل استفاده خواهد بود. با هر بار تغییرات در اعتبارسنجی، سیستم بروز می‌شود. پس نیازی نیست این قواعد اعتبارسنجی توسط شخصی یاد گرفته شود. خود شخص بایستی خود را با این قوانین مطابقت بدهد.
- امکان ثبت هشتکهای هدایت شده: یکی از نکاتی که در استفاده از نرم افزار فرایند ساز (BPMS) و ورود اطلاعات بایستی در نظر گرفته شود، استفاده از هشتکها و کلیدوازه‌های هوشمند است. بایستی روشی در نرم افزار bpms پیش بینی شود که بتوان کاربران ساده و کم دانش را به کمک قواعد هشتک گذاری که توسط مالک و خبره سیستم تعریف می‌شود، هدایت کرد. با این کار خلق پایگاه دانش از طریق کاربران ساده امکان پذیر خواهد بود. تفکر قائم به سیستم مقابل قائم به شخص در BPMS در این حالت علاوه بر عدم وابستگی به نفر، خبرگی سازمان را نیز در برمی‌گیرد.
- گردش کارهای خودکار: در نرم افزار BPMS با توجه به وجود گردش کارهای خبره و خودکار، مکانیزم‌های تبادل اطلاعات به صورت خودکار وجود دارد. سیاست‌های گردش کار با توجه به نظم و ترتیبی که در سازمان وجود دارد تعریف می‌شود. بنابراین نیازی نیست شخص بداند اقدام بعدی کاری چیست. کافی است فقط کاربر کار خود را تایید کند. سیستم بر اساس مکانیزم‌های گردش کار تصمیم می‌گیرد کار چگونه انتقال یابد. حتی می‌توان با کمک روش‌های هوش مصنوعی، گردش کارها را مطابق با الگورتیم‌های هوشمند مدیریت کرد. این گردش کارها معمولا توسط خبره آن فرایند تدوین و ساخته می‌شود.
- دسترسی به سوابق فرایندها: یکی از معضلاتی که در سازمانها وجود دارد این است که با نبود نفرات درگیر در فرایند امکان دسترسی و ادامه کار وجود ندارد. در نرم افزار bpms با توجه به وجود سوابق در فرم‌های اطلاعاتی و تولید MIS (سیستم مدیریت اطلاعات)، به راحتی در دسترس است. روند کار فرایند در نرم افزار BPMS موجود است و هرکسی با دسترسی که در سیستم دارد می‌تواند سوابق فرایند را مشاهده کند. به عنوان مثال سوابق مذاکره با مشتری توسط کارشناس فروش در صورتی که در نرم افزار BPMS ثبت شده باشد برای مدیر فروش بسیار مهم است. وجود گزارش‌های متنوع که با توجه به نیاز مالک فرایند تولید می‌شود امکان دسترسی به اطلاعات فرایند را تسهیل می‌کند.
- وجود سیستمهای هشدار هوشمند: یکی دیگر از مشکلات موجود در فرایند نبود مدیریت هوشمند هشدار است. در برخی از موارد پیش میاید با توجه به وجود فیلدهایی مبتنی بر زمان و تاریخ بایستی رویدادی در آن تاریخ‌ها هشدار داده شود. به عنوان مثال سررسید قراردادها و زمان وصول مطالبات. معمولا با توجه به انباشت این قبیل کارها، شخص یادش نمی‌ماند که این سررسید چه زمانی است. با وجود سیستم مدیریت هشدار هوشمند این هشدارها به صورت خودکار در زمان تعریف شده به مالک فرایند ارجاع می‌شود.
- تولید داشبوردهای هوشمند بدون دخالت نیروی انسانی: یکی دیگر از وابستگی‌های فرایند به نیروی انسانی، تولید داشبوردهای هوشمند است که معمولا اگر قرار باشد این داشبوردها توسط نیروی انسانی تولید شود زمان زیادی صرف تولید آن خواهد شد. در نرم افزار BPMS با استخراج KPI و یا شاخصهای مورد نیاز مدیریت، با ابزارهای داشبوردساز و BAM این داشبوردها بدون وابستگی به نبروی انسانی تولید شده و در دسترس مدیران قرار می‌گیرد.
با درود
خوب بله. در بسیاری از نرم افزارها هستند. ما هم نگفتیم فقط در نرم افزارهای ما هستند. اصلا فلسفه مکانیزاسیون همین است. منتهی در مبحث مکانیزاسیون مشکلاتی وجود داشت که با بالغ شدن نرم افزارها و نسلهای مختلف نرم افزارهای مدیریت اطلاعات مشکلات استفاده از آنها کم شده است. اینها دلایلی است که باعث تکامل نسلهای مختلف نرم افزارها سده است که آخرین آن نرم افزار bpms است.
سلام. این مواردی که گفتید در بسیاری از نرم افزارها وجود دارد و فقط در نرم افزار Bpms نیست.