کنترل زمانبندی تولید مدارک مهندسی در پروژه‌ها چیست؟

در پروژه‌های مهندسی یکی از وظایف مهم، کنترل زمانبندی تولید مدارک مهندسی است. در برخی از شرکتها این کنترل توسط واحد Document Control Center یا DCC صورت گرفته و در برخی از شرکتها به عهده واحد کنترل پروژه است. اما این کنترلها چیست؟

معمولا برای تولید هر مدرک مهندسی تاریخ تخمینی پیش بینی در نظر گرفته می‌شود. این تاریخ در ابتدای پروژه روی هر مدرک قابل تعریف است(هر چند با توجه به ارتباط اجزای مختلف پروژه ممکن است این تاریخ بروز شود). به محض اینکه وضعیت مدرک نهایی شده تاریخ ترانسمیتال ارسالی به عنوان زمان نهایی تولید مدرک لحاظ شده و با اختلاف بین زمان پیش بینی و زمان واقعی تولید مدرک، تاخیر تولید هر مدرک قابل محاسبه است. بر همین اساس تاخیر کلی تولید مدرک هر پروژه قابل دسترس است.

اما نکته مهم در چرخه تولید مدارک مهندسی، کنترل زمانبندی روی هر وضعیت (Status) مدرک است. با توجه به اینکه هر مدرک چرخه تولید خود با مبتنی بر دیسیپلین و دسته بندی خود را داراست چطور می‌توان این زمانبندی و تاخیر پیشرفت مدرک را رصد کرد؟ بیایید طوری دیگر این چرخه را توضیح دهیم. هر مدرک برای تبدیل به مدرک با وضعیت نهایی (Final Issue) بایستی وضعیت‌های مختلف را تجربه کند. بایستی بتوان طی فرایندی، برای هر مدرک زمانهایی برای طی تغییر وضعیت در نظر گرفت. این زمان می‌تواند نفر ساعتی و یا تاریخی باشد.

نسخه اجرایی کنترل زمانبندی تولید مدارک مهندسی:

راهکار ما استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) کتیبه که با کمک نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) کتیبه غنی گردیده، است. بخش DCC و کنترل نسخه گذاری مدارک از طریق EDMS صورت می‌گیرد. وضعیت مدرک و تاریخ تولید ترانسمیتال از طریق آن ثبت و ضبط می‌شود. از طریق فرایندی به نام “ثبت تخمین وضعیت مدرک”، برای هر مدرک به صورت مستقل تمام وضعیت‌های مدرک با ذکر زمان تخمینی تولید مدرک در آن ثبت می‌شود. دسترسی ثبت این اطلاعات از طریق راهبر سیستم در اختیار واحد DCC و یا کنترل پروژه قرار می‌گیرد. قدم آخر تهیه گزارش تاخیر است. از طریق ابزار گزارش ساز تعبیه شده در BPMS کتیبه می‌توان ارتباط بین فرایند “ثبت تخمین وضعیت مدرک” و “وضعیت مدرک” را برقرار کرد. اختلاف بین زمان ترانسمیتال و زمان تخمینی تولید مدرک، تاخیر آن را به شما ارائه می‌دهد.

ارتباط زمانبندی خرید با بخش مهندسی:

برخی از مدارک مهندسی در پروژه های EPC مربوط به بخش(procurement) P آن است. با کمک نرم افزار BPMS کتیبه فرایند خریدی پیاده سازی می‌شود که می‌توان هر آیتم از خرید را به مدرک مهندسی وصل کرد. زمانبندی خرید هم همانند روش قبل قابل تعریف بوده و می‌توان درک کرد که خریدهای پروژه با چه تاخیری انجام شده است. همجنین اگر خرید مرتبط بر آئین نامه معاملات سازمان باشد، این آئین نامه نیز در قالب فرایندهای BPMS قابل پیاده سازی و اجراست.