گردش مدارک فنی

گردش مدارک فنی و مهندسی در نرم افزار BPMS کتیبه چگونه است؟

قبل از اینکه مدرک در واحد DCC با توجه به استانداردهای تعریف شده قرار بگیرد، در صورتیکه خود سازمان تولید کننده مدرک باشد، بایستی سناریویی جهت تولید و گردش مدارک فنی و مهندسی وجود داشته باشد. معمولا در سازمانها از این گردش به نام “ماتریس گردش مدارک فنی” نام میبرند و توقع بر این است در صورت استفاده از یک نرم افزار گردش کار، ضوابط این ماتریس در نرم افزار قابل پیاده سازی باشد.

  • در ابتدا بایستی فرمی طراحی شود که در برگیرنده اطلاعات مهم با قابلیت جستجو باشد. این اطلاعات شامل نام پروژه، کد مدرک، نام مدرک، تاریخ ایجاد مدرک، مشخصات مدرک همانند Datasheet، Report، Specification و … به همراه دیسیپلین (Discipline) ، دسته بندی (Category) و سایر مشخصات مدرک خلاصه میشود.
  • در مرحله بعدی بایستی ماتریس گردش کار مدارک فنی ایجاد شود. به بیان دیگر بایستی یک Workflow پویا بر اساس مشخصات مدرک ساخته شود. مثلا اگر مدرک با دیسیپلین Mechanical بود بایستی به سمت بخش Mechanical خودکار ارجاع شود. ممکن باشد مدرک با توجه به مشخصات آن و پروژه تخصیص داده شده با آن نیاز به ارائه نقطه نظر (Comments) از سوی سایر دیسیپلینها را نیز داشته باشد. بایستی امکان ثبت نقطه نظرات در هر مرحله در این فرایند وجود داشته باشد. همچنین مشخص شود هر بخش چه نظری و در چه تاریخی داده است. امکان Approve و Reject کردن مدرک در هر مرحله وجود دارد.
  • معمولا نقش واحد به عنوان واحد هماهنگ کننده (Coordinator) نیز در گردش کار مدارک مهندسی دیده میشود. به لحاظ سازمانی این واحد معمولا بالاتر از واحدهای مرتبط با دیسپلینها قرار دارد. ممکن است این بخش نیز نظرات خاص خود در مورد مدرک داشته باشد. پس بایستی در گردش کار حتما ارتباط بین دیسیپلینها و واحد هماهنگ کننده دیده شده باشد.
  • در مرحله بعدی معمولا مدرکی که Approve شده باشد به واحد DCC انتقال داده میشود و شماره مدرک با توجه به روالهای نسخه گذاری و مشخصات مدرک، تولید میشود.
  • ممکن است این مدرک در قالب ترانسمیتال مهندسی به کارفرما یا مشاور و یا سایر ارکان پروژه نیز ارسال گردد. ارتباط بین مدرک تولیدی، ترانسمیتال، کامنت شیتهای احتمالی از بیرون نیز بایستی پیش بینی شده باشد.
  • در صورت تمایل به ثبت پیشرفت وزنی پروژه،  هر مدرک میتواند دارای وزن خاص خود باشد که با تغییر نسخه (ورژن) و بروز شدن وزن مدرک قابلیت نمایش وضعیت پیشرفت فیزیکی پروژه را خواهیم داشت.

مجموعه تراکنشهایی که توضیح داده شد در قالب نرم افزار BPMS و نرم افزار EDMS کتیبه قابل اجرا بوده است. در هر مرحله با توجه به اینکه فرایند توسط نرم افزار BPMS ساخته شده است با توجه به نیاز مشتری به صورت ۱۰۰% قابل کاستامایز شدن است.

این مطلب دارای 4 نظر است

  1. varjavandadmin

    با درود. همانطور که نوشتیم گردش کار اسناد مهندسی توسط نرم افزار BPMS کتیبه ارائه شده است. گردش کار نیز از ماژول Workflow آن استفاده شده است. با توجه به وضعیت فیلدها در فرم گردش کار صورت میگیرد. ممکن است فیلدها در سایر Entityهای نرم افزار وجود داشته باشد که میتوان آن را فراخوانی و بر اساس آن، گردش کار را خودکار بروز کرد.
    با سپاس

  2. علی

    سلام.
    گردش کار اسناد مهندسی چگونه قابل کاستامایز شدن است؟

  3. varjavandadmin

    با درود.
    برای بحث پیشرفت مدرک با توجه به وضعیت مدرک (Document Status) میتوان برای پیشرفت مدرک وزن تعریف کرد. خود مدرک هم که دارای وزن است (نسبت به کل پروژه). پس میتوان هم وضعیت پیشرفت مدرک نسب به وضعیتهای قبلی خودش را درنظر گرفت و هم نسبت به کل پروژه تخمین زد.
    با سپاس

  4. محسن

    در این بخش آیا میتوان وضعیت پیشرفت یک مدرک را کنترل کرد که مطابق با برنامه زمابندی در چه مرحله است؟

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *