دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری

دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری

یکی از چالشهایی که برای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS وجود دارد این است که آیا الزامی برای یکپارچگی این دو نرم افزار وجود دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری که در حوزه ساماندهی مکاتبات قابل بهره برداری است و نرم افزار BPMS هم در حوزه مکانیزاسیون فرایندهای کاری است و شاید در ظاهر ربطی به هم نداشته باشند. بیایید با هم بررسی انجام دهیم تا دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری را ببینیم و بدانیم اگر نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار BPMS از هم جدا باشند سازمان دچار چه مشکلاتی می‌شود:

• رابط کاربری چندگانه: اگر دو نرم افزار جدا باشند کاربر برای استفاده از نرم افزار بایستی پروسه آموزشی حداقل دو برابر حالت عادی را بگذراند. دو رابط کاربری که هر دو دارای شکل و ظاهر خاص خود هستند کاربر را دچار دردسر می‌کند.
• پروسه احراز هویت جداگانه: برای استفاده از دو نرم افزار دو فضای ورود اطلاعات بایستی در نظر گرفت. هر سیستم دارای نام کاربری مستقل است و با عوض شدن رمز و سایر اطلاعات ممکن است کاربر برای ورود به سیستم دیگر دچار دردسر شود. هر چند با یکپارچگی این فضا با Active Directory این مشکل حل می‌شود ولی همه این نرم افزارها این قابلیت را ندارند.
• افزونگی اطلاعات (Redundancy): به طور قطع برخی از اطلاعات در هر دو نرم افزار به لحاظ منطقی یکسان است ولی به منظر فیزیکی جداگانه ذخیره می‌شوند. مثلا اطلاعات شرکت‌هایی که می‌خواهیم به آنها نامه بزنیم(در نرم افزار اتوماسیون اداری) با اطلاعات شرکت‌هایی که می‌خواهیم با آنها قرارداد ببندیم یا فاکتور بزنیم (در نرم افزار فرایند ساز). وجود این افزونگی اطلاعات علاوه بر اشغال فضای سخت افزاری شما صحت اطلاعات مورد نیاز را دچار مشکل می‌کند. به بیان دیگر این اطلاعات قابل اتصال به هم برای استخراج گزارش‌های مدیریتی نیست.
• عدم وجود کارتابل‌های مشترک: هر دو نرم افزار دارای کارتابل مجزا هستند. وجود این کارتابل‌های مجزا باعث سردرگمی کاربر می‌شود. اینکه برای انجام کارهای محول شده دائم بین دو نرم افزار حرکت کنیم برای کاربر مشکل ساز و سخت است. یک اتوماسیون اداری خوب دارای کارتابل مشترک با نرم افزار BPMS است.
• تهیه نسخه پشتیبان از دو نرم افزار به مراتب سخت‌تر از یک نرم افزار است! هر چند عملیات تهیه نسخه پشتیبان خودکار است ولی نگهداری کردن از یک نسخه پشتیبان ساده‌تر از دو نسخه است.
• برای تهیه پایگاه دانش نیاز است کیلد واژه های یکسان داشته باشید. به بیان دیگر ساختار کلیدهای فرایندها یکسان بایستی باشد. در دو نرم افزار این حالت وجود نخواهد داشت.
• نرم افزار مدیریت فرایند مناسب (BPMS) امکان اتصال به نرم افزارهای دیگر سازمان از جمله اتوماسیون اداری را دارد. ولی خواندن از دو بانک اطلاعاتی که حتی ممکن است روی دو سرور جداگانه باشد کند است.

خواندن از دو بانک اطلاعاتی به صورت همزمان باعث کاهش کارایی استفاده از دو نرم افزار خواهد شد

مواردی که ذکر شد بخشی از دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری است و قطعا دلایل بیشتری برای یکپارچگی اتوماسیون اداری و BPMS وجود دارد که در حوصله این مقاله نیست.

و اما یک سوال مهم: اگر ما قبلا نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشیم با این معضلاتی که اشاره شد چاره چیست؟ پاسخ این است که اگر می‌توانید با معضلات اشاره شده کنار بیایید دو نرم افزار مجزا داشته باشید. اما اگر یکپارچگی اطلاعات و راحتی استفاده از نرم افزار مهم است بایستی این دو نرم افزار یکسان باشد. امکان مهاجرت از نرم‌افزارهای اتوماسیون مختلف به نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه وجود دارد و عملیات کانورت اتوماسیون اداری با کمترین میزان ریزش اطلاعات توسط ما قابل انجام است. کافی است یک نسخه از بانک اطلاعاتی نرم افزار اتوماسیون اداری قدیمی خود را به ما بدهید تا به لحاظ امکان مهاجرت بررسی‌های لازم صورت بگیرد. این درست است که مهاجرت از سیستم اتوماسیون جاری به اتوماسیون جدید کمی سخت است ولی با ذکر دلایل یکپارچگی BPMS و اتوماسیون اداری ارزشش را دارد.