امروزه يكي از الزامات سازمانهاي بزرگ ، انعطاف در روالها و گردش اسناد مي‌باشد. با توجه به توسعه استاندارد سازي و روالمند كردن عمليات سازمان (همانند ISO) نياز به سيستمهايي احساس مي‌شود كه بتوان براحتي تغييرات را در خود پذيرا باشند و با ساير روالهاي سازمان ، مطابقت داشته باشند.

معمولا يكي از مشكلاتي كه مديران ارشد سازمان با آن مواجه هستند وجود سيستمهاي جزيره‌اي در واحدهاي سازماني مختلف مي‌باشد كه هر كدام با توجه به نيازهاي آن واحد طراحي و اجرا شده است و هيچ گونه ارتباطي بين آنها وجود ندارد. ورود اطلاعات پايه در هر سيستم به طور مستقل باعث شده تا علاوه بر ورود چند باره اطلاعات ، ارائه گزارشهاي مديريتي يكپارچه نيز مقدور نباشد.

معمولا زيرسيستمهاي توليد شده در سازمانها توسط شركتهاي نرم‌افزاري توليد شده و يا توسط واحد انفورماتيك سازمان نوشته مي‌شود. معمولا در حالت اول تغيير در روالها و فرايندها ، در صورت تائيد ، با هزينه بالا و زمان طولاني انجام مي‌پذيرد و در حالت دوم  وابستگي به دانش انفورماتيك وجود دارد. ضمن اينكه قيمت تمام شده اعمال اين تغييرات توسط واحد انفورماتيك ممكن است بالا باشد.

فرم‌ساز چيست؟

سيستم فرم‌ساز يك ابزار طراحي فرمهاي سازماني مي‌باشد. از مزاياي اين ابزار ، امكان طراحي انواع فرمهاي سازماني با سطح دانش انفورماتيك معمولي مي‌باشد. مزيت ديگر اين ابزار ، اعمال تغييرات بعد از طراحي و حتي گردش اطلاعات با هزينه بسيار پائين مي‌باشد. همچنين اين ابزار قابليت اتصال به سيستم مديريت گردش كار را نيز دارد.

چه كساني به فرم‌ساز نياز دارند؟

اين ابزار براي كليه سازمانها بخصوص سازمانهايي كه استاندارهايي نظير ISO را دارند و يا به سمت تدوين و استاندارد سازي رويه‌هاي خود حركت مي‌كنند مفيد است.