Katibe (Electronic Office Automation)

نرم‌افزار اتوماسيون اداري كتيبه

مقاله نقش اتوماسيـــون در كاهش هزينه‌هـــــاي ســــــــــازمان

مشخصات عمومي كتيبه

• §         گردش انواع مكاتبات داخلي ، وارده و صادره

• §         تعريف انواع انديكاتور و دبيرخانه

• §         تعريف و ارجاع فعاليت و كارهاي اداري با امكان كنترل و پيگيري آنها

• §         كنترل ميزان دسترسي به اطلاعات و عمليات سيستم

• §         امكان تهيه پيش‌نويس نامه و نهايي كردن آن توسط اشخاص

• §         ذخيره‌سازي انواع اسناد سيستم اعم از نامه ، پيوست و … به صورت نامحدود

• §         نمايش وضعيت ورود و خروج كاربران در برنامه همراه با نمودار به تفكيك نام كاربري

• §         ثبت وروديهاي غير مجاز

• §         ايجاد بايگاني شخصي براي نامه‌هاي ارجاع شده براي هر كاربر به صورت جداگانه به صورت درختي با سطح نامحدود

• §         امكان به اشتراك گذاشتن بايگاني شخصي براي كاربران با ايجاد محدوده زماني

• §         مشخصات و اطلاعات سازمانها و اشخاص طرف مكاتبه

• §         امكان تعريف عناوين نامه به صورت درختي

• §         ايجاد چارت سازماني تشكيلات ، مشاغل و پستهاي سازماني

• §         ايجاد كاربران به تعداد نامحدود با سطوح دسترسي مختلف

• §         اطلاعات سازمان يا شخص ارسال كننده يا دريافت كننده

• §         تاريخ و ساعت ثبت نامه به طور اتوماتيك

• §         نامه‌هاي مرتبط اعم از عطف و پيرو

• §         امكان پيوست نامحدود انواع فايل

• §         اسكن تصوير نامه

• §         ثبت تاريخ نامه به صورت شمسي و ميلادي

• §         پرينت نامه در سربرگ و يا كاغذ قابل انتخاب از سوي كاربر

• §         توزيع نامه‌هاي وارده به كارتابل اشخاص و پيگيري و ايجاد مهلت اقدام براي آنها

• §         ثبت زنجيره نامه‌هاي عطف - پيرو و همچنين ديد جدولي نامه‌ها بر اساس موضوع

• §         ايجاد گروهاي كاري و كاربري جهت راحتي كاربر در بخشهاي مختلف

• §         ايجاد گزارش خلاصه كارتابل و پيگيري در صفحه شروع برنامه مبني بر تعداد نامه‌ها ، سررسيد

• §         امكان خارج نمودن كاربر از نرم‌افزار توسط مدير سيستم

• §         اعلام موافقت و يا عدم موافقت از سوي ارجاع دهنده

• §         اعلام پايان كار از سوي ارجاع شونده

• §         مشاهده درختواره ارجاعات نامه

• §         ثبت اقدامات انجام شده كاربر بر روي نامه به صورت نامحدود

• §         تعيين پستهاي مختلف براي يك شخص

• §         امكان ارائه خروجي به فرمتهاي Excel , Text , dbf

• §         ارائه ابزار طراحي گزارش

• §         امكان تعريف نامحدود دبيرخانه هاي يك سازمان

• §         امكان ثبت و نگهداري اطلاعات پرسنل و تعريف پست هاي سازماني

• §         تعريف طرف مكاتبات (شركتها و اشخاص)

• §         امكان ايجاد كارتابل براي هر يك از اعضاء

• §         توانايي دريافت مستقيم متن نامه از طريق انواع اسكنر ، فكس و email

• §         تعريف محدوده دسترسي به نوع نامه از نظر عادي ،محرمانه ،خيلي محرمانه و ...

• §         امكان ارسال پيام در سطح سازمان و الصاق پيوستهاي چند رسانه‌اي

• §         توانايي تعريف سلسله مراتب جهت ارجاع نامه و تعيين سطح ارجاع كاربران در مجموعه

• §         امكان ثبت و بايگاني تصوير و كليه اطلاعات فني و نقشه‌ها

• §         فعال شدن اتوماتيك برنامه يادآوري هنگام ورود به برنامه

• §         مشاهده گزارش خلاصه كارتابل در ابتداي ورود به برنامه

• §         مشخص نمودن نامه‌هايي كه تاريخ انتظار و جوابگويي آنها گذشته است

• §         تفكيك نامه هاي مشاهده نشده از ساير نامه‌ها در محيط كارتابل

• §         امكان تعريف الگو جهت نامه هاي صادره و داخلي و كليه فرم‌هاي مورد نياز سازمان

• §         امكان ارجاع نامه در يك زمان براي چند كاربر يا كليه كاربران

• §        پشتيباني  از قلم نوري

• §         امكان ارتباط نامه‌ها با هم بصورت دو طرفه (نامه‌هاي مرتبط)

• §         امكان link نرم ‌افزار اتوماسيون اداري با ساير نرم‌افزارهاي ورجاوند از جمله حسابداري مالي

• §         امكان تعيين فرمول شماره انديكاتور

• §         دفتر تلفن شخصي براي هر يك از كاربران بصورت جداگانه

اتوماسيون Offline ابزار مديريت زمان

مشخصات ويژه كتيبه

¨       امكان فراخواني الگوهاي متني و فراخواني از فرمهاي نامه

¨       امكان تعريف فرآيندهاي سيستم از جمله درخواستهاي مرخصي ، ماموريت ، خريد كالا و ...

¨       امكان گزارش‌گيري پيشرفته در فرآيندهاي سيستم

¨       تعيين انواع روالها در فرآيندها به صورت موازي يا سريال

¨       امكان تخصيص دسترسي ارجاع پس از ارجاع نامه

¨    ايجاد پيام‌رسان داخلي با امكان مشاهده Online و درج زمان مشاهده گيرنده توسط سيستم به همراه ارسال فايل و مشاهده انواع  smileهاي متنوع

¨       دفترچه تلفن عمومي و شخصي

¨       امكان ارجاع صوتي

¨       تعيين كار (Task)  به همراه تعيين زمان يادآوري

¨       هوشمندسازي رفتار كارتابل و پيگيري بر اساس كارهاي از پيش‌تعريف شده

¨       امكان تعيين پرچمهاي مختلف جهت علامت‌گذاري در كارتابل و پيگيري

¨       امكان ارجاع يك نامه به چند شخص و چند نامه به يك شخص

¨       امكان فعال‌سازي ماژول امن اتوماسيون و استفاده از (Token) جهت احراز هويت كاربران و امضاي ديجيتال

¨       تعيين نمايش فرمها ، دكمه‌ها و ساير اجزاي سيستم از سوي كاربر

¨       حساسيت سيستم بر روي تاريخهاي ازدواج و تولد اشخاص

¨       ابزار جستجوي قدرتمند و سريع روي متون نامه

¨       ابزار مبدل تاريخ شمسي به ميلادي و بالعكس

¨       جستجوي همزمان روي تاريخهاي شمسي و ميلادي

¨       اجراي سيستم برروي حجم زيادي از اطلاعات با سرعت بسيار بالا

¨       ابزار انتقال كار: به كمك اين ابزار مي‌توانيد كليه ارجاعات انجام شده به يك شخص و يا پست را به شخص ديگري انتقال دهيد

¨       ابزار فرم‌ساز(Form Designer)

¨       قابليت اتصال فرمها به سيستم مديريت گردش كار(Workflow Management)

¨       امكان كار كردن نرم‌افزار در حالت Offline  و بروزرساني مجدد اطلاعات بعد از اتصال مجدد

¨       استفاده از اتوماسيون اداري در فضاي وب مهيا مي‌باشد

¨       ذخيره‌سازي فيلترهاي مختلف كارتابل و پيگيري و فراخواني مجدد به صورت الگوهاي كارتابل و پيگيري

¨       محيط گفتگوي آزاد و نظر خواهي

¨       تابلوي اعلانات عمومي و شعار ابتداي برنامه

¨       ابزار مقايسه فايلهاي متني(File Difference Engine) به كمك اين ابزار مي‌توانيد نسخه‌هاي مختلف يك فايل (مثلا فايل نسخه‌هاي مختلف قرارداد) را با هم مقايسه و آمار تغييرات مبني بر حذف ، تغيير و اضافه شده‌ها را مشاهده نمود.

¨       پشتيباني كامل از فرمت ECE (پروتكل ملي تبادل الكترونيكي مكاتبات)

¨       قابليت تعريف كاربر از روي Active Directory ويندوز

نمودار اجمالي اتوماسيون اداري كتيبه