سيستم مديريت گردش كار ورجاوند

مقدمه

تفاوت با سيستم اتوماسيون اداري

يك مثال ساده

مولفه‌هاي موجود در گردش كار

سيستم مديريت گردش كار بستري فراهم مي آورد تا بوسيله آن انجام رويه‌هاي سازماني و يا به عبارت ديگر گردش كار سازمان براساس فرآيندها بصورتي كاملاً مكانيزه و خودكار درآيد. با استفاده از اين سيستم مديران و برنامه‌ريزان سازمان مي‌توانند فرآيندهاي اجرايي سازمان را مطابق نظر خود تعريف نموده و در هر زمان تغيير دهند.

وظيفه اصلي سيستم مديريت گردش كار، ارسال نمودن كارهاي روزانه سازمان به اشخاص مناسب در زمان معين مي‌باشد كه مي بايست قابليت پيگيري را نيز دارا باشد.

 تفاوت اتوماسيون اداري با سيستم گردش كار : وظيفه سيستم گردش مكاتبات صرفا ايجاد، ارسال، پيگيري، ... در محدوده نامه مي‌باشد در حاليكه سيستم مديريت گردش كار در سطحي فراتر با تمام برنامه هاي كاربردي و تمام اسناد سازماني و موجوديت هاي تجاري در ارتباط است.

مزاياي استفاده از سيستمهاي گردش كار :‌

¨     ارتباط سيستم گردش كار با ساير سيستمهاي موجود در سازمان و اجتناب از توليد سيستمهاي جزيره‌اي

¨    امكان انجام بهتر و سريعتر كارهاي محول شده.

¨      ارائه آمار واقعي سيستم و در صورت نياز مهندسي مجدد.

يك مثال ساده : فرايند درخواست مرخصي

فرض كنيد كارشناس "درخواست مرخصي" خود را به مدير ارسال كرده است. مدير بعد از بررسي شرايط اقدام به تائيد و يا عودت مرخصي مي‌نمايد. بعد از تائيد ، درخواست مرخصي به مسئول ثبت مرخصي‌ها ارسال شده و در سيستم حضور و غياب ثبت مي‌گردد.

 فرض كنيد قانوني در سازمان مبني بر سقف مرخصي‌ها (مثلا 3 مرخصي در ماه) در ماه وجود داشته باشد. بنابراين يكي از بررسي‌هايي كه مدير بايستي انجام دهد شمارش تعداد مرخصي شخص درخواست كننده در ماه است. همچنين قانون ديگري در خصوص اين فرايند وجود دارد. برخي از كارشناسان ارشد از قانون فوق مستثني هستند كه اين پردازش نيز بايد توسط مدير انجام گردد.

در صورتيكه تعداد پرسنل درخواست كننده مرخصي زياد باشد عملا زمان زيادي از مدير جهت پردازشهاي بالا گرفته مي‌شود. حال در صورتيكه از يك سيستم فرايندي هوشمند استفاده نماييد با استفاده از قوانيني كه توسط سيستم قابل تعريف است اين پردازشها بدون صرف زمان انجام پذير است.

مولفه‌هاي موجود در سيستم گردش كار ورجاوند :

¨     ابزار طراحي فرمهاي سيستم(Form Designer) به عنوان مثال بتوان فرم مرخصي را تعريف كرد.

¨   ابزار تعريف فلوچارت حركتي فرايندWorkflow Designer) )  اين فلوچارت حركتي مي‌تواند بر اساس قوانيني كه شما تعريف مي‌كنيد باشد به عنوان مثال بر اساس روابط موجود در چارت سازماني و يا هر شرط پيچيده‌اي كه شما در نظر داريد. ضمن اينكه انواع شرائط سازمان شما براي حركت فرايند قابل پياده‌سازي است.

¨      ابزار تعريف پردازش (Process Engine) اين پردازشها ممكن است به صورت داخلي( داخل خود سيستم) و يا به صورت خارجي (از ساير سيستمهاي موجود در سازمان) باشد.

¨      ابزار گزارش‌ساز

¨      ابزار رديابي فرايند كه از طريق كارتابل قابل پيگيري است.

كليه اين مولفات در سيستم اتوماسيون فرايندي كتيبه موجود است.