ارتباط حسابداری با BPMS

چالش BPMS و ارتباط نرم افزار حسابداری

یکی از چالش هایی که در راه یکپارچه سازی اطلاعات سازمانی وجود دارد ارتباط نرم افزار BPMS و نرم افزار حسابداری است. معمولا یکی از اولین نرم افزارهایی که خریداری می شود نرم افزار در حوزه مالی است و جای تردیدی نیست یکی از مهمترین و حساسترین سیستم ها، سیستم حسابداری است. معمولا خرید نرم افزار در حوزه مالی با دقت و وسواس زیادی صورت می پذیرد. این درجه اهمیت و حساسیت از آنجا بوجود می آید که کل زیر سیستم های موجود در سازمان با این سیستم در ارتباط خواهند بود. برخی از این سیستم ها همانند انبار، حقوق و دستمزد، اموال و … معمولا در کنار نرم افزاری حسابداری ارائه می گردد و حداقل بحث ارتباط با کدینگ حساب ها و تفصیلی در آنها دیده شده است. ارسال سند از زیرسیستم ها به نرم افزار حسابداری نیز در آنها وجود دارد. در این روش با ارائه تیپ های ارسال سند و استفاده از کدهای رابط، اپراتور زیرسیستم بدون نیاز به داشتن اطلاعات سیستم مالی و تعریف کدینگ ها و تفصیلی زیرسیستم خود را راهبری می‌کند.
اما چالش اصلی زیرسیستم هایی است که توسط نرم افزار BPMS ساخته شده است و حاوی اطلاعات مالی است. مثلا زیر سیستم امور قراردادها و صورت وضعیت در یک شرکت پیمانکار یا مشاور پروژه محور از این گونه سیستم هاست. نیاز است اطلاعات مالی صورت وضعیت در سیستم حسابداری درج گردد. در صورتیکه ارتباط مالی با نرم افزار BPMS برقرار نشده باشد واحد مالی با مشاهده فرم صورت وضعیت در کارتابل خود و با استفاده از “دانش حسابداری” خود اقدام به تولید سند حسابداری میکند. چند ایراد به این روش وارد است اول اینکه به دلیل اتکا به شخص امکان بروز خطا در تولید سند حسابداری وجود دارد. دوم اینکه بدلیل عدم ارتباط بین سیستم مالی و نرم‌افزار صورت وضعیت تولید شده با نرم افزار BPMS امکان مغایرت در آنها وجود خواهد داشت. بدیهی است در صورتیکه صورت وضعیت دارای سند حسابداری باشد بایستی امکان ویرایش آن وجود نداشته باشد. در صورت عدم قفل شدن صورت وضعیت و ویرایش (سهوی یا عمدی) امکان بروز مغایرت بین دو نرم افزار وجود خواهد داشت. مثال دیگر تولید زیر سیستم تنخواه گردانی می‌باشد که می‌تواند چالش هایی مشابه را داشته باشد. اما راهکار چیست؟

یکی از قابلیتهایی که برای نرم افزار BPMS وجود دارد امکان برقرار کردن ارتباط با گونه های مختلف نرم افزار است. بایستی هر فرایند معادل حسابداری آن (همانند یک شابلون) وجود داشته باشد. معادل حسابداری (کد حساب یا تفصیل) در فرمهای مرتبط با فرایندی که با نرم افزار BPMS ساخته شده در نظر گرفته شود. به بیان دیگر شابلونی حاوی دانش حسابداری و اطلاعات بدهکار و بستانکار هر فرایند بایستی ساخته شود. این شابلون ارتباط بین حسابداری و فرایند ساخته شده با نرم افزار BPMS را برقرار می کند و واحد مالی فقط با تایید فرمی که در کارتابل خود می بیند سند حسابداری خودکار را تولید می‌کند. به دلیل اینکه سیستم این کار را انجام می دهد امکان قفل شدن سند در هر دو طرف وجود خواهد داشت. بنابراین مغایرتی در دو زیر سیستم وجود نخواهد داشت.
نمونه این تیپ کار با توجه به طیف وسیع مشتریان نرم افزار BPMS ورجاوند قابل ارائه خواهد بود. در صورتیکه دنبال نرم افزار حسابداری خوب هستید  نرم افزار حسابداری اُرُد را کلیک کنید.

This Post Has 5 Comments

  1. varjavandadmin

    با درود.
    بهترین حالت ارائه وب سرویس است. ولی اگر وب سرویس نداد مجبوریم با آنالیز لایه بانک اطلاعاتی این کار را بکنیم. به نظر ما اینکار استقلال واحد مالی را زیر سوال نمیبرد و اطلاعات در اختیار کسی نیست. با مجوزهایی که واحد مالی مشخص میکند این فرایند توسعه میباید.
    با سپاس

  2. هادی پور

    با سلام
    برای اتصال به نرم افزارهای مالی چه چیزهایی لازم است تا از شرکت فروشنده بخواهیم؟ استفاده از این کار استقلال واحد مالی را زیر سوال نمیبرد و اینکه اطلاعات حساس مالی در اختیار سایر واحدها قرار میگیرد؟ کمی به نظر خطرناک است؟

  3. varjavandadmin

    بله. در مورد نرم افزار حسابداری همکاران سیستم که این کار صورت میگیرد و ساختار آن مشخص است. مگر اینکه با دسترسی اطلاعات جداول را بسته باشد (که معمولا اینگونه نیست) و نیازی هم به همکاری آنها نداریم. ولی بجث ارتباط نرم افزار bpms و مالی بایستی به صورت دقیق آنالیز شود و فرایندهای مانند درج سند معمولا انجام میگیرد ولی برخی از فرایندها ممکن است کمی پیچیده باشد ولی در base نرم افزار bpms موجود است.

  4. امیرمهدی محمدیان

    سلام.
    آیا نرم افزار bpms شما قابل اتصال به نرم افزار حسابداری مثل همکاران سیستم هست ؟ آیا بایستی حتما شرکت تولید کننده نرم افزار مالی همکاری لازم را با شرکت شما داشته باشد؟ لطفا کمی در این رابطه بیشتر توضیح دهید.
    با تشکر

  5. ناشناس

    سلام.وبسایت جالبی دارید.خیلی زحمت میکشید بابتش و ازین
    بابت کمال تشکر رو دارم

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *