چند اصطلاح و تعریف در DCC

چند اصطلاح و تعریف در نرم افزار DCC

در این بخش سعی میکنیم چند اصطلاح و تعاریف پایه ای که در نرم افزار DCC و EDMS مورد استفاده قرار می‌گیرد را بیان کنیم.

ترانسمیتال (Transmittal) چیست ؟

ترانسمیتال نامه‌ی مهندسی است که دربرگیرنده اطلاعاتی از مدارک یک پروژه با مشخصات وضعیت (Status) جهت ارسال به سایر ارکان پروژه می باشد. با مشاهده ترانسمیتال میتوان متوجه شد چه مدارکی با چه نسخه (Rev) و وضغیت (Status) برای قسمتهای مختلف پروژه ارسال شده است. ترانسمیتالهای میتوانند داخلی، صادره و یا وارده باشند. ترانسمینال همانند نامه عادی، دارای شماره(Transmittal Number) و تاریخ(Transmittal Date) و ارسال کننده و دریافت کننده است. نیاز است تراسمیتالها با کاورهای مختلف برای ارکان پروژه ارسال گردد بنابراین در نرم افزار DCC بایستی امکان تعریف الگوهای چاپی منتوع از ترانسمیتال وجود داشته باشد.

یک نمونه ترانسمیتال

شماره ترانسمیتال (Transmittal Number) چیست ؟

برای هر ترانسمیتال شماره ای واحد در نظر گرفته میشود که پاسخها و کامنتهای مربوط به آن از این طریق به مدارک ترانسمیتال ارائه میگردد. شماره ترانسمیتال معمولا بر اساس پروژه و سایر ارکان پروژه قابل تعریف است و می تواند از روشهای شماره گذاری متنوع تشکیل شده باشد. نکته مهم اینکه برای هر پروژه می توان بیش از یک روش شماره گذاری تعریف کرد. مثلا برای ارسال به کارفرما از روش شماره گذاری اصلی پروژه استفاده نمود و برای اجزای زیردستی از روش های دیگر برای شماره گذاری ترانسمیتال استفاده کرد.

MDR چیست ؟

MDR یا Master Document Registration لیستی از مدارکی است که باید در طول اجرای پروژه تولید شود. معمولا در ابتدای پروژه با توجه به نوع پروژه، لیستی از نقشه ها، اقلام قابل تحویل و … تهیه شده و در اختیار ارکان پروژه (کارفرما، مشاور و پیمانکار) قرار میگیرد. مشخصات شناسنامه ای هر مدرک در MDR شامل اظلاعاتی نظیر شماره مدرک، نام مدرک، دیسیپلین، دسته بندی(Category) ، فاز (Phase) ، ناحیه (Area) مباشد. نکته ای که در خصوص این لیست وجود دارد این است که این لیست در طول حیات پروژه ممکن دارای تغییراتی از جمله اضافه شده مدرک، حذف مدرک و یا تغییرات شناسنامه ای شود. در نرم افزار DCC این لیست تکمیل میگردد و با ارسال ترانسمیتال و نسخه گذاری تکمیل می‌گردد.

شماره مدرک (ِ Document Number ) چیست ؟

شماره مدرک کدی است که به هر مدرک در پروژه تخصیص می یابد و یکتا است. معمولا کد هر مدرک بر اساس ساختارهای هوشمند کدینگ بر اساس شناسنامه مدرک تولید میگردد که با دیدن آن بتوان حدس مدرک از چه جنسی است. در برخی از پروژه ها ممکن است مدرک دارای دو کد یکی مخصوص کارفرما(Client Number) و یکی مخصوص مشاور باشد.

عنوان مدرک (ِ Document Title ) چیست ؟

عنوان مدرک نامی که به هر مدرک در پروژه تخصیص می یابد و یکتا و منحصر به فرد است. معمولا این عنوان به همراه شماره مدرک روی نقشه و مدارک مرتبط درج میگردد. شماره و عنوان مدرک در طول حیات پروژه ثابت است و تغییر نمیکند.

نسخه مدرک (ِ Document Revision ) چیست ؟

منظور از نسخه مدرک عدد یا کارکتری است که از طریق آن شمارگان مدارک ارسالی به کارفرما یا سایر ارکان پروژه قابل ردیابی است. در برخی از سیستمها، علاوه بر این نسخه که نسخه اصلی تغییرات تکاملی مدرک است، نسخه داخلی (یا ریویژن ثانویه) نیز در نظر گرفته میشود که معمولا برای روند گردش کاری در داخل سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. لزوما نسخه مدرک عدد نیست و میتواند شماره ای هوشمند بر اساس گردش کاری و یا سایر روشهای دست گردانی مدرک باشد.

دسته بندی مدرک (ِ Document Category ) چیست ؟

اسناد مهندسی دارای دسته بندی و انواع مختلفی هستند که به جهت دسترسی راحتتر و جستجو بهتر در اطلاعات شناسنامه ای مدرک قرار میگیرد. در برخی از سیستمها نیز با کدهای ۱ یا دو رقمی قابل تفکیک است. در صورت نیاز میتوان دسته بندی مدرک در ردیفهای موجود در ترانسمیتال جانمایی کرد. برخی از دسته بندی مدارک شامل موارد زیر است:

• Drawing
• General Engineering
• Scheduling
• Specification

وضعیت  (ِ Status ) چیست ؟

وضعیت یا Status ستونی در مدارک موجود در ترانسمیتال میباشد که مشخص میکند مدرک با توجه به پیشرفتی که داشته با چه وضعیت ارسال شده است. می‌توان از طریق ارتباط بین status و وزن آن در پیشرفت مدرک، علاوه بر رصد پیشرفت مدرک، پیشرفت کل پروژه را نیز رویت نمود. معمولا در نرم افزار DCC مکانی برای تعریف این اطلاعات در قالب اطلاعات پایه پیش بینی شده است. این ستون میتواند شامل موارد زیر باشد:

• Approved For Construction(AFC)
• For Approval(FA)
• For Construction(FC)
• For Information(FI)
• For Tender(FT)
• Issue For Approval(IFA)
• Issue For Information(IFI)

شماره مدرک کارفرما  (ِ Client Number ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها علاوه بر کد مدرک که در MDR تعریف میشود شماره‌ای هم توسط کارفرما (یا یک روش کدینگ شماره گذاری) به هر مدرک تخصیص داده می‌شود که یکتا و تکرار ناپذیر است. این کد همراه با ترانسمیتال برای ارکان پروژه ارسال می‌گردد. البته در برخی از پروژه‌ها از این روش استفاده می‌شود و بیشتر مربوط به سلیقه کارفرما است.

شماره مدرک مشاور  (ِ Consultant Number ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها علاوه بر کد مدرک که در MDR تعریف می‌شود شماره‌ای هم توسط مشاور (یا یک روش کدینگ شماره گذاری) به هر مدرک تخصیص داده می‌شود که یکتا و تکرار ناپذیر است. این کد همراه با ترانسمیتال برای ارکان پروژه ارسال می‌گردد. البته در برخی از پروژه‌ها از این روش استفاده می‌شود و بیشتر مربوط به سلیقه مشاور است.

فاز(ِ Phase ) چیست ؟

در برخی از پروژه ها ممکن است در مشخصات شناسنامه‌ای مدرک فاز نیز وجود داشته باشد. مثلا یک مدرک مربوط به فاز ۱ بوده و یا مدرکی دیگر مربوط به فاز ۳ باشد. با وجود مشخصه فاز می‌توان گزارشات مرتبط با فازها را رویت کرد.

دیسیپلین (ِ Discipline ) چیست ؟

هر مدرک مهندسی از زاویه تخصص تولید کتنده آن قابل دسته بندی است. به همین منظور از مشخصه دیسیپلین در جهت معرفی آن استفاده می‌شود. برخی از دسته بندی مدارک شامل موارد زیر است:

• Mechanical
• Electrical
• Financial
• General