خودکارسازی کارها

آیا نرم اتوماسیون اداری، واقعا عملیات خودکارسازی کارها را انجام می‌دهد؟

یکی از اهدافی که از خرید و استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری به ذهن میآید خودکارسازی کارها است. هر کاری که در سازمان صورت می‌گیرد قرار است از طریق نرم افزار اتوماسیون اداری خودکار و مکانیزه شود. اما آیا با تنها خرید و استقرار و آموزش اتوماسیون اداری این خودکارسازی صورت می‌گیرد؟ بیاییم با چند چالش مساله را باز کنیم.

چالش اول – خودکار سازی کارها

هدف از اتوماسیون اداری ساماندهی مکاتبات اداری است. اگر کارهای شما همه نامه‌نگاری است، یک نرم افزار اتوماسیون اداری نقش پررنگی در دسترسی ساده و سریع به سوابق مکاتباتی برای شما بازی خواهد کرد. چیزی در اتوماسیون اداری گم نمی‌شود و رد پای گردش مکاتبات در سیستم قابل رصد است. عملیات خودکارسازی کارها هم بر اساس بخشهای مختلف نامه قابل تعریف است. به عنوان مثال اگر دسته بندی نامه مربوط به پروژه خاصی بود به صورت خودکار نامه به مدیر پروژه ارسال گردد. این خودکار سازیها در سطح فیلدهای نامه قابل انجام است. این فیلدها شامل نوع نامه (صادره، وارده و داخلی) ، فرستنده و گیرنده نامه، موضوع نامه و سایر اطلاعات آن است. در واقع عملیات خودکارسازی بر اساس پردازش روی داده‌های نامه صورت می‌گیرد.

ولی اگر کارهای شما خارج از مکاتبات است و فرایندهای عملیاتی دیگر شرکت است اتوماسیون اداری کمک زیادی به شما نمی‌کند. به عنوان مثال فرایند درخواست خرید قابل اجرا در نامه نیست. چون از ریشه فیلدهای فرم درخواست خرید با نامه متفاوت است. پس پردازشی در این حالت مقدور نیست. در نتیجه خودکارسازی صورت نمی‌گیرد!

چالش دوم – شبیه سازی فرمها به نامه

اگر یک فرم همانند درخواست خرید را در قالب نامه گردش بدهیم، می‌توانیم ادعا کنیم عملیات خودکار سازی صورت گرفته است؟ داستان این است که وقتی یک فرم را از حالت فیلدی به متنی تبدیل می‌کنید، ارزش داده‌ها را به متن کاهش می‌دهید. نمی‌توانید پردازشی روی این داده‌ها انجام دهید. در نتیجه گزارش نیز قابل استخراج نیست. فقط تنها حسنی که دارد این است رد تراکنشها و گردش کارها قابل رویت و البته چیزی گم نمی‌شود! کار را هم بایستی ارجاع بدهید و یا پردازشها در سطح همان موضوع و متن و سایر اجزای نامه ای است که فرم در آن شبیه سازی شده است. اگر دنبال پردازش نیستید، گزارش نمی‌خواهید و یا خودکار سازی کار نمی‌خواهید نرم افزار اتوماسیون اداری به کارتان می‌خورد.

چالش سوم – شبیه سازی فرمهای کاغذی به فرمهای الکترونیکی

اگر محیطی فراهم باشد که بتوان فرمهای کاغذی را به فرمهای الکترونیکی تبدیل کرد، ارزش هر داده در فرم کاغذی معادل سازی خواهد شد. یعنی هر فیلد در فرم کاغذی معادلی نرم افزاری و البته الکترونیکی خواهد داشت. این کار با فرم‌ساز انجام می‌گردد. گردش کار و خودکار سازی این فرمها هم از طریق نرم افزار مدیریت گردش کار (Workflow) انجام میشود. ابزارهای گزارش سازی و داشبوردسازی نیز با وجود داده ها قابلیت ساخت گزارش و داشبورد را به شما می‌دهند. مجموعه این ابزار، بستری است که به عنوان نرم افزار BPMS در بازار شناخته می‌شود. ممکن است در کنار نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار BPMS هم به شما ارائه شود. ولی این نرم افزار، دو بستر متفاوت است. البته لازم است این دو نرم افزار در یک بستر یکپارچه BPMS و اتوماسیون اداری به شما ارائه شود. برای درک بهتر، مقاله دلایل یکپارچگی اتوماسیون اداری و BPMS را مشاهده فرمایید.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *