ویژگیهای نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی در سیستم اتوماسیون اداری کتیبه
ویژگی عمومی دبیرخانه الکترونیکی رابط کاربری راحت و استفاده ساده برای هر نوع کاربر با هر سطح علمی است. ویژگیهای اصلی نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی به شرح ذیل است:
● فرایندهای عمومی مرتبط با نامه: گردش انواع مكاتبات داخلی، وارده و صادره، ارجاع نامه، تعریف اندیكاتور و دبیرخانه‌های متمركز و غیر متمركز، تهیه پیش‌نویس با استفاده از الگوهای تعریف شده توسط نرم‌افزار MS Word و ویراستار داخلی برنامه، تعریف انواع Bookmark، امكان دریافت نامه از فكس، پست الكترونیكی و ECE، امكان ثبت نامه مرتبط و … در دبیرخانه نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد.
● ثبت انواع پیوست: امکان الصاق کردن انواع فایل با امکان محدود کردن حجم فایل و نوع فایل در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه وجود دارد. ضمن اینکه باز کردن فایلهای PDF بدون نیاز به نصب نرم افزار viewer در سیستم مشتری امکان پذیر است و کتیبه به یک نرم افزار PDF viewer مجهز است. همچنین در صورت نیاز به استفاده از Watermark این قابلیت نیز برای فایلهای PDF موجود است.
● فرایندها مرتبط با كارتابل: ارائه گزارش خلاصه كارتابل، امكان تعریف قانون (Rule) در كارتابل به تعداد نامحدود و اشتراك‌گذاری آن برای جانشین، تعریف یادآوری روی هر كار، امكان تكمیل نامه با دسترسی اعمال شده، امكان مشاهده درختواره نامه، امكان ارجاع صوتی و استفاده از قلم نوری و …
● اطلاعات پایه : معرفی درختی چارت سازمانی، امكان تعریف شركتهای طرف مقابل و كارمندان، پرسنل و مدارك مرتبط، الگوهای ارجاع، تعریف گروه كاری شخصی، امكان تعریف كاربران چند پسته و تخصیص یک پست به چند نفر …
● امنیت: تعریف كاربران و گروه‌های كاری و تخصیـص دسترسی، استفاده از روش كد شدن اطلاعات (Data Encryption)، پشتیبانی از Active Directory سرور جهت تعریف كاربران، ابزار انتقال كار، ثبت تراكنش های كاربران در بخش‌های مختلف سیستم، ثبت ورودی‌های خطا و …
● حوزه بایگانی: ایجاد بایگانی درختی عمومی و شخصی به تعداد نامحدود، امكان به اشتراك‌گذاری بایگانی. ضمن اینکه کتیبه به یک سیستم مدیریت فایل نیز مجهز است که شما را قادر می‌کند انواع مستندات فایلی خود را در سیستم نگهداری کنید.
● امكانات جانبی: دفترچه تلفن عمومی و شخصی، گفتگوی آزاد، تقویم و مبدل تاریخ، تعریف شكل ظاهری سیستم توسط هر كاربر، پیام‌رسان داخلی، زیر سیستم مدیریت پیغام، ابزار یكسان‌سازی طرف های مكاتبه و …
● سرعت: استفاده از الگوریتم های بهینه در جستجو و خواندن اطلاعات، جستجوی بسیار سریع روی متن اسناد.
● گزارش : استفاده از ابزارهای گزارش‌ساز و ارائه گزارش جامع مكاتبات با دسترسی لازم
● فرمهای عمومی : فرمهای مرخصی ساعتی و روزانه، ماموریت ساعتی و روزانه، درخواست خرید به همراه امكان طراحی فلوچارت عملیاتی آن. در واقع در دبیرخانه الکترونیکی بدون نیاز به خرید ابزار فرم ساز امکان استفاده از این قبیل فرمها دیده شده است.
