ساده سازی کدینگ مالی با نرم افزار BPMS

یکی از مشکلاتی ثبت تراکنشهای مربوط به اسناد حسابداری، اتنخاب سرفصلهای حساب و تفصیل مرتبط با آن تراکنش است. ثبت سند با تعداد زیاد تفصیلی‌های شناور، مشکلات زیادی ایجاد می‌کند. با فرض طراحی کدینگ حساب با همان سه لایه سنتی گروه، کل و معین، این مشکلات شامل این موارد است:

• زمان ثبت سند طولانی تر می‌شود.
• کسی که می‌خواهد سند را ثبت کند بایستی خبرگی لازم جهت انتخاب تفصیلی مناسب را داشته باشد.
• در صورت شرکتها دارای زمینه های فعالیتهای متعدد باشند(همانند هولدینگها) این رویه پیچیده تر هم می‌شود.

فیلم معرفی راهکار نرم افزار BPMS در ساده سازی کدینگ مالی

دلایل پیچیدگی کدینگ تفصیلی شناور

قطعا به عقل سلیم هر کس می‌رسد که وقتی کدینگ پیچیده باشد، به همان نسبت بهره برداران از سیستم مالی نیز دچار مشکل می‌شوند. اما چرا اساسا باید کدینگ پیچیده طراحی شود؟ پاسخ این است: تهیه گزارشهای مورد نیاز و آگاهی از وضعیت مالی شرکت. با ارائه زیر سیستمهای مالی همانند سیستم انبار، خزانه داری، حقوق و دستمزد و … و تولید خودکار سند حسابداری مشکل ثبت سند دستی حل شده است. دیگر نیازی به خبرگی و داشتن دانش کافی ثبت سند وجود دارد. اما با بلوغ شرکتها، زیر سیستمهای دیگری نیز در جهت ساماندهی سایر فرایندها مورد نیاز قرار می‌گیرند. به عنوان مثال جهت ارسال صورت صورت در یک شرکت پیمانکار، نیازی به ارائه فرایند مربوطه حس می‌شود. بیایید با هم این مثال را بیشتر باز کنیم. اگر شما زیرسیستمی به جهت امور قراردادها و صورت وضعیت نداشته باشید چه اتفاقی میافتد؟

1. مدیریت تمایل دارد پیشرفت ریالی پروژه ها را داشته باشد.
2. اگر مدیریت زیادی مته به خشخاش بگذارد می‌خواهد تا جزئی ترین (به تفصیل ترین) لایه های پروژه را رصد کند.
3. مدیریت می‌خواهد پیشرفت ریالی تمام آیتمهای پروژه را ببیند.

خوب برای این کار شما چاره ای جز طراحی کدینگ تفصیلی با تعداد زیاد ندارد. تمام این جزئیات باید در لایه های تفصیلی تعریف شود. ۲ تفصیل؟ ۴ تفصیل؟ هر چی بیشتر باشد جزئیات بهتر در اختیار مدیر قرار می‌گیرد. چون ابزار دیگری نداشتید که بتوانید از آن گزارش تهیه کنید.

کدینگ تفصیلی باید چابک باشد

به نظر ما، کدینگ تفصیلی تا جای ممکن باید چابک طراحی شود. به بیان دیگر تعداد لایه ها به جای استفاده از تفصیل ۳ و ۴ و … در همان یکی دو لایه خلاصه کنید. حال اگر این لایه ها چابک طراحی شود تکلیف گزارشات با جزئیات مدیران چه می‌شود؟ از دید ما سیستم حسابداری مخزن تراکنشهای مالی است و بایستی استانداردهایی داشته باشد. این استانداردها باید تامین کننده نیازهای اداره دارایی باشد و البته یک سری گزارشات استاندارد مالی و نه نیازهای کلیه مدیران شرکت! برای تهیه جزئیات مورد نیاز مدیران، پیچیدگی را به سمت فرایند اصلی برد. در همین فرایند صورت وضعیت، جزئیات آن در زمان ورود اطلاعات توسط نفرات مرتبط با آن فرایند (بخوانید مالکین فرایند) سپرد. تا هر درجه ای از جزئیات که میخواهید، در نرم افزار صورت وضعیت خودتان پیش بینی کنید. با این کار واحد مالی هم نیازی به داشتن دانش فنی در حوزه فرایند شما را نخواهد داشت. مثلا آیتمهای صورت وضعیت، تکمیل CBS و … .

نرم افزار BPMS و راز چابکی سازمان مالی

اینجاست که نقش نرم افزار BPMS در چابکی و ساده سازی کدینگ مالی مشخص می‌شود. با نرم افزار BPMS با هر میزان جزئیاتی که نیاز دارید، فرایند خود خلق کنید. هر گزارشی که بخواهید با هر میزان پیچیدگی با گزارش ساز حرفه ای ما قابل انجام است. داشبورد نیاز دارید؟ با ابزارهای داشبوردساز ما، نمودارهای پیشرفت مالی خود را داشته باشید.

ارتباط BPMS با نرم افزار حسابداری

در این مقاله به ریز، ارتباط نرم افزار BPMS با حسابداری بیان شده است. ولی از آنجا که نرم افزار BPMS کتیبه قابلیت اتصال با هر سامانه‌ای را دارد، این ارتباط مقدور خواهد بود. از محاسن این ارتباط می‎‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• در حوزه هر فرایند شما، سند حسابداری خودکار تولید می‌شود.
• نیازی به کدینگ های پیچیده تفصیلی نیست. پیچیدگی در BPMS خواهد بود.
• نیازی به نفر خبره برای ثبت سند حسابداری نیست.
• شرحهای هوشمند کلیشه‌ای روی ردیفهای سند، بر اساس ساختار هر فرایند قابل انجام است.
• نمایش گزارش جهت مالک فرایند، با زبان فرایند خودش است نه زبان نرم افزار مالی.
• مهندسی فرایند شما با هر میزان پیچیدگی در نرم افزار BPMS موجود است. فقط تراکنشهای مالی، کاملا چابک در سیستم حسابداری شما وجود خواهد داشت.

نتیجه گیری

تا جایی که امکان دارد پیچیدگی فرایندها را به نرم افزار حسابداری مرتبط نکنید. ساده سازی کدینگ مالی را حتما در دستور کار قرار داده و مهندسی فرایندها را با هر میزان پیچیدگی در نرم افزار BPMS پیاده کنید.