پکیج مناسب شرکت EPC: اتوماسیون اداری، EDMS و BPMS

نرم افزار اتوماسیون اداری، EDMS و BPMS: پکیج مناسب شرکت EPC 

چرا نرم افزار اتوماسیون اداری ، نرم افزار مدیریت اسناد مهندسی (EDMS) و نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) یک پکیج مناسب شرکت EPC است؟ بیایید با هم نگاهی به فرایندهای مرتبط با این گونه شرکت‌ها بیندازیم.

یکی از فرایندهای مهم در یک شرکت EPC، ثبت مکاتبات با شرکتها و سازمانها اعم از کارفرما، مشاور، پیمانکاران جزء است. به این دلیل که همیشه روی بحث‌های مدیریت ادعا (Claim Management) ، یک پای ثابت ماجرا، استناد به نامه‌های رد و بدل شده است. با توجه به اینکه نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه یک نرم افزار اتوماسیون اداری پروژه محور است و ازطرفی گزارشات متنوعی در خصوص ارتباط نامه‌های مرتبط دارد، می‌تواند فرایندهای مرتبط با مکاتبات را به شکل مطلوبی پوشش بدهد.

فرایند دیگری که برای یک شرکت EPC مهم است، فرایند مرتبط با ثبت مدارک مهندسی است. معمولا در این شرکت‌ها دپارتمان یا واحدی به نامه DCC یا همان Document Control Center وجود دارد که وظیفه نگهداری و کنترل مدارک مهندسی را عهده دار است. ثبت ترانسمیتال و سابمیتال و گردش مدارک مهندسی یکی از موارد پرکاربرد در این واحد است. در نرم افزار EDMS کتیبه این امکان در اختیار کاربر قرار می‌گیرد تا این کنترلها انجام شود. اما ثبت کامنت‌ها و Reply Sheetها چگونه خواهد بود؟ در اینجا نقش اتوماسیون اداری و ارتباط آن با نرم افزار EDMS پررنگ می‌شود. در نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه امکان ثبت کامنت و Reply Sheet و ارتباط آن با مدارک (چه ترانسمیتال و چه سابمیتال) وجود دارد. هر دو نرم افزار یعنی نرم افزار اتوماسیون اداری و نرم افزار EDMS در یک فضای نرم افزاری به نام کتیبه در رابط کاربری واحد وجود دارد که استفاده از این فضا، کار کردن در کتیبه را تسهیل می‌کند.

اما این دو نرم افزار پایان کار نیستند. یک شرکت EPC کار فرایندهای زیادی دارد و فقط محدود به این دو فرایند نیست. هر چند این دو فرایند (ثبت مکاتبات و EDMS) وزن زیادی دارد. فرایندهای دیگری از قبیل فرایند درخواست خرید ، تایم شیت ، مدیریت امور قراردادها و … نیز وجود دارد که در صورت استفاده به صورت الکترونیکی می‌تواند نقش مهمی در کاهش هزینه‌های سازمان و تصمیم‌گیری استراتژیک آن بازی کند. نرم افزار فرایند ساز کتیبه(BPMS) این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا با طراحی فرایندهای مورد نیازتان با امکان اختصاصی سازی ۱۰۰%، گام بلندی در جهت ایجاد یک سازمان مبتنی بر دانش بردارید.

فیلم معرفی کاربردهای نرم افزار BPMS کتیبه در حوزه فرایندهای شرکتهای EPC

نکته بسیار مهمی که باعث این ترکیبی مناسب نرم افزاری موجود در کتیبه، پکیج مناسب شرکتهای EPC کار شود به طور اختصار شامل این موارد است:

• استفاده از یک رابط کاربری واحد. با یک نام کاربری وارد سیستم شوید و از هر سه پکیج استفاده کنید.
• وجود اطلاعات پایه مشترک نظیر پروژه‌ها، شرکت‌ها و … در جهت بالا بردن صحت گزارش گیری و کاهش افزونگی اطلاعات.
• وجود کارتابل مشترک. بدین معنی که در فضای کارتابل می‌توان هم نامه دید، هم ترانسمیتال و کامنت و هم فرم درخواست خرید یا صورت وضعیت.
• وجود ابزارهای مناسب نظیر ابزارهایی در جهت مدیریت دعاوی پروژه (Claim Management) و ابزار مقایسه نسخ یک قرارداد و …
• گزارش قدرتمند نامه‌های مرتبط با دید فرایندی روی یک موضوع مورد Claim.
• دسته بندی دانش محور بر اساس موجودیت‌های مهم یک شرکت EPC نظیر پروژه، قرارداد، طرفهای پروژه(کارفرما، مشاور و پیمانکار)
• وجود امکان هشتگ گذاری روی شاخص‌های اصلی فرایند با امکان تزریق خبرگی مالکان فرایند به سایر اجزای سازمان در جهت خلق پایگاه دانش پروژه محور.

و اما نکته پایانی. تجربه سالها کار کردن با شرکت EPC ما را به این تجربه رسانده که چنین پکیج مناسب شرکتهای EPC تولید کنیم. این تجربه در حوزه فرایندهای دیگر این شرکتها نیز، در شرکت ورجاوند وجود دارد و می‌توانید از مشاوران ما در این خصوص کمک بگیرید.