طراحی و یپاده سازی نرم افزار بایگانی مدرن با نرم افزار BPMS

نرم افزار بایگانی چیست؟

با جستجو نرم افزار بایگانی در گوگل نتایج زیادی در مورد این سیستم نمایان می‌شود. برخی از نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان نرم افزار بایگانی نام می‌برند و برخی یک سیستم مدیریت فایل را به عنوان یک نرم افزار بایگانی معرفی می‌کنند. اما آیا نرم افزاری به عنوان نرم افزار بایگانی قابل ارائه است؟ بیایید کمی مساله را بیشتر باز کنیم.

بایگانی چیست؟

تفکر بایگانی کردن از آنجا به وجود آمد که در نبود سیستم‌های الکترونیکی محلی به عنوان بایگانی و نگهداری فیزیکی مدارک سازمان در نظر گرفته می‌شد. در این مکان قفسه و زونکهای زیادی با توجه به دسته بندی مختلف در نظر گرفته می‌شد. مثلا زونکنهای پروژه فلان و یا زونکن اطلاعات شرکت X و … . با ظهور سیستم‌های کامپیوتری و تبدیل پرونده‌ها به مدارک الکترونیکی به جای استفاده از زونکن‌های فیزیکی، فولدرهای الکترونیکی جایگزین شد. ولی همچنان محلی برای بایگانی اقلامی که قابلیت تبدیل به مدیاهای دیجیتالی را نداشتند وجود داشت. البته دیگر به اسم بایگانی شناخته نشده و به نوعی محل انبار این قبیل مدارک شناخته می‌شود. باز ممکن است برخی از اقلام نیاز به نگهداری به صورت فیزیکی را هم داشته باشند مانند اسناد مالی که علاوه بر نگهداری به صورت الکترونیکی، به صورت فیزیکی هم نگهداری می‌شوند.

دسته بندی بایگانی

ما فرض بر این می‌گذاریم اقلامی که قرار است بایگانی شوند قابلیت تبدیل شدن به مدیای الکترونیکی را داشته باشند. در غیر این صورت به جای بایگانی از سیستم انبار یا چیزی شبیه به آن استفاده می‌کنیم. معمولا هر سازمان با توجه به نوع فعالیت خود مدارک مختلفی دارد. مثلا یک شرکت مهندسی مدارک مرتبط با قراردادها، صورت وضعیت‌ها، مدارک مهندسی و نامه‌ها از مدارک مهم و حیاتی است. یا در یک شرکت بازرگانی مدارک به خرید و فروش، مدارک مرتبط با مشتریان از مدارک مهم است.

نرم افزار بایگانی سنتی 

با توضیحاتی که داده شد اولین چیزی که به ذهن می‌رسد ایجاد یک ساختار درختی است. مثلا برای یک شرکت مهندسی ساختار درختی بر اساس پروژه‌ها و قراردادها طراحی شده و فایلها در آن آپلود می‌شود. حال سوالی که پیش می‌آید این است که یک فایل ممکن دارای دو شاخص دسته بندی باشد. مثلا ممکن است نیاز باشد هم در پروژه ها دسته بندی شود و هم در بخش قراردادها. ضمن اینکه نیروی انسانی بایستی مشخص کند در کجا این فایل بایستی آپلود شود.

در طراحی سنتی اشاره شده ۳ ایراد اساسی وجود دارد. ایراد اول مدارکی که دارای  چند بعد اطلاعاتی هستند و ایراد دوم خطای نیروی انسانی در مشخص کردن ابعاد اطلاعاتی مدرک. ایراد سوم و اساسی تر این است که فقط بر اساس ساختار درختی تعریف شده امکان جستجو وجود دارد و اساسا متا دیتایی جهت جستجو پیش بینی نشده و گزارشی نمی توان گرفت. مثلا اینکه قراردادها مرتبط با پروژه فلان به لحاظ ریالی چقدر شده است؟

ایجاد نرم افزار بایگانی مدرن با کمک نرم افزار BPMS :

با مشکلاتی که اشاره شد بایستی سیستم طراحی شود که بتواند مشکلات بالا را حل کند. ما به جای طراحی یک نرم افزار بایگانی محض، می‌توانیم با طراحی سیستم مبتنی بر متا دیتا مشکلات بالا را حل کنیم. مثلا به جای ذخیره شدن فایل در فولدر، فرمی به نام قرارداد داشته باشیم. در فرم قرارداد اطلاعات پروژه، شناسنامه قرارداد، طرف مقابل (کارفرما، مشاور یا پیمانکار) و … دیده می‌شود. محلی هم برای ذخیره کردن فایل قرارداد (مثلا همان فایلی که طرفین آنرا امضاء کرده‌اند) در نظر گرفته می‌شود. قبلا فرمی هم برای ثبت اطلاعات طرف مقابل (کارفرما، مشاور یا پیمانکار) ساخته شده که مدارک و اطلاعاتی شناسنامه ای در آن وجود دارد. در این سیستم می‌توان ساختار درختی کاملا پویا بر اساس متادیتا و فرم‌ها تولید کرد. گزارش مدارک با دید پروژه، با دید شرکت، با دید قرارداد و … قابل دسترسی است چون متادیتاها قبلا به عنوان فیلد در فرم وجود داشته‌اند. از خروجی دیگر این روش تولید داشبوردهای مدیریتی است که با توجه به وجود متا دیتا استخراج آنها امکان پذیر است. محل فیزیکی نگهداری مدارک هم به عنوان یک فیلد در هر فرم در نظر گرفته می‌شود که در صورت نیاز به دسترسی فیزیکی، توان آنرا پیدا کرد. فرایند تولید فرمها و داشبوردها با کمک نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) با کمترین زمان و هزینه قابل دسترس است.

نکته پایانی اینکه به نظر ما نرم افزار بایگانی یک نرم افزار مستقل نیست و حاصل خروجی سایر فرایندهای سازمان است. نرم افزار بایگانی به صورت پویا از دل سایر زیرسیستمها تولید می‌شود و  بهتر است بجای طراحی یک بایگانی سنتی از یک بایگانی مبتنی بر اطلاعات که زیر ساخت یک پایگاه دانش (knowledge base) قدرتمند خواهد بود استفاده کرد.