چالشهای نرم افزار BPMS برای حل مسائل پیچیده؟
تعریف BPMS چیست؟
برای درک بهتر نرم افزار BPMS بهتر است این مطلب را ببینید. ولی به صورت کلی نرم افزار BPMS بستری است در جهت پیاده سازی فرایندهای کار سازمان. BPMS به روشی تکاملی و پرکردن فاصله میان تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی فرایند آنچه که مورد نیاز مشتری است را در اختیارش می‌گذارد. برای درک بهتر چالشهای نرم افزار BPMS در برخورد با مسائل فرایندی، نگاهی به استراتژی بالا به پایین و استراتژی پایین به بالا در پیاده سازی فرایندها میکنیم.
استراتژی بالا به پایین چیست؟
رویکرد بالا به پایین یک رویکرد سلسله مراتبی است. در این روش، کلیات فرایندها در دسترس است. نه به این مفهوم که جزئیات کار به صورت کامل در دسترس باشد. در استراتژی بالا به پایین همه چیز به صورت جعبه‌های سیاه (Black box) دیده می‌شود. در این روش فرایندها با یک تصویر بزرگ شروع می‌شود و به تصاویر ریزتر تقسیم می‌شود.
استراتژی پایین به بالا چیست؟
استراتژی در روش پایین به بالا، مشخص کردن اجزای کوچک فرایندها و ساخت آن است. هر جزء کوچک از فرایند که ساخته می‌شود با سایر اجزای کوچک فرایندها ادغام می‌شود و در نهایت فرایند کامل می‌گردد. در روش پایین به بالا چون جزئیات اجرایی مورد نظر است، به لحاظ ادراکی برای نفرات فهم بهتری از فرایند را می‌دهد.
پیاده سازی فرایند چگونه باید باشد؟
به نظر ما پیاده سازی فرایندها بایستی از هر دو استراتژی پیروی کند. در مرحله اول بهتر است درک بهتری از فرایندهای سازمان داشته باشیم. این درک به کمک استراتژی بالا به پایین قابل فهم خواهد بود. طبیعی است در این مرحله نیازی به طراحی جزئیات نیست. در این مرحله مشخص میکنیم کدام از فرایندها تنش بیشتری دارد و البته با ارزش تر است. فرایندها را به ترتیب سادگی و وزن مرتب میکنیم. اینطوری نقشه راه اجرای کار بدست می‌آید.
در فاز بعدی پس از انتخاب فرایند، با نگاه پایین به بالا طراحی آنرا انجام می‌دهیم. درست است که در این مرحله جزئیات و حتی شکل ظاهری فرمها و گزارشها طراحی می‌شود. ولی دقت کنید که به طور کلی ۸۰ درصد وزن هر فرایند در ۲۰ درصد جزئیات آن نهفته است. در مراحل اول پیاده سازی اینقدر روی مسائل جزئی که وزنی در کار ندارد ولی پیاده سازی را طولانی می‌کند، تمرکز نکنید. نیازی به کمالگرایی نیست. کافی است در بازه‌های زمانی کوتاه محصول را به مالک فرایند ارائه بدهید. اینطوری می‌فهمیم راهی را که رفته‌ایم درست است یا نیاز به بازنگری خواهیم داشت. مالک فرایند نیز به دلیل دریافت محصول حس بهتری پیدا می‌کند.
