چالش ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری با BPMS:
همیشه چالش بین اجرای یک فرایند با نرم افزار BPMS و یا خرید نسخه آماده نرم افزار وجود دارد. اگر نرم افزار BPMS توانمندی ساخت نرم افزار اتوماسیون اداری یا چیزی شبیه به آن را داشته باشد آیا بهتر است نرم‌افزار اتوماسیون را با bpms بسازیم یا نسخه آماده آنرا خرید کنیم؟ کدام بهتر است.
در مورد پاسخ به این سوال نمی‌توان با قطعیت پاسخ داد. همه بستگی دارد که توقع شما به عنوان کاربر نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟ بیاید در مورد نرم افزار کتیبه که هم ماژول آماده و استاندارد اتوماسیون اداری را دارد و هم نرم افزار bpms کتیبه که با توانمندی که دارد می‌تواند یک نرم افزار اتوماسیون اداری هم تولید کند، صحبت کنیم.
هنگامی که صحبت در مورد اجرای یک نرم افزار با bpms می‌شود باید اینرا را بدانید که اصولا عملکرد سیستم چگونه باید باشد. بخش به بخش و به صورت مدیریت شده ریزماژولهای آن توسط bpms ساخته شود. به عنوان مثال در مرحله اول بایستی یک بانک اطلاعاتی از شرکتها و نفراتی که می‌خواهید با آنها مکاتبه کنید بسازید و یا اینکه فرمی به عنوان ثبت نامه بسازید و اطلاعات نامه‌های صادره، وارده و یا داخلی را در آن وارد کنید. ببینید آیا زمان اینکار را دارید و اینکه چقدر زمان برای پیاده‌سازی آن بایستی در نظر گرفته شود؟ اصلا ببینید اتوماسیون اداری که می‌خواهید چقدر شباهت به اتوماسیون اداری کتیبه دارد و میزان انطباق آن با شما چقدر است. دقت کنید نرم افزار اتوماسیون اداری کتیبه حاصل دستکم ۱۵ سال نفر ساعت تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی است با در نظر گرفتن بازخوردهای فراوان از مشتری. امکانات فراوانی دارد که نمی‌توان به سادگی از آن چشم پوشی کرد. اگر می‌خواهید از یک اتوماسیون اداری ساده استفاده کنید ما توصیه می‌کنیم به جای خرید آماده آن با bpms آنرا بسازید. اگر هم اتوماسیون اداری پیچیده با قابلیتهای فراوان می‌خواهید از ماژول اتوماسیون اداری کتیبه استفاده کنید. اینرا هم در نظر بگیرید که اتوماسیون اداری آماده کتیبه قیمتش از bpms کتیبه کمتر است! 
پس برای سیستمهای پیچیده از BPMS استفاده نکنیم؟
با خواندن بخش اول این مقاله شاید به این نتیجه رسیدید که برای فرایندهای پیچیده بهتر است از bpms استفاده نکنیم؟ این سوال نیز پاسخ قطعی بله یا خیر ندارد. همه چی بستگی دارد. یک مثال می‌زنیم. فرض کنیم شما به عنوان یک شرکت، نرم افزار تخصصی خارجی دارید که محاسبات بسیار پیچیده ای انجام می‌دهد. شاید شما جزئیات اجرای آنرا ندانید ولی کلیات و روشهای اجرایی آنرا می‌توانید درک کنید. به نظر شما می‌توانید با انواع روشهای مهندسی معکوس جزئیات آنرا استخراج کنید؟ قطعا خیر! نمی‌توانید. اگر این نرم افزار قرار است مستقل کار کند و نیازی به تبادل اطلاعات ندارید و البته پیچیدگی‌های فنی زیادی دارد پیشنهاد می‌کنیم بی‌خیال اجرای آن با bpms شوید!
حال اگر نیاز به دریافت اطلاعات و ارسال به سایر زیر سیستم‌هایتان دارید چکار کنیم؟ آن هم چند روش دارد. در یک روش می‌توانید از وب سرویسها استفاده کنید که کار را تسهیل می‌کند. روش دیگر خروجی اکسل و استفاده از آن است. این خروجی‌ها به bpms قابل ارسال است. نکته دیگر اینکه bpms می‌تواند در جهت تکامل سیستمهای دیگر شما حرکت کنید. برای درک بهتر مقاله نرم افزانسلهای محتلف نرم افزارهای مدیریت و مقاله تکامل MIS با BPMS را بخوانید. همچنین برای مشاوره بهتر با ما در تماس باشید تا راهکار مناسب را خدمتتان ارائه بدهیم.
