شرکت فراتحقیق سپاهان در یک نگاه

چالش اول: فرایند توسعه بازار (امکان سنجی مناقصه و اخذ پروژه)

شرح چالش:

پیش از پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرایند توسعه بازار و مدیریت مناقصه در این سازمان با مشکلات متعددی روبه‌رو بود. مراحل امکان‌سنجی مناقصه، تهیه و بررسی چک‌لیست‌ها، هماهنگی بین واحدها و در نهایت ارائه مستندات به مدیریت پروژه، به‌صورت دستی و پراکنده انجام می‌شد. این موضوع باعث می‌شد:

• زمان زیادی برای جمع‌آوری و بررسی اطلاعات صرف شود.
• خطاهای انسانی و دوباره‌کاری در تکمیل چک‌لیست‌ها رخ دهد.
• تأخیر در تصمیم‌گیری و از دست رفتن برخی فرصت‌های مناقصه ایجاد شود.
• هیچ دید یکپارچه و شفافی از وضعیت مناقصات و پروژه‌های در دست اقدام وجود نداشته باشد.

راهکار:

با پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS کتیبه، کل فرایند توسعه بازار و مدیریت مناقصه به‌صورت یکپارچه و هوشمند در بستر دیجیتال قرار گرفت.

• امکان‌سنجی مناقصه و ثبت اطلاعات در قالب فرم‌های استاندارد و دیجیتال انجام می‌شود.
• چک‌لیست‌ها به‌صورت خودکار ایجاد و کنترل می‌شوند و هیچ مرحله‌ای فراموش نمی‌شود.
• جریان کار بین واحدهای مختلف تعریف شده و وظایف به‌صورت سیستمی ارجاع می‌شوند.
• در پایان، مستندات کامل و آماده به‌صورت خودکار در اختیار مدیریت پروژه برای شروع اجرا قرار می‌گیرد.

نتیجه:
با استقرار کتیبه، زمان انجام فرایند مناقصه تا ۴۰٪ کاهش یافته و خطاهای انسانی به حداقل رسیده است. اکنون مدیریت سازمان در هر لحظه می‌تواند وضعیت مناقصات و پروژه‌های در دست اقدام را به‌صورت شفاف مشاهده کند. همچنین تیم توسعه بازار اعلام کرده‌اند که کارها بسیار ساده‌تر و سریع‌تر شده و از دوباره‌کاری‌ها خبری نیست.

تقدیر نامه شرکت فراتحقیق سپاهان

چالش دوم: گردش مدارک مهندسی

شرح چالش:

پیش از استقرار BPMS کتیبه، مدیریت و گردش مدارک مهندسی در سازمان با مشکلات زیادی مواجه بود. مدارک باید به‌صورت دستی بین افراد و واحدها ارسال می‌شد و این کار زمان‌بر و پر از خطا بود. مشکلات اصلی شامل:

• پراکندگی فایل‌ها در پوشه‌ها و سیستم‌های شخصی مختلف.
• وابستگی زیاد به افراد برای یافتن و ارسال مدارک.
• احتمال بالای فراموشی یا تأخیر در ارسال مدارک به واحدهای بعدی.
• نبود یک بانک اطلاعاتی متمرکز و شفاف از تمامی مستندات پروژه‌ها.
• دسترسی سخت به وضعیت پیشرفت وزنی پروژه بر اساس مدارک مهندسی
• عدم ارتباط قوی بین ارکان پروژه در جهت ثبت کامنت و ریپلای شیت

راهکار:

با پیاده‌سازی نرم فزار BPMS کتیبه، فرآیند گردش مدارک مهندسی به‌صورت هوشمند و سیستمی بازطراحی شد:

• مدارک بر اساس مشخصات تعریف‌شده (نوع مدرک، واحد مربوطه، وضعیت بررسی و …) به‌طور خودکار در سطح سازمان گردش می‌کنند.
• یک بانک اطلاعاتی جامع برای تمام مستندات ایجاد شد که دسترسی سریع و مطمئن به هر مدرک را فراهم می‌کند.
• فایل‌ها دیگر به‌صورت پراکنده در سازمان وجود ندارند و همه در بستر یکپارچه ذخیره و مدیریت می‌شوند.
• برای دسترسی به مدارک نیازی به افراد خاص نیست و سیستم به‌صورت شفاف مسیر و وضعیت هر مدرک را نمایش می‌دهد.
• ارتباط مکانیزه بین ارکان اجرایی پروژه (کارفرما، مشاور و پیمانکار) و ثبت کامنت و ریپلای شیت فراهم شده است.

نتیجه:
با اجرای کتیبه، زمان دسترسی و تأیید مدارک تا ۵۰٪ کاهش یافته و اتکای سازمان به اشخاص خاص از بین رفته است. این موضوع باعث شده فرهنگ سازمانی قائم به سیستم تقویت شود و ریسک از دست رفتن اطلاعات یا تأخیر در پروژه‌ها به حداقل برسد.