نام شرکت :  شرکت آرین دام البرز

نوع کسب و کار : شرکت دانش بنیان در حوزه دام

ماژولهای فعال در نرم افزار کتیبه : نرم افزار BPMS

زمان شروع استقرار : ۱۳۹۹

حوزه مورد استفاده : مدیریت فرایندهای مالی، فروش و فرایندهای مرتبط با دام

عمده فعالیتهای شرکت آرین دام البرز به شرح ذیل است:

شرکت آرین دام البرز تجارب متعددی در بهره‌گیری از نرم فزار BPMS کتیبه  دارد ولی به معرفی دو تجربه موفق این شرکت در حوزه مالی و بازاریابی(فروش) می‌پردازیم.

1. فرایند مدیریت مالی و پیگیری وصول مطالبات
2. فرایند بازاریابی و فروش شامل ثبت سفارش، توزیع تخصصی پروفایل مشتری و سیستم ارزیابی مشتری

چالش اول: مدیریت مالی و وصول مطالبات

شرح چالش:

پیش از استقرار نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرایندهای مالی تنها از طریق نرم‌افزار حسابداری در دسترس بودند. از آنجا که این سیستم به‌صورت یک پکیج آماده خریداری شده بود، امکان تغییر و سفارشی‌سازی در آن وجود نداشت. مشکلات اصلی شامل موارد زیر بود:

• نبود گزارش‌ها و داشبوردهای مالی موردنیاز مدیریت.
• فقدان اطلاعات شفاف درباره پیگیری مطالبات از مشتریان.
• نبود سیستم اعتبارسنجی مشتریان.
• دشواری در کنترل پرداخت‌ها (مشخص نبود چه میزان و به چه روشی از مشتری دریافت شده است)
• فقدان یک بانک اطلاعاتی جامع برای ثبت و تحلیل عملکرد مشتریان

راهکار:

با پیاده‌سازی BPMS کتیبه، تمامی فرایندهای مالی و پیگیری مطالبات به صورت یکپارچه و هوشمند شدند:

• با استفاده از ابزارهای گزارش‌ساز و داشبوردساز و همچنین ارتباط با Power BI، گزارش‌ها و داشبوردهای موردنیاز مدیریت ایجاد شد.
• بانک اطلاعاتی مشتریان راه‌اندازی شد و ارزیابی آن‌ها بر اساس شاخص‌های استاندارد و داده‌های تاریخی انجام می‌گیرد.
• کنترل‌های مالی و وصول مطالبات لحظه به لحظه قابل پایش می‌شود.
• مدیریت می‌تواند به‌راحتی گزارش‌های تحلیلی از میزان و روش پرداخت هر مشتری دریافت کند.

نتیجه:

با استقرار کتیبه، زمان پیگیری مطالبات و آگاهی از وضعیت مالی تا ۵۰٪ کاهش یافته و شفافیت کامل در کل زنجیره مالی برقرار شده است. اکنون سازمان می‌تواند بر اساس داده‌های واقعی، بهترین تصمیم را در انتخاب روش فروش و همکاری با مشتریان بگیرد.

تقدیر نامه شرکت آرین دام البرز

چالش دوم: فرایند بازاریابی و فروش

شرح چالش:

پیش از استقرار BPMS کتیبه، ثبت مذاکرات و فعالیت‌های بازاریابی به‌صورت دستی و در فایل‌های اکسل انجام می‌شد. این موضوع باعث بروز مشکلات جدی در مدیریت اطلاعات و تصمیم‌گیری شده بود:

• نبود مکانیزم مشخص برای ثبت و پیگیری مذاکرات با مشتریان.
• فقدان یک سیستم بازاریابی تخصصی و عادلانه بر اساس نوع درخواست مشتری.
• دشواری دسترسی به سوابق قبلی مشتریان، از جمله وضعیت بدهی و روش‌های پرداخت.
• پراکندگی فایل‌های اکسل در سطح شرکت و نبود یک نظام یکپارچه.
• نبود سیستم عادلانه برای ارزیابی عملکرد پرسنل بازاریابی و پرداخت کارانه.
• ناتوانی در رصد یکپارچه وضعیت هر مشتری در مراحل مختلف سفارش.

راهکار:

با پیاده‌سازی BPMS کتیبه، فرایندهای بازاریابی و فروش بازطراحی و به‌صورت سیستمی و شفاف اجرا شد:

• سیستم ثبت مذاکرات لحظه‌ای ایجاد شد و سوابق مشتریان در دسترس قرار گرفت.
• ارتباط BPMS با نرم‌افزار مالی، دسترسی سریع به سوابق مالی و بدهی مشتریان را فراهم کرد.
• روش توزیع عادلانه و تخصصی مشتریان از طریق سیستم مدیریت صف و ارجاع خودکار اجرا شد.
• مهاجرت از اکسل به سیستم نرم افزاری مدرن BPMS صورت گرفت. تفکر قائم به شخص بودن در شرکت از بین رفت.
• مکانیزم تابع برازندگی (Fitness Function) برای ارزیابی عملکرد بازاریاب‌ها پیاده‌سازی شد.
• امکان مشاهده کل زنجیره فروش برای مدیریت و کارکنان فراهم گردید.

نتیجه:

با استقرار کتیبه، سرعت اجرای فرایندهای بازاریابی تا ۷۰٪ افزایش یافته است. اکنون مدیران در هر لحظه می‌توانند وضعیت پروفایل مشتریان را مشاهده کنند و به‌وضوح ببینند که هر کارشناس چه میزان فعالیت مؤثر در راستای اهداف سازمان داشته است.