گروه پویش پژوهان صنعت در یک نگاه
نام شرکت : گروه پویش پژوهان صنعت
نوع کسب و کار : ساخت، بازسازی لکوموتیوها و موتورهای دیزلی
ماژولهای فعال در نرم افزار کتیبه : نرم افزار BPMS، نرم افزار اتوماسیون اداری
زمان شروع استقرار : ۱۴۰۱
حوزه مورد استفاده : فرایندهای مرتبط با پشتیبانی، کمیسیون معاملات، اداری، انبار و …
کارخانه ساخت و تعمیرات اساسی موتورهای دیزل سنگین، متعلق به گروه صنعتی پویش پژوهان است که در شهرک صنعتی پرند واقع است. این کارخانه اقدام به ساخت، بازسازی، تعمیرات اساسی، نگهداری و تعمیر مجموعه های اصلی لکوموتیوها، موتورهای دیزلی نیمه سنگین و سنگین برای استفاده در انواع لکوموتیوهای مدل های GE ،GM، ترنست و دیگر صنایع از قبیل نفت، گاز و پتروشیمی و نیز صنایع دریایی و نیروگاهی نموده است.
فرایندهای زیادی همانند فرایندهای منابع انسانی با زیر فرایندهایی نظیر درخواست جذب و سامانه ثبت رزومه و درخواست همکاری برای متقاضیان تا مصاحبه و تشکیل پرونده پرسنلی تا فرآیندهای کنترل کیفی و فنی مهندسی و طراحی داشبوردهای گوناگون از جمله تامین و سرمایه انسانی با نرم افزار BPMS کتیبه در این مجموعه به بهرهبرداری رسیده است ولی به معرفی چهار فرایند زیر میپردازیم:
- طراحی و پیادهسازی فرم یکپارچه ثبت درخواستهای پشتیبانی
- طراحی و پیادهسازی فرایند کمیسیون معاملات
- طراحی و پیادهسازی فرایند فروش و صدور فاکتور
- ثبت اسناد انبار و انتقال به نرم افزار راهکاران
چالش اول: طراحی و پیادهسازی فرم یکپارچه ثبت درخواستهای پشتیبانی
شرح چالش:
پیش از پیادهسازی نرمافزار BPMS کتیبه، مشکلات زیر در ثبت یکپارچه درخواستهای پشتیبانی وجود داشت:
- درخواستهای پشتیبانی در سامانههای مختلف (کتیبه و ساینا) بهصورت پراکنده و غیرمتمرکز ثبت میشد.
- نبود شفافیت در وظایف و پیگیریها باعث سردرگمی کاربران و تیم پشتیبانی بود.
- اولویتبندی درخواستها بهصورت دستی و زمانبر انجام میشد.
- مکاتبات متعدد و غیرمتمرکز، نظم عملیاتی را کاهش میداد.
راهکار:
- طراحی و پیادهسازی فرم یکپارچه ثبت درخواستهای پشتیبانی در بستر BPMS.
- طراحی فرمهای مینیمال و ساده با حداقل ورودی کاربر.
- ایجاد الگوریتم اولویتبندی خودکار بر اساس نوع، اهمیت، زمان ثبت و شرایط خاص.
- استفاده از ویوها و پروسیجرهای SQL برای بروزرسانی خودکار اولویتها و ایجاد سیستم نوبتدهی دینامیک.
- پیادهسازی Conditional Monitoring برای کنترل وضعیت درخواستها.
- جداسازی مسیرهای فرآیندی برای درخواستهای نیازمند تأیید مدیر.
- ایجاد بستر گزارشگیری دقیق برای تصمیمسازی هوشمند.
نتیجه:
- بهرهبرداری موفق و رضایت کاربران از سیستم جدید.
- چابکسازی فرآیندها و کاهش زمان پاسخگویی به درخواستها.
- شفافیت کامل در وظایف، پیگیریها و وضعیت درخواستها.
- حذف مکاتبات پراکنده و افزایش نظم عملیاتی.
- ایجاد تجربه کاربری ساده و روان برای همه کاربران.
چالش دوم : طراحی و پیادهسازی فرایند کمیسیون معاملات
شرح چالش:
- فرآیند معاملات و خریدها در بسیاری از سازمانها شفاف، قابل پیگیری و مستند نیست.
- تصمیمگیریها گاهی بدون اتکا به مستندات و بررسی دقیق انجام میشود.
- تأییدات و تصمیمات معاملاتی بهموقع انجام نمیشود و با تأخیر همراه است.
- نتیجه این شرایط: اتلاف منابع، تصمیمگیریهای نادرست، تأخیر در تأمین کالا و حتی بروز تخلفات مالی.
راهکار:
- ایجاد فرم الکترونیکی کمیسیون معاملات با قابلیت ثبت، ارجاع و مستندسازی اطلاعات
- اتوماسیون گردش کار تأییدات بین واحدها (ثبتکنندگان، معاونتها، دبیر کمیسیون، مدیرعامل و هیئتمدیره)
- ثبت و آرشیو کامل جلسات و امکان بررسی سوابق تصمیمگیری
- کنترل سطح دسترسی و تعریف نقشهای مشخص برای هر کاربر
- افزایش شفافیت و پاسخگویی در کل فرآیند معاملات
نتیجه:
- کاهش زمان تصمیمگیری و اجرای معاملات
- جلوگیری از تخلفات و سوءاستفادههای مالی
- بهبود مستندسازی و ارتقای نظارت بر فرآیندها
- افزایش اعتماد و شفافیت میان بخشهای مختلف سازمان
چالش سوم : طراحی و پیادهسازی فرایند فروش و صدور فاکتور
شرح چالش:
- فرآیند فروش شامل ثبت درخواست، استعلام قیمت، صدور حواله و فاکتور بهصورت دستی انجام میشد.
- ارسال فاکتورها به سامانه مودیان سازمان امور مالیاتی پرخطا، زمانبر و وابسته به نیروی انسانی بود.
- محدودیتهای ERP در تغییر و بهبود فرآیندها باعث کندی و عدم انطباق سریع با نیازهای سازمانی و قانونی میشد.
راهکار:
- پیادهسازی سیستم فروش یکپارچه و خودکار بر بستر BPMS کتیبه.
- ثبت، استعلام و صدور حواله و فاکتور به صورت اتوماتیک و یکپارچه.
- توسعه ماژول ارسال خودکار فاکتورها به سامانه مودیان از طریق API.
- استفاده از پروسیجرها و فانکشنهای SQL برای استخراج و بهینهسازی دادههای فاکتورها پیش از ارسال.
- ایجاد انعطاف در طراحی و تغییر فرآیندها، از جمله پشتیبانی از فاکتورهای اصلاحی و برگشتی.
نتیجه:
- کاهش زمان پردازش و حذف وابستگی به کار دستی.
- کاهش خطای انسانی و تضمین صحت اطلاعات ارسالی.
- یکپارچگی کامل با سامانههای مالیاتی و انطباق با الزامات قانونی.
- انعطافپذیری بالا در توسعه و بهبود فرآیندها نسبت به ERP.
- گام بزرگ در مسیر تحول دیجیتال فرایندهای فروش.
چالش چهارم: ثبت اسناد انبار و انتقال به نرم افزار راهکاران
شرح چالش:
- نیاز به انتقال خودکار اسناد انبار از نرمافزار BPMS کتیبه به ERP راهکاران وجود داشت.
- ثبت دستی اسناد علاوه بر صرف زمان، مستعد خطای انسانی بود.
- نبود ارتباط مستقیم بین دو سیستم مانع از یکپارچگی اطلاعات و سرعت عملیات انبارداری میشد.
راهکار:
- توسعه یک وبسرویس اختصاصی برای ثبت اسناد انبار از BPMS در ERP راهکاران با زبان پایتون.
- قابلیتهای اصلی وبسرویس:
- بررسی دسترسی سرور
- احراز هویت با RSA
- اتصال به پایگاه داده SQL Server با pyodbc
- تبدیل دادهها به فرمت JSON
- ارسال دادهها به وبسرویس ERP
- ساختار پروژه شامل ماژولهای مجزا برای توابع عمومی، ارتباط با پایگاه داده و ارتباط با API سرور
نتیجه:
- حذف ورود دستی اطلاعات و کاهش زمان ثبت اسناد انبار
- افزایش دقت و کاهش خطای انسانی
- ایجاد یکپارچگی بین BPMS و ERP راهکاران
- بهبود سرعت و کارایی فرآیندهای انبارداری و حسابداری
