نام شرکت :  شرکت گاما

نوع کسب و کار : پیمانکار EPC

ماژولهای فعال در نرم افزار کتیبه : نرم افزار BPMS، نرم افزار اتوماسیون اداری

زمان شروع استقرار : ۱۳۹۳

حوزه مورد استفاده : فرایندهای مرتبط با پروژه

شرکت مهندسی و پیمانکاری گاما، یکی از معتبرترین شرکت‌های خصوصی فعال در زمینه طراحی، ساخت و اجرا (EPC) در ایران است. این شرکت در سال ۱۹۵۵ بنیان‌گذاری شد و با نیم‌قرن تجربه توانسته بیش از ۱۱۰ پروژه موفق در حوزه‌های مختلف صنعتی و ساختمانی را به انجام برساند. ماموریت این شرکت، ارائه راه‌حل‌های مهندسی با کیفیت، زمان‌بندی دقیق و همراهی کامل با کارفرمایان در تمام مراحل پروژه است. از آغاز تا تحویل نهایی، گاما متعهد است که استانداردهای فنی و ایمنی را به‌صورت دقیق رعایت کند و رضایت کامل مشتریان را تضمین نماید.

در ادامه به معرفی سه تجربه موفق شرکت گاما در حوزه خرید و تدارکات ، حوزه ارزیابی تامین کننده و حوزه مدیریت ریسک می‌پردازیم.

چالش اول: پایش لحظه ای فرایند خرید و تدارکات

شرح چالش:
پیش از پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرآیند تدارکات و خرید تجهیزات پروژه‌ها به‌صورت سنتی و پراکنده انجام می‌شد. درخواست‌ها از طریق ایمیل و فرم‌های کاغذی رد و بدل می‌شد و هیچ دید شفافی نسبت به وضعیت لحظه‌ای سفارش‌ها وجود نداشت. این موضوع باعث تأخیر در تأمین اقلام حیاتی پروژه، افزایش دوباره‌کاری‌ها و حتی اختلاف بین واحد مهندسی و واحد مالی می‌شد. مدیران پروژه نمی‌توانستند به‌موقع تصمیم بگیرند چون داده‌های به‌روز و یکپارچه‌ای در دسترس نبود.

راهکار:

با استفاده از نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرآیند تدارکات از مرحله ثبت درخواست خرید تا تأیید، استعلام قیمت، انتخاب تأمین‌کننده، صدور سفارش خرید و پیگیری تحویل، به‌صورت کاملاً مکانیزه طراحی و اجرا شد. ویژگی‌های کلیدی راهکار:

• ایجاد گردش‌کار هوشمند برای هدایت خودکار درخواست‌ها بین واحدهای مختلف (مهندسی، مالی، بازرگانی).
• داشبورد مدیریتی برای مشاهده وضعیت لحظه‌ای سفارش‌ها.
• ثبت و آرشیو مستندات (استعلام‌ها، قراردادها، فاکتورها) به صورت متمرکز در جهت خلق آرشبو فنی و مهندسی
• کاهش خطاهای انسانی با استفاده از فرم‌های هوشمند و کنترل‌های سیستمی.

نتیجه:

• زمان چرخه‌ی تدارکات از چند هفته به چند روز کاهش یافت.
• مدیران پروژه توانستند در هر لحظه وضعیت تأمین تجهیزات را مشاهده و تصمیم‌گیری سریع‌تری داشته باشند.
• شفافیت در فرآیندها باعث کاهش اختلاف بین واحدها و صرفه‌جویی مالی قابل توجه شد.
• سازمان توانست در مناقصات بعدی، با استناد به شفافیت و سرعت فرآیندهای داخلی خود، امتیاز رقابتی بیشتری کسب کند. نامه شرکت گاما

تقدیر نامه شرکت گاما

چالش دوم : ارزیابی تامین کنندگان

شرح چالش:
فقدان وجود یک سیستم استاندارد برای ارزیابی و رتبه‌بندی تأمین‌کنندگان، یکی از مشکلات این شرکت بود. در پروژه‌ی مورد نظر، ارزیابی‌ها به‌صورت دستی و بر اساس تجربه افراد انجام می‌شد. این روش باعث می‌شد:

• انتخاب تأمین‌کننده بیشتر سلیقه‌ای باشد تا علمی.
• سوابق عملکرد تأمین‌کنندگان با توجه به ساختار کارگاههای متعدد به‌درستی ثبت نمی‌گردید.
• در پروژه‌های بزرگ، تصمیم‌گیری درباره انتخاب بهترین تأمین‌کننده زمان‌بر و پرخطا باشد.

این موضوع گاهی منجر به خرید از تأمین‌کنندگان غیرمناسب و در نتیجه تأخیر یا افزایش هزینه پروژه می‌شد.

راهکار:

با استفاده از نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرآیند ارزیابی و انتخاب تأمین‌کنندگان به‌صورت سیستمی و شفاف طراحی و پیاده‌سازی شد.
امکانات کلیدی راهکار:

• طراحی فرم‌های ارزیابی هوشمند با شاخص‌های استاندارد (قیمت، کیفیت، زمان تحویل، خدمات پس از فروش و سابقه همکاری).
• ایجاد بانک اطلاعاتی متمرکز تأمین‌کنندگان به همراه امتیازدهی خودکار.
• تعریف گردش‌کار برای تأیید و بازبینی ارزیابی‌ها توسط واحدهای مختلف (مهندسی، کنترل پروژه، بازرگانی).
• تولید گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی برای مقایسه و رتبه‌بندی تأمین‌کنندگان در پروژه‌های مختلف.

نتیجه:

• زمان تصمیم‌گیری برای انتخاب تأمین‌کنندگان تا ۴۰٪ کاهش یافت.
• شفافیت در امتیازدهی باعث شد انتخاب‌ها مستند و قابل دفاع باشند.
• عملکرد تأمین‌کنندگان در پروژه‌های مختلف به‌صورت تاریخی ذخیره شد و در مناقصات بعدی مورد استفاده قرار گرفت.
• مدیریت توانست با اتکا به داده‌های واقعی، قراردادهای بهینه‌تری منعقد کند و ریسک تأخیر در تأمین تجهیزات را به حداقل برساند.

چالش سوم : مدیریت ریسک

شرح چالش:

شرکت گاما در اجرای پروژه‌های بزرگ عمرانی با حجم زیادی از ریسک‌های مختلف مواجه بود؛ از تأخیر در تأمین مصالح و تجهیزات گرفته تا تغییرات ناگهانی در طراحی، مشکلات مالی و حتی مسائل ایمنی کارگاه‌ها. مدیران پروژه با وجود جلسات متعدد و استفاده از اکسل، نمی‌توانستند تصویری جامع و به‌روز از ریسک‌ها داشته باشند. همین باعث می‌شد بعضی تهدیدها دیر شناسایی شوند و در نهایت خسارت‌های مالی و زمانی قابل‌توجهی به پروژه وارد شود.

راهکار:

با پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرآیند مدیریت ریسک به‌صورت ساختاریافته طراحی و اجرا شد:

• ثبت ریسک‌ها از سوی واحدهای مختلف پروژه در فرم‌های استاندارد
• دسته‌بندی و اولویت‌بندی ریسک‌ها بر اساس احتمال وقوع و شدت اثر
• تعریف فرآیند ارزیابی و تأیید ریسک‌ها در قالب گردش کار (Workflow)
• اتصال مدیریت ریسک به سایر فرآیندهای پروژه مثل تدارکات، برنامه‌ریزی و کنترل هزینه
• ایجاد داشبوردهای تحلیلی برای مشاهده وضعیت ریسک‌ها در لحظه

نتیجه:

• پایگاه دانش ریسک پروژه ایجاد شد که تمام ریسک‌های شناسایی‌شده در آن ذخیره و مستندسازی شدند.
• مدیران توانستند در هر لحظه ریسک‌های فعال، راهکارهای مقابله و وضعیت اقدامات اصلاحی را مشاهده کنند.
• زمان واکنش به بحران‌ها به‌طور چشمگیری کاهش یافت و اقدامات پیشگیرانه سریع‌تر اجرا شد.
• هم‌افزایی بین واحدها بیشتر شد؛ چون همه به یک زبان و یک سامانه مشترک ریسک‌ها را ثبت و پیگیری می‌کردند.
• تجربه‌های گذشته تبدیل به دانش سازمانی شد و در پروژه‌های بعدی مورد استفاده قرار گرفت.