۱۰ نکته طلایی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری
در حال حاضر شرکت‌های نرم افزاری زیادی در حوزه تولید نرم افزار اتوماسیون اداری فعالیت می‌کنند. با توجه به تعداد بالای شرکت‌های تولید کننده نرم افزار بعضا خریداران نرم افزار جهت خرید آن دچار سردرگمی می‌شوند. ما در این بخش سعی کردیم ۱۰ نکته طلایی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری را بیان کنیم تا برای خرید نرم افزار دچار مشکل نشوید.
۱) تهیه RFP
سعی کنید یک RFP فنی از قابلیت‌های مورد نیاز خود تهیه کنید. با جستجو در فضای اینترنت به این RFP می‌رسید. برای درک بهتر لینک یک RFP مناسب نرم افزار اتوماسیون اداری را می‌فرستیم. در این RFP مشخصات محصول نرم افزار اتوماسیون اداری موجود است. ببینید کدام از این ویژگیها برای سازمان شما مهم است. وزن هر کدام را پیدا کنید.
۲) جلسه دمو با حوصله
هماهنگی جهت برگزاری یک جلسه دموی خرید نرم افزار اتوماسیون اداری. در این جلسه سعی کنید مواردی که در RFP تهیه کردید را مورد بحث و بررسی قرار دهید. روشهای شماره گذاری ، ارتباط با الگوها، تعیین دسترسی‌ها و … حتما بررسی شود.
۳) رابط کاربری مناسب
رابط کاربری مناسب در دو حالت قابل اندازه گیری است. اول اینکه ظاهر نرم افزار با توجه به نیاز کاربر قابل کاستامایزسازی باشد و دوم اینکه استفاده کاربردی از آن راحت باشد. به عنوان مثال برای ثبت یک نامه کاربر راحت گزینه‌های مورد نظر خود را در دسترس داشته باشد.
۴) تجربیات مشتریان
مشتریان قبلی فروشنده نرم افزار اتوماسیون اداری: حتما با مشتریانی که تجربه استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری فروشنده را دارند تماس داشته باشید و حتی در صورت امکان مراجعه حضوری بگذارید تا از کیفیت خدمات پس از فروش و در یک جمله رفتار حرفه‌ای فروشنده مطمئن شوید.
۵) قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری
همیشه به غیر از هزینه خود نرم افزار هزینه خدمات پس از فروش، آموزش و استقرار را بپرسید. قراردادهای پشتیبانی سنوات آینده با چه نرخی افزایش می‌یابد.
۶) نحوه ذخیره شدن فایل‌های پیوست و تصویر نامه
حتما از نحوه ذخیره شدن فایل‌های پیوست و تصویر نامه از فروشنده بپرسید. اینکه فایل‌ها در داخل بانک اطلاعاتی ذخیره می‌شود و یا بیرون از بانک اطلاعاتی. اگر داخل بانک اطلاعاتی است مکانیزم‌های تهیه نسخه پشتیبان مورد بررسی قرار بگیرد. از ۱۰ نکته خرید نرم افزار اتوماسیون اداری شاید این نکته از همه پررنگتر باشد. حجم بالای اطلاعات آیا تاثیری روی کارایی و سرعت نرم افزار دارد؟ این نکته رابطه بسیار مهمی با نحوه ذخیره شده اطلاعات دارد.
۷) توسعه سیستم در آینده
مطمئن باشید پس از استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری نیازهای جدید فرایندی در سازمان شما مطرح می‌شود. مطمئن باشید شرکت تولید کننده دارای ابزارهای نظیر نرم افزار BPMS و یا فرایند ساز باشد. در غیر این صورت یکپارچگی اطلاعات شما با خرید چند نرم افزار به خطر می‌افتد.
۸) استقرار و آموزش اتوماسیون اداری
در مورد سناریوی استقرار و آموزش اتوماسیون اداری در سازمانتان حساس باشید. با توجه به نیازتان سناریوی راه اندازی سیستم را در نظر بگیرید. از تجربیات مشابه فروشنده استفاده کنید.
۹) مدیریت نرم افزار
خودتان حتما مدیریت نرم افزار را یاد بگیرید. این کار باعث عدم وابستگی به فروشنده و چابکی کار شما می‌شود. ببینید فروشنده چه راهکاری برای مستقل کردن شما از خودش دارد.
۱۰) نحوه تهیه نسخه پشتیبان
در مورد نحوه پشتیبان گیری از اطلاعات نرم افزار بسیار حساس باشید. این مکانیزم‌ها را با همکاری فروشنده پیاده کنید.
