نام شرکت :  شرکت تربت پاک

نوع کسب و کار : پیمانکار ساخت ابنیه بلند مرتبه

ماژولهای فعال در نرم افزار کتیبه : نرم افزار BPMS، نرم افزار اتوماسیون اداری

زمان شروع استقرار : ۱۳۹۷

حوزه مورد استفاده : مدیریت پروژه

شرکت تربت پاک فعالیت رسمی خود را از سال ۱۳۶۸ به‌عنوان پیمانکار پروژه‌های ساختمانی، تاسیساتی و راه‌سازی آغاز کرد. از سال ۱۳۹۵ با مشارکت اکبرزاد–فربودمنش و ارتقای ظرفیت‌های کمی و کیفی، همچنین توسعه توان فنی، این شرکت به یکی از مطرح‌ترین فعالان حوزه طراحی، اجرا، سرمایه‌گذاری و بهره‌برداری ساختمان‌های مسکونی و تجاری تبدیل شد.

این مجموعه طی سال‌ها فعالیت حرفه‌ای، با تکیه بر ضرورت استقرار روش‌های نوین مدیریتی، نظام مالی مدون، فرهنگ سازمانی توانمند و به‌کارگیری پرسنل متخصص، توانسته است جایگاه ویژه‌ای در صنعت کسب کند. همچنین با بهره‌گیری از سیستم‌های فنی و طراحی مدرن، موفق به اخذ گواهی‌های معتبر بین‌المللی از جمله: ISO 9001:2015، ISO 14001:2012، ISO 29001:2010، ISO 3834، HSE-MS و ISO 45001:2012 گردیده است. از پروژه های مطرح شرکت می توان به پروژه برج الماس ،راسپینا،راسپینا پلاس ،آسمان شرقی اشاره کرد.

همچنین این شرکت در سال ۱۴۰۴ مفتخر به دریافت تندیس نقره ای سیزدهمین دوره جایزه ملی مدیریت پروزه ایران از IPMA گردید.

در ادامه به معرفی دو تجربه موفق شرکت تربت پاک در حوزه مدیریت پروژه با بهره‌گیری از نرم فزار BPMS کتیبه می‌پردازیم. هرچند کاربردهای این نرم‌افزار تنها به این موارد محدود نمی‌شود و در دیگر بخش‌های مدیریت پروژه و PMO نیز به‌صورت گسترده مورد استفاده قرار گرفته است. علاوه بر این، بهره‌برداری از اتوماسیون اداری کتیبه نیز نقش مهمی در ساماندهی مکاتبات میان پروژه‌ها و ستاد ایفا کرده و شفافیت و سرعت ارتباطات را به شکل چشمگیری افزایش داده است.

1. مشاهده گزارش‌های مالی پیمانکاران به صورت آنلاین

2. اتوماسیون فرآیند صورت وضعیت پیمانکاران

چالش اول: مشاهده گزارش مالی پیمانکاران به صورت آنلاین

شرح چالش:
پیش از پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS کتیبه، اطلاعات پیمانکاران به‌صورت جداگانه در واحد حسابداری و واحد قراردادها ثبت می‌شد و هیچ یکپارچگی میان کدهای تفضیلی و شماره قراردادها وجود نداشت. همین موضوع دسترسی به اطلاعات مالی را زمان‌بر و مستعد خطا کرده بود. تیم پروژه برای دریافت گزارش مالی باید به‌طور متوسط نیم‌روز زمان صرف می‌کرد و همچنان امکان خطای انسانی وجود داشت.
از طرف دیگر، به دلیل نیاز به گزارش‌های پیچیده، ساختار کدینگ نرم‌افزار مالی بسیار پیچیده طراحی می‌شد و حسابداران علاوه بر دانش مالی، باید به‌طور تخصصی به حوزه پیمانکاری نیز مسلط می‌بودند.

راهکار:
با پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS کتیبه، فرآیند اخذ شماره قرارداد پیمانکاران با کدهای تفضیلی واحد حسابداری یکپارچه شد و ارتباط مستقیم بین دیتابیس نرم‌افزار حسابداری و کتیبه برقرار گردید.
اکنون داده‌ها به‌صورت آنلاین و لحظه‌ای در دسترس هستند و تیم پروژه، واحد حسابداری و مدیران می‌توانند در هر زمان آخرین وضعیت مالی پیمانکاران را مشاهده کنند. علاوه بر این، با طراحی فرآیندها و گزارش‌های مدیریتی در کتیبه، ساختار کدینگ مالی ساده‌تر و چابک‌تر شد.

نتیجه:
زمان مشاهده گزارش‌های مالی از میانگین نیم‌روز به لحظه‌ای (Real-Time) کاهش یافت. این تحول باعث افزایش سرعت تصمیم‌گیری، کاهش خطاهای انسانی و بهبود شفافیت در مدیریت مالی پروژه‌ها گردید.
اکنون تیم پروژه می‌تواند تمرکز خود را روی اجرای پروژه و مدیریت منابع بگذارد. این تجربه بار دیگر نشان داد که نرم‌افزار BPMS کتیبه چگونه با یکپارچه‌سازی فرآیندها و سیستم‌ها، ارزش افزوده واقعی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند.

تقدیر نامه شرکت تربت پاک

چالش دوم : اتوماسیون فرآیند صورت وضعیت پیمانکاران

پیش از استقرار نرم‌افزار BPMS کتیبه، مدیریت صورت‌وضعیت پیمانکاران به یکی از پرچالش‌ترین فرآیندهای پروژه تبدیل شده بود. این فرآیند شامل ۱۷ مرحله متوالی بود که نیازمند دخالت چندین واحد سازمانی (از قراردادها تا مالی و کنترل پروژه) بود. طولانی بودن مراحل نه تنها باعث اتلاف زمان و منابع می‌شد، بلکه احتمال بروز خطاهای انسانی در محاسبات، ارسال مدارک و هماهنگی‌های بین واحدی را به‌طور چشمگیری افزایش می‌داد. نبود یک فهرست بهای داخلی یکپارچه نیز مشکل دیگری بود؛ چرا که هر واحد بر اساس برداشت خود از قرارداد عمل می‌کرد و این موضوع موجب دوباره‌کاری‌ها و اختلاف در نتایج نهایی می‌شد. در نهایت، خروجی این فرآیند زمان‌بر، همیشه با تأخیر در پرداخت‌ها و نارضایتی پیمانکاران همراه بود.

راهکار:
با پیاده‌سازی نرم‌افزار BPMS کتیبه، این فرآیند به‌طور کامل بازطراحی و خودکارسازی شد. در این مرحله:

• آیتم‌های مالی قراردادها به‌صورت یکپارچه در سیستم تعریف گردید.
• یک فهرست بهای داخلی سازمان ایجاد شد تا مبنای مشترکی برای محاسبات و صورت‌وضعیت‌ها باشد.
• قراردادها و صورت‌وضعیت‌ها به‌طور مستقیم در اتوماسیون ثبت، رهگیری و تأیید شدند.
• فرآیند متناسب با سایز پروژه، چرخه عمر و شرایط خاص هر پروژه (Tailoring) تنظیم شد.
• نتیجه این اقدامات، کاهش چشمگیر حجم مراحل بود؛ فرآیندی که قبلاً ۱۷ مرحله داشت، اکنون در قالب ۳ مرحله ساده، شفاف و کاملاً قابل رهگیری انجام می‌شود.

نتیجه:

• زمان رسیدگی به صورت‌وضعیت پیمانکاران از چند روز کاری به چند ساعت کاهش یابد.
• واحدهای سازمانی به جای صرف انرژی برای کنترل‌های دستی، اکنون تنها بر بخش‌های کلیدی و نظارتی تمرکز دارند.
• خطاهای انسانی به حداقل رسید و اختلافات بین واحدها و پیمانکاران تقریباً حذف شد.
• پیمانکاران به دلیل دریافت سریع‌تر صورت‌وضعیت‌ها و شفافیت در روند بررسی، رضایت بیشتری ابراز کردند.
• مدیران پروژه و مالی در هر لحظه می‌توانند به وضعیت لحظه‌ای صورت‌وضعیت‌ها دسترسی داشته باشند و تصمیمات دقیق‌تری در زمینه تخصیص منابع و مدیریت نقدینگی اتخاذ کنند.

این تجربه نشان داد که نرم فزار BPMS کتیبه تنها یک ابزار ثبت داده نیست، بلکه بستری برای افزایش چابکی سازمانی، شفافیت مالی و بهبود ارتباط با ذی‌نفعان است.